"לכידת הנתונים וניהול מסמכים ממלאים תפקיד חשוב מתמיד בדיגיטליזציה הגוברת של התוכן"

אקסל לודמן, יועץ לפתרונות ארגוניים בקבוצת הדימות וההדפסה של HP לאזור EMEA, הסביר בכנס שערכה חטיבת ה-IPG של החברה בשבוע שעבר בווינה, אוסטריה, מדוע לכידת נתונים וניהול מסמכים ממלאים תפקיד חשוב מתמיד במגמת הדיגיטליזציה הגוברת של התוכן. לדבריו, בכל פעם שאנחנו נכנסים לפייסבוק או לאתר של רשת חברתית אחרת, בכל פעם שאנו מורידים מפה מהאינטרנט או בכל פעם שפורמט חדש של וידיאו לפי דרישה מגיע לטלוויזיה – אנו זוכים להצצה אל עתיד ניהול המסמכים.

ניהול מסמכים, הסביר לודמן, הוא השימוש במערכות של מחשב ותוכנה כדי לאחסן, לנהל ולעקוב אחר מסמכים אלקטרוניים ותמונות המשקפות מידע על גבי נייר אשר "חושבו" באמצעות סורק מסמכים. התפתחות ניהול המסמכים קשורה במהותה ליצירת תוכן, ובהיבט זה, העתיד הנגלה לעינינו הינו דיגיטלי מאוד. התוכן הדיגיטלי מתפתח בשני כיוונים עיקריים המשפיעים על הסביבה המקצועית והצרכנית.

"נתחיל בהיקף התוכן הנוצר. חברת המחקר IDC חוזה שהיקום הדיגיטלי יגדל לפי 10 מגודלו ב-2006. החברה מייחסת את הצמיחה – לפחות באופן חלקי – לרשתות חברתיות, מצלמות מעקב, טלוויזיה דיגיטלית וכן לחדירת האינטרנט לשווקים המתפתחים ולמצלמות הדיגיטליות", ציין.

שנית, האופי והמקור של תוכן דיגיטלי או כזה שעבר דיגיטיזציה משתנה והולך. באותו דו"ח, IDC מדגישה את מגזר השירותים הפיננסיים, אשר כיום אחראי ל-6% מהתוכן הדיגיטלי ואשר החברה צופה שחלקו ירד ב-3% עד 2011 עקב הערך המספרי של הטרנסאקציות הפיננסיות בהיעדר תמונות או נתונים לא מובנים אחרים. לעומת זאת, יישומים המבוססים על תמונות כגון מדיה ובידור יהיו עדים לעלייה בנתח השוק שלהם ליותר מ-50% ככל שהטלוויזיה והסרטים הדיגיטליים יהפכו לסטנדרט.

לדברי לודמן, מגזרים אחרים מתבססים אף הם בעולם התוכן הדיגיטלי, ביניהם המגזר הקמעוני ומגזר הלוגיסטיקה באמצעות יישום טכנולוגיות כגון מעקב באמצעות תדרי רדיו (RFID), ומגזר הייצור עם שימוש גובר בתיב"ם (CAD/CAM), שיתוף פעולה וטכניקות המחשה. המגזר הציבורי ומגזר השירותים הציבוריים הולך בעקבות מגזר השירותים הפיננסיים מבחינת טרנסאקציות מקוונות, תמיכה בלקוחות ושירות.

דיגיטיזציה משמעותה רמה גבוהה יותר, לא נמוכה יותר, של לכידת נתונים. מגמת הדיגיטיזציה הגוברת לא הובילה להפחתה מקבילה בכמויות ההדפסה והחומרים המבוססים על נייר. חברת המחקר Quocirca קובעת שתקשורת דיגיטלית הובילה למעשה לעלייה בכמות התוכן המודפס. וחברת ניתוח השוק Lyra  מאשרת ששוק הדיו והטונר נהנה מצמיחה חסרת תקדים מ-2000 עד 2007.

גם מחקר של HP על ההסתמכות על חומרים מבוססי נייר במקום העבודה מאשר את נוכחותו המתמשכת בתהליך העסקי. על פי מחקר זה, שנערך בקרב עסקים קטנים ובינוניים ברחבי אירופה, למרות נוכחותו של התוכן הדיגיטלי בכל מקום, כלים "קלאסיים" כגון המילה הכתובה או המודפסת ממשיכים להיות חשובים לתכנון וקבלת החלטות בדיוק באותה מידה כבעבר.

דילמת ניהול המסמכים

שמירת הנייר למשך זמן ארוך מדי במחזור תהליכי הטרנסאקציות, המוכרת במגזר השירותים הפיננסיים כ"תהליך הדואר" (משך הזמן שלוקח למסמך להגיע ממקורו לנמען) היא יקרה, גוזלת זמן ואף עלולה לסכן את התהליך. ואולם, חרף תחזיות האומרות ההפך, המילה הכתובה והמודפסת אינה עומדת להיעלם מהארגון.

על פי לודמן, ההסתמכות המתמשכת על נייר ותיעוד מודפס נראית מנוגדת לדרישתם של ארגונים לצמצם את התקשורת הכתובה ולהעביר במידת האפשר את התוכן לאמצעים דיגיטליים על מנת להפחית עלויות, לפשט זרמי עבודה ולהקל על הציות לחקיקה. את המצב הזה אפשר לתאר כ-"דילמת ניהול המסמכים".

התגובה לדילמה זו היא לכידת נתונים, התהליך של סריקת תוכן המבוסס על נייר והזנתו למחזור ניהול המסמכים. המרת מידע המבוסס על נייר לצורה אלקטרונית בצורה המהירה והבטוחה ביותר חיונית לתהליך ניהול המסמכים.

מחויבותם של ארגונים להתמודדות עם דילמת ניהול המסמכים משתקפת בביקוש הנוכחי לסורקים: על פי נתוני InfoTrends, שוק הסורקים הקבוצתיים, "סוסי העבודה" המסורתיים של לכידת נתונים בארגונים, צפוי לגדול ב-50% מ-330,000 יחידות שנמכרו ב-2008 ל-500,000 יחידות ב-2012, ואילו משלוחי הסורקים המחלקתיים צפויים לגדול באותה תקופה ב-36% .

בשטח אנו עדים לפיתוחן של אסטרטגיות שונות ללכידת מסמכים בארגונים שונים כדי למכן ולנהל את התהליך. רבות מאסטרטגיות אלו פותחו על-ידי מגזר השירותים הפיננסיים כדי לענות על הדרישה לתוכן מודפס המיועד ללקוחות ולמערכות אלקטרוניות מרכזיות בעורף המשרד הנתמכות ברשת סניפית מבוזרת. הגישה הראשונה, לכידת תוכן ריכוזית, כרוכה בהעברה פיזית של תיעוד המבוסס על נייר ל-"נקודת סריקה" מרכזית שם הוא מומר לפורמט אלקטרוני ומוזן לתוך תהליך זרם העבודה.

בגישה זו, ציין, צוות ייעודי יכול לטפל בעד 1,000 דפים לשעה, עם סורקים המפיקים 100 דפים לדקה בטכנולוגיות זיהוי תווים אופטי. היתרונות של גישה זו טמונים בהיקף וביכולת למכן כמויות גדולות של לכידת נתונים. החסרונות כוללים את הצורך במשאבים ייעודיים ובעלויות הכלכליות והסביבתיות של העברה פיזית של כמויות כאלו של חומרים מודפסים למיקום מרכזי.

לכידת תוכן מבוזרת היא גרסה מלוטשת של מודל זה המתאפשרת הודות לשכיחותם של מכשירים רב תכליתיים (מדפסות, פקס, מכונות צילום וסורקים) שבהם הנייר נלכד "במקור" ומוזן לזרם העבודה. גישה זו קלה יותר לביצוע ברשת סניפית מבוזרת שבה העובדים המקומיים סורקים את מסמכי הלקוחות ומעבירים אותה לבסיס נתונים מרכזי. כמו במודל הריכוזי, גם את לכידת המסמכים המבוזרת אפשר להשלים עם בסיס נתונים ריכוזי וגישה מבוקרת לאתרים מקומיים כדי לאחזר את הנתונים לפי הצורך.

לשני המודלים יש השלכות עצומות לארכיטקטורת ההדפסה והדימות הדיגיטלי מבחינת דרישות החומר, המיקום הפיזי של חומרה זו והתמיכה הדרושה, תוכנת ניהול ואבטחה ואספקת חומרים מתכלים.

למרות שהמגזר הפיננסי והציבורי נמצאים בחזית לכידת המסמכים האוטומטית כחלק מתהליך רחב יותר של ניהול מסמכים, מגזרים אחרים מדביקים אותם במהירות. כפי שצוין קודם לכם, מגזרים כגון שירותים ציבוריים, ייצור, לוגיסטיקה וקמעונות מסתמכים יותר ויותר על תוכן דיגיטלי בפעולותיהם מהסיבות שפירטתי לעיל. לפיכך, הסתמכות על לכידת מסמכים כחלק מניהול מסמכים וזרם עבודה רחב יותר הינה חיונית.

זרמי עבודה – ותהליכי ניהול המסמכים הכלולים בהם – הינם ספציפיים לכל מגזר וארגון ונקבעים על-ידי תהליכי ייצור ומכירות, האופי והנפח של אינטראקציות עם לקוחות, ורמת הדיווח והציות הנדרשת.

מבחן המפה המקוונת

בחזרה לנושא הפותח, דיגיטיזציה וכיצד היא משפיעה על הארגון, HP משוכנעת שהנפח הגדל של תוכן מקוון יוביל בסופו של דבר לגידול בתוכן המבוסס על נייר. מגמה זו נראית כמנוגדת להיגיון, אבל היא ברור ונובעת מהעדפתנו למילה המודפסת והסתמכותנו עליה כאמצעי לקליטת מידע והחלפתו. חברת IDC מאשרת את הרלוונטיות של הנייר במקום העבודה, גם בקרב עובדים צעירים: "משתתפים בקבוצות מיקוד מדור ה-'Y' הודו שהם מעדיפים מידע אלקטרוני אבל התוודו שמידע על נייר הרבה יותר קל להבנה מאשר מיד אלקטרוני".

שכיחותן של מפות אלקטרוניות והוראות נסיעה מקוונות היא דוגמה טובה לכך בהיותו של הנייר החוליה האחרונה בשרשרת המעביר מידע גיאוגרפי. על-פי דו"ח של IDC, "חרף הגידול במפות אלקטרוניות ובהתקני ניווט, למפות ולהוראות על גבי נייר יש עדיין תפקיד חשוב", קובע הדו"ח. "תגובותיהם של המשתתפים בקבוצות המיקוד מעידות שפורמט הנייר אמין יותר ובמקרים מסוים קל יותר למעקב במרחקים גדולים".

לסיכום, למרות נפוצותם של הנתונים הדיגיטליים, התחזיות להיעלמותו של הנייר מוגזמות מאוד. התוכן המודפס ומבוסס על נייר ימשיך להוות חלק מרכזי מתהליך העבודה הארגוני. הארגונים, מצידם, מחויבים לניהול המידע בפורמט אלקטרוני עד כמה שהתהליך מאפשר זאת.

זוהי המהות של "דילמת ניהול המסמכים" אשר פתרונה נמצא בשילוב הנכון של סורקים והתקני לכידת מסמכים, התצורה נכונה של לכידת מסמכים ריכוזית ומבוזרת, תוכנה מתאימה לניהול ואבטחה ותמיכה מתאימה. האתגר נמצא בלב ליבו של תהליך ניהול המסמכים.