אוקפי: מערכת תקציב BPC שהולידה מערך דיווח רווחיות ארגוני בגילת

אוקפי יישומים זכתה בפרס "מצטייני המחשוב 2017" בקטגוריית "שיפור תהליכים עסקיים" עבור יישום מערך דיווח ניהולי ודיווח רווחיות אחיד (P&L מלא עד EBITDA של: תקציב, תחזית וביצוע בספיגה מלאה, GAAP/NonGAAP), רב מטבעי, המשמש בגילת מערכות לווין כמקור לניתוח תהליכים ולדיווחים לבורסה. הפתרון מבוסס על BPC קלאסי ומנגנון דו"חות משולב ב-BW. מערך הדיווח נשען על תוצאות הפיתוח של מערכת לתכנון תקציב ולניהולו השוטף, פיתוח מודול תחזית מתגלגלת ומודול העמסות לנתוני ביצוע.

אוקפי, החוגגת השנה 10 שנות פעילות, היא חברת נישה ליישום המודולים הפיננסיים וכלי תקציב (BPC Embedded/Classic, BI-IP), תכנון ודיווח בסביבת מוצרי סאפ (SAP). החברה מורכבת ממומחים מנוסים בעלי ותק רב בתחומי יישום אלו. פרופיל זה של החברה מאפשר לה ללוות לקוחות, ביישום טכני של המערכת, אך גם בשיפור תהליכים וניהולם. יכולות אלו, יחד עם יכולות הובלת פרויקט, קריטיות להצלחת פרויקטים בתחומי התכנון התקצוב והבקרה, בהם התהליך אינו מובנה או מפוקח רגולטורית, אלא גמיש לדרישות הארגון.

טרם הפרויקט מערך המידע של גילת כלל את מערכת ה-ECC בה נתונים של חלק מחברות הקבוצה וכן מערכת מבוססת BPC לאיחוד דו"חות, לשם נטענים נתונים של חברות בנות מכל העולם.

הכל בלחיצות עכבר

לדברי רנן פייגין, שותף ומייסד באוקפי, "הפרויקט בגילת מהווה דוגמה מובהקת לכך שלקוח ממוקד ומנוסה, בניצוחן של הגברות ליליאן ברמלי-גלס – מנהלת התקציב, וסימה דרורי, מנהלת אפליקציות, המגיע עם דרישות ברורות, בשילוב עם יכולת הובלה וניסיון מקצועי רחב של המיישמים, מביאים לישום מערכת מידע אפקטיבית ולשיפור תהליכים המשפיעים על כל הארגון בכל רמות הניהול".

לדברי אלברט כהן, מיישם פיננסי בכיר באוקפי, "מערכת התקציב נדרשה לאפשר תקצוב הוצאות והכנסות בכל חברות הקבוצה ברחבי העולם, תוך הקמת " סעיפי משנה לתקציב" על ידי המשתמש – במהלך העבודה (Master-Data-on-the-Fly), ובביצוע מספר תהליכי העמסה. התוצאה: דו"ח רווחיות ברמת סוג פעילות ואזורים גיאוגרפיים. המערכת מאפשרת ירידה מרמת שורה אגרגטיבית בדוח רווח והפסד, עד מרכז העלות והסעיף התקציבי המרכיבים שורה זו, לרבות ניתוח שכבות העמסות בדרך, והכל בלחיצות עכבר".

פועלים כמו שעון

לאחר השלמת המערכת ולאור פעולתה המוצלחת, ויכולת ניתוח הנתונים שניתנה בידי המחלקה הכלכלית, עלתה הדרישה לבצע גם תחזית חודשית מתגלגלת במתכונת דומה, ואף הפעלת אותם מנגנונים עבור נתוני ביצוע בפועל המגיעים ממערכת איחוד דו"חות כספיים (BPC). גם שלב זה בפרויקט הושלם ומופעל בהצלחה על ידי גילת. וכעת יש בידי המשתמשים יכולת להשוות תקציב/ תחזית/ ביצוע בד"וחות רווחיות באותם מימדים ובכל המימדים הארגוניים הרלוונטיים לניתוח.

לדברי ברמלי-גלס, "המערכות בכלל, ומנגנון הדיווח בפרט העלו את גילת לגבהים חדשים מבחינת זמינות המידע ושקיפותו, ויכולת הניתוח של ההוצאות והרווחיות בחברה בכל נקודת זמן. בנוסף במערכת ייושמה אפשרות לניהול שוטף של התקציב, לרבות העברות תקציביות בין יחידות וסעיפים, בהתאם לכללים וללרמת הרשאה".

פרויקט זה שילב את יכולותיה הטכניות של אוקפי בתחום המודולים הפיננסיים בסביבת ה-ECC, בתחום איחוד הדו"חות בסביבת BPC והן ביכולות פיתוח בסביבת BPC ו-BW. במקביל, נסיונה של אוקפי בדיווחים ניהוליים אפשר לוודא שהדו"חות הנדרשים בתהליך יהיו ישימים כך שהפתרון המלא יהיה אפקטיבי ועקיב. לדברי רנן פייגין, "מתחנו לקצה גבול היכולת את הכלים של סאפ ואת האינטגרציה ביניהם".

היועצים באוקפי מלווים לקוחות מהבכירים במשק מעל 20 שנה. בין לקוחות החברה ניתן למצוא ארגונים מובילים בתחומם במשק ובהם קופות חולים, יבואני רכב, חברות היי-טק, חברות יצרניות, ספקי שירותים וכד'. המערכות אותן אוקפי מפתחת מצטיינות בישימותן. רובן פועלות, "כמו שעון", מזה למעלה מעשור, תוך שינויים קלים, וב-TCO נמוך.