ניהול פרויקטים אג'ילי בארגונים גדולים

כתב: דביר זהר, מנכ"ל Simple

ארגונים גדולים הרוצים ליהנות מיתרונות גישת האג'ייל, צריכים להבין כי יישום עקרונות האג'ייל ברמה הצוותית לא יביא את התוצאות הרצויות. חייבים להשקיע במעטפת ה-Scaling Agile וחייבים להתאים את היישום לסביבת הפעילות שלהם.

אחד מלקוחותינו, חברה גדולה המבצעת פרויקטים מורכבים המשלבים חומרה ותוכנה, ניסה ליישם Scrum בגוף התוכנה שלו. החברה ניסתה ליישם, יחד עם יועץ, Scrum דומה לתהליך שיושם בארגוני פיתוח קטנים. עד מהרה היא ניתקלה בקשיים מרובים והתחלנו לבצע עמם תהליך חשיבה המשלב את הגישה האג'ילית עם הצרכים והתרבות הארגונית של ארגון גדול.

בהסתכלות על ארגונים גדולים, ניתן למנות חמישה אתגרים מרכזיים באימוץ הגישה האג'ילית (לא כולם נתקלים בכל האתגרים):

● הלקוחות אינם אג'יליים. הם לא תמיד מוכנים לעדכן גרסה בטווח זמן קצר (כי זה דורש בדיקות רבות) ואינם מסוגלים לספק משוב אמיתי. זה דורש יצירת מנגנון חלופי לקבלת משוב אמיתי כמו סביבת סימולציה, הדגמות, דמו ועוד.

● הלקוח דורש גישה של Waterfall – יש אבני דרך מוגדרות, יש דרישה לסקרי תיכון, יש דרישה למסמכי תכן ודרישות נוספות שמחייבות ניהול פרויקטלי. מישהו ברמת המעטפת צריך לקשור בין הספרינטים לבין התוצרים הנדרשים בכל אבן דרך ומישהו צריך לוודא קיום מסמכים, סקרי תיכון ותוצרים אחרים. בדרך כלל לוחות הזמנים הלחוצים דורשים ניהול הדוק ויעיל, ותכנון רק ברמת הצוות ייכשל.

● המוצר מורכב ודורש תיאום בין מספר צוותים – בין אם מדובר בפרויקט רחב היקף או פרויקט הדורש צוותים מולטי-דיסיפלנריים (כמו חומרה ותוכנה), יש צורך במנגנון תיאום בין הצוותים. הן תיאום אנושי והן על ידי כלי המייצר שיתופיות והתראות על חריגות.

● יש מספר פרויקטים שרצים במקביל ולכל אחד מהם מחויבויות משלו – עבודת תכנון ברמת צוות לא תמיד מספיקה ואפילו לא ברמת מנהלי פרויקטים. כאן כבר נדרשת ראיית PMO של כלל הפרויקטים, הבנת עומסים ובעיות במורד הדרך. גם כאן, כלי שיתופי הנותן מענה גם לרמת הפרויקט (כדוגמת JIRA PPM או Smartsheet) הוא הכרחי.

● התרבות הארגונית איננה אג'ילית – צורת העבודה של גופי הפיתוח איננה מעניינת את ההנהלה, ובוודאי לא את אנשי המכירות העומדים מול הלקוחות. אלו מתעניינים בעמידה באספקות או ביעדים עסקיים. זה גורם לכך שיש דרישות בלתי פוסקות, אין טמפו ארגוני ומעל לכל, אין עבודה שוטפת עם גופי הפיתוח. זה דורש SLA ותהליך ברור של הכנסת דרישות ושינויים מול המכירות ועבודה מול ההנהלה לקבל את הגב שלהם ליישום הגישה.

כפי שרואים מאתגרים אלה, ארגון גדול איננו יכול לאמץ בצורה פשוטה את התהליכים הנהוגים בחברות קטנות. הוא חייב להתאים לעצמו את המעטפת של ה-Scaling Agile, ולתת מענה לתרבות הארגונית של החברה והלקוחות.

Simple עוזרת ללקוחות לרוץ מהר יותר בעזרת תהליכים וכלים פשוטים. החברה בונה סביבת ניהול אפקטיבית לכלל רמות הניהול, כולל תהליכים, כלים, שירותי PMO, הדרכות, וליווי לאורך זמן. Simple מתמחה בהתאמת האלמנטים הנכונים מהגישות השונות כולל אג'ייל ,Scaling Agile ,PMBOK ,CCPM ועוד, ויודעת ליישם כלים פשוטים כדוגמת JIRA ו-Smartsheet, המאיצים את תהליך היישום.