איך לתכנן תקציב בארגון ולהישאר בחיים

"בעת תכנון תקציב בארגון, נדרש לחשוב האם זהו המעשה הנכון. זאת כי ייתכנו מקרים שבהם דווקא העדר תכנון תקציבי הוא המעשה הנכון לעשותו לטובת החברה". כך אמר אמיר רסקין, שותף ב-B-Pro.

רסקין דיבר בפתח פורום IBI מבית אנשים ומחשבים, שנערך השבוע במכללת מגמות בפתח תקווה. את המפגש אף הנחה רסקין, ונושאו היה BI ככלי לתכנון תוכניות עבודה ותקציבים.

לדבריו, "על מנת לראות ולהבין את הנתונים, צריך כלי הבורר ומוציא את המחט מערימת השחת. זו אנליטיקה". הוא ציין כי ארגונים בישראל מפגרים בתחום, וציטט מחקר לפיו ארגונים המאמצים מוקדמים של טכנולוגיית אנליטיקה, עוברים את מתחריהם.

הוא ציין כי "יש ארגונים המתנהלים בלי תכנון תקציב. מדוע מתכננים? כי זה בסיס לשפה משותפת, שנוכל לדעת האם הגענו לבקרה; האם אנו עומדים בתקציב מול לוחות הזמנים; זו דרך בה נוכל לתגמל; כדי שנוכל להכין תשתית משאבים בהתאם, וכדי שהתעדוף יהיה נכון". על פי רסקין, "האם ביצוע לפי תכנון הוא תמיד הדבר הנכון? אולי הוצאת יותר כסף מיטיבה עם הארגון? או אולי יש לערוך ניהול סיכונים המשולב בתקציב. אם הצלחנו לעמוד ביעדים האסטרטגיים של הארגון ולהוציא פחות כסף או להכניס יותר מהמתוכנן – אז זה סיפור מעט אחר".

היעד הוא לא רווח

רסקין הביא לדוגמה את אמדאוס (Amadeus), חברת תשתיות התיירות הגדולה בעולם. "היעד שלה הוא לא רווח", אמר. "שם בוחנים האם הושגו יעדים ברמת מנכ"לים, ויעדים אלה יהיו לדוגמה, נתח שוק, או איכות מול מתחרים – ולא רווח".

"יש לחשוב על תכנון Driver Based", אמר רסקין. "משמע יעד דינאמי, המבוסס על פקטורים משתנים – ולא מספר נומינאלי. יש להתבסס על מודל שמספק בסיס לניתוח, המאפשר יכולת לנוע לעבר תהליך תכנון דינאמי יותר, הבנוי על מסגרת עבודה המנהלת באמצעות תחזיות משתנות". הוא סיכם באומרו כי "לכן, נדרש תכנון המחבר את האסטרטגיה הארגונית לטווחי הזמן השונים, בדגש על הגורמים לשינוי – ולא על התוצאה היבשה".

צביקה גולדרייך, סמנכ"ל פרויקטים, ליבי טכנולוגיות, ציטט מחקר לפיו 93% מהגופים הכלכליים בארגונים מארגנים תקציבם על בסיס Excel ו-ERP. "הם לוקחים תהליכים משנה שעברה, בונים תחזית סטטית – ועל בסיס זה מתנהלים קדימה", הסביר.

צביקה גולדרייך, סמנכ"ל פרויקטים בליבי טכנולוגיות. צילום: קובי קנטור

גולדרייך הציג את אתגרי התקציב בארגון: איחוד נתונים, סינכרון שלהם, עדכון שינויים, אבטחת מידע, קשיים תפעוליים במעקב, וקושי לעשות מודלים מורכבים באקסל. לדבריו, "78% מסמנכ"לי הכספים לא יכולים לערוך הדמיות ותחזיות לתקציב, 40% מהם לא יודעים מה יקרה בעוד רבעון".

לכן, סיכם גולדרייך, "נדרש לעבור לניהול תקציב שהוא מונחה תהליכים, דו"חות, יעדים, מדדים ותחזיות. הדבר ייעשה מיטבית תוך שימוש בטכנולוגיות TM1 של קוגנוס מבית יבמ (IBM Cognos)".

ענת אחימס, מצוות ה-BI בשירותי בריאות כללית, הציגה תכנון וניהול כלכלי מבוסס BI בבתי החולים בקופה. לדבריה, "הבינה העסקית נטועה בליבה של העשייה בכללית. מערכת הבריאות בארץ עובדת במחסור תקציבי. לכללית יש 14 בתי חולים עם מאות מחלקות. המטרה היא לנצל את ה-BI כדי להגיע לשימוש מושכל בכספים ולמטב את ההתנהלות. מדובר בתקציבים של מאות מיליוני שקלים בהכנסות ובהוצאות, מאות אלפי ימי אשפוז, וב-15 אלף עובדים מתוך כלל 35 אלף עובדי הכללית".

נדרש לזהות כלים לפוטנציאל התייעלות

"מחירי ה'מוצרים' בבתי חולים נקבעים על ידי משרד הבריאות", ציינה. "נדרש לזהות כלים לפוטנציאל התייעלות. חשוב לתת נתונים כלכליים המשתקפים לצד שאר נתוני המחלקה – תפוקות, מדדים, איכות, שירות ושקיפות. המטרה היא להגיע לתקציב הנסמך על כלל המידע".

היא הציגה את ארכיטקטורת המערכת שנבנתה, וציינה כי "הנתונים נמצאים כבר שנים ב-DWH. יצרנו עולם אינטגרטיבי בו הבאנו למקום אחד את מכלול השירותים הרפואיים. הקמנו עולם האוסף את כלל הנתונים ברמת המטופל". לדבריה, "התהליך יצר הגדרת סטנדרטים ברורים לדיווח, טיוב נתונים, יצירת שפה אחידה עם אותם מושגים, תהליכי עבודה ותמחור".

אחימס סיכמה באומרה כי "יצרנו תהליכים מוגדרים, עם סטנדרט לדווח, מיטוב התפעול, מיטוב רפואי מיטוב, רווח ולבסוף – הקצאת משאבים. עד היום תכנון התקציב היה מבוסס-עבר ואנו עוברים לתכנון מתבסס תפוקות, לא לחלוטין, אבל בחלקו לפחות".

את המפגש חתמה הרצאתו של אלדד סברנסקי, מנהל מחלקת BI בפרוטרום, שהציג את ניהול התקציב ותחזית המכירות – מלמטה למעלה – בחברה.