משרד הביטחון יעלה מערכת רכש של סאפ; ההיקף: חמישה מיליון שקלים

מערך ה-IT במשרד הביטחון יעלה לאוויר מערכת מבוססת סאפ (SAP) עבור מנהל הרכש במשרד – כך נודע לאנשים ומחשבים. הפרויקט צפוי לעלות באוויר בחודש הבא. היקפו הכספי של הפרויקט לא נמסר לפרסום, אולם לאנשים ומחשבים נודע כי הוא עומד על כחמישה מיליון שקלים.

המערכת, מרק"ט (רכש מקטלוגים) פותחה על בסיס מודול ה-SRM של סאפ. באמצעות המערכת, צה"ל ומשרד הביטחון רוכשים עשרות אלפי פריטים, מ-100 ספקים גדולים – בהיקף של 250 מיליון שקלים מדי שנה. העלאת המערכת תאפשר לכל ספק לראות את סטטוס הטיפול בכל חשבונית, כמו גם את מועד התשלום.

המערכת הוטמעה באופן פנימי על ידי אנשיו של עמי הרינג, סמנכ"ל וראש אגף תקשוב וניהול מערכות מידע במשרד הביטחון, בליווי אנשי סאפ ישראל.

מערכת מרק"ט החדשה תהווה את שדירת הרכש המרכזית של יחידות צה"ל ומשרד הביטחון, על בסיס מודול ה-SRM של סאפ.

חיסכון גדול במשאבי תקציב וכוח אדם

יצויין כי ב-2007 עלתה לאוויר מערכת ה-ERP המרכזית במשרד הביטחון, ה-SAP ECC. מרק"ט פותח על מודול אחר של סאפ, SRM (ר"ת Supply Relation Management) – זוהי מערכת לניהול קשרי ספקים, באמצעות שרשרת אספקה דיגיטלית.

מערכת המרק"ט הקיימת החלה לעבוד בתחילת שנות ה-2000, והביאה עמה בשורה ותפיסת הפעלה חדשה, על פלטפורמה אינטרנטית. המרק"ט היוותה תחליף – נכון לשעתו – לחלק גדול מהרכש בהקפה, שבוצע אז על ידי קצינים ונגדים בצה"ל, ובכך הביאה לחיסכון גדול במשאבי תקציב וכוח אדם. המערכת משרתת אלפי משתמשי קצה בצה"ל ומשרד הביטחון – אנשי אט"ל (אגף טכנולוגיה ולוגיסטיקה), חיל האוויר, חיל הים, חיל מודיעין, יחידות משרד הביטחון ועוד.

יתרונה הגדול של המערכת הוא בממשק הישיר, בניהול תקציב מיטבי ובזמן אספקה קצר. כלל פעילות הרכש מתבצעת במערכת ממוכנת מקצה לקצה, כאשר כל קצין או נגד בצה"ל יכול לבצע רכש באופן מקוון – מתוך קטלוגים המכילים עשרות אלפי פריטים, של כ-100 ספקים שזכו במכרזים של משרד הביטחון.

לאור השיפורים הטכנולוגיים שמציעות הגרסאות החדשות של מערכות הסאפ, ובמטרה לשפר עוד יותר את תהליכי הרכש, הוביל אגף התקשוב במשרד הביטחון עבודת פיתוח לשדרוג הפלטפורמה, יחד עם אגפי משרד הביטחון: מנהל הרכש, אגף ההנדסה והבינוי, אגף אמו"ן ואגף הכספים, ובשיתוף עם אט"ל – שהוא הגוף המרכזי המשתמש במערכת.

רמי אהרונוב, סגן רכש מנה"ר לתיעוש וניהול הרכש, משרד הביטחון

לדברי רמי אהרונוב, סגן רכש מנה"ר לתיעוש וניהול הרכש, משרד הביטחון, "מערכת מרק"ט החדשה תהיה מהירה באופן משמעותי מהגרסה הקודמת, אשר עלתה לאוויר לפני כ-13 שנים. המערכת תאפשר לכל ספק לקבל 'תחשיב לתשלום' –  כבסיס ליצירת החשבונית. תחשיב זה ימזער חשבוניות שגויות".

הוא ציין כי "השדרוגים שהוספנו למערכת יאפשרו, בין השאר, לשלב אספקות לאותה יחידה – מתקציבים שונים של גופים שונים בצה"ל. המערכת תאפשר לעקוב אחר מועדי אספקה ולחשב פיצויי פיגורים, בהתאם למועד האספקה בפועל".

גורם במשרד הביטחון הסביר לאנשים ומחשבים כי "המימושים שאנשי המשרד מבצעים על מערכת ה-SRM הם ייחודיים בארץ ובעולם. כך, נהוג בעולם לעבוד על המערכת לפי שלושה תרחישי פעולה, 'תסריטים': האחד, קלאסי. במסגרתו סל הקניות נוצר ב-SRM ואילו הזמנת הרכש נוצרת ב-ECC. ה-ECC  היא המערכת המובילה לניהול ההזמנה, מה שמחייב את ניהול החומרים במערכת ה-ECC. התרחיש השני הוא קלאסי מורחב, במסגרתו סל הקניות והזמנת הרכש נוצרים באופן מקומי במערכת ה-SRM. לאחר מכן, הזמנת הרכש משוכפלת ל-ECC, ואילו המערכת המובילה לניהול ההזמנה היא ה-SRM".

לדברי הגורם, "הייחודיות של אופן הפעולה של משרד הביטחון, היא עבודה לפי תסריט שלישי, המכונה "עצמאי". בתרחיש זה, אמר, "תהליך הרכש מתבצע במלואו ב-SRM. כל המסמכים נוצרים באופן מקומי בלבד, כאשר הקשר עם ה-ECC מתבטא במסמכים פיננסיים ותקציביים בלבד".

כך, סיכם, "היקף המשתמשים במערכת הוא ייחודי ועומד על מאות רבות של אנשים. אין עוד ארגון בארץ שיש לו כמות כזו של משתמשים על ה-SRM. בנוסף, אין עוד ארגון בישראל הפועל כמונו, לפי התסריט העצמאי. כך הדבר גם בהיבט שרשרת האספקה: אין עוד ארגון בארץ שמממש אותה באופן דיגיטלי מלא – מתחילת פקודת אספקה, דרך תעודת משלוח, ועד סופה, בחשבונית".