"מערכת ה-BI ואופן ההטמעה שלה בארגון – קריטיים להצלחתו"

"מערכת ה-BI ואופן ההטמעה שלה בארגון הם קריטיים להצלחתו. לא מספיק שמערכת ה-BI תהיה טובה, צריך לגרום למשתמשים להבין את הנחיצות שלה לארגון ולתרבות הארגונית לקבל אותה", כך אמר אמיר רסקין, שותף ב-B-Pro.

רסקין הנחה מפגש של פורום IBI מבית אנשים ומחשבים, שנערך באחרונה ב-yes Planet בראשון לציון.

לדבריו, "מידת ההצלחה של הטמעת מערכת ה-BI לא תלויה רק באנשי הטכנולוגיה, אלא גם בהנהלה ובמשתמשים, והיא משפיעה על יכולת הספיגה של הארגון".

הוא הדגים את הטענה באמצעות מודל תפיסתי שמראה את הקשר בין הארגון למערכת ה-BI. המודל בנוי מתשעה פקטורים, ששלושה מהם קשורים לטכנולוגיה ולמערכת ה-BI עצמה – אובייקטים, ידע ותפעוליות; שלושה לתהליך – הערכה, התאמה ויישום; ושלושה לארגון עצמו – יחסי לקוח, פעילות עסקית ושיווק ומכירות.

רסקין הציע כמה טיפים והנחות יסוד שקשורים לכל אחד מהמרכיבים של המודל:

אובייקטים – הקמה של מחלקת BI ארגונית; העסקת מנהל שיתמקד בניהול מערכת ה-BI; הקצאה בכל שנה של תקציבים לרכישת תוכנה וחומרה בעולם ה-BI; ויצירת אפליקציות בתחום ככל שיש צורך.

תפעוליות – יכולת והתאמה של הארגון לאסוף ולנתח מידע דרך מערכות ה-BI; קביעת נהלים לאיסוף מידע ממקורות שונים ונפרדים; ושימוש במערכת ה-BI כדי לנתח מידע על העסק, הלקוחות והשוק שבו החברה פועלת.

ידע – יש לצוות הטכני בארגון ידע לגבי מערכות BI; קיימת בארגון מומחיות רבה בנושא; ואנשיו הרלוונטיים מודעים לאפליקציות BI חדשות.

הערכה – אנשי הטכנולוגיה בארגון יודעים לפענח את המידע הרלוונטי ביותר; הם יודעים למצוא בקלות את המידע השימושי ביותר, בהתחשב בצרכי הלקוח; ובם יודעים מספיק על מערכת ה-BI כדי לדעת על איזה מידע ניתן לסמוך ואיזה מידע כדאי לאמץ.

התאמה – הידע שחולקים אנשי הצוות הופך את הבנת המידעים החדשים שמתקבלים לקלה יותר; קל לראות את הקשר בין פיסות המידע שאנשי הצוות חולקים זה עם האחרים; ורבות מאפליקציות ה-BI שמאומצות על ידי הצוות מתאימות היטב למערכת שבה משתמש הארגון.

יישום – קל להשתמש בידע הזמין לצוות; ניתן לצרף ידע חדש אל תוך תהליך העבודה במהירות; והלקוחות יכולים להרוויח מהידע הזה באופן מיידי.

יחסי לקוח – BI עוזר לשפר את היחס עם הלקוחות; הוא משפר עבורם מוצרים ושירותים קיימים; הוא תומך ביצירת מחצרים ושירותים חדשים עבורם; ומאפשר את הבאתם אליהם של מוצרים ושירותים בעלי ערך.

פעילות עסקית – BI עוזר בשיפור היחסים עם הספקים; הוא תומך בתהליכי הייצור ובתהליכים פנימיים; ומאפשר גמישות של התהליכים הללו.

שיווק ומכירות – BI מאפשר להגיע טוב יותר ללקוחות מסוימים ולהציע להם הצעות עסקיות; הוא מאפשר להגדיל את המכירות וההכנסות; ותומך בהחלטות להיכנס לשווקים חדשים.

לדברי רסקין, "עולות מהמודל הזה כמה שאלות, כמו עד כמה חולקים מידע בתוך החברה, מהי מידת האינטגרציה של הידע ומהי מידת ההשפעה של כל אחד מהפקטורים הטכנולוגיים על התהליך. לכל הדברים האלה יש השפעה דרמטית על הסיכוי שההטמעה תהיה תקינה ומוצלחת. למשל, כשיש צורך להתעסק בהתנגדויות לשינויים באופן קבלת ההחלטות הנגזר המהמערכת החדשה, המשתמשים הופכים מתוסכלים, תקציבי הפרויקט עולים והחזר ההשקעה מתעכב".

לסיכום הוא אמר כי "יישום מוצלח של מודל זה יסייע רבות להטמעת מערכת ה-BI בארגון – ולהצלחתו".