פרופ' בועז רונן: "הפסיקו לחפש אחר המושלם, שפרו את מה שיש"

מדוע פרויקטי IT יקרים? מדוע לא עומדים בלוחות זמנים? איך מתמחרים נכון? כל אלה הן סוגיות שעולות לדיון בכל פורום מקצועי של מערכות מידע וספקים.

אלה היו גם הנושאים המרכזיים שבו דנו חברי פורום C3 של אנשים ומחשבים, במפגש האחרון שנערך ביום חמישי שעבר במלון שרתון תל אביב. בכנס השתתפו כמה עשרות מנמרים ומנהלים בכירים והנחה אותו אריה עמית, סגן נשיא לפיתוח עסקי בנס, כמו גם יועץ וחבר ועדת התכנים של הפורום.

המרצה האורח, שהיה גם הדובר המרכזי במפגש, היה פרופסור בועז רונן, מבית הספר למינהל עסקים על שם רקנאטי באוניברסיטת תל אביב, ומנכ"ל חברת ניהול ממוקד.

רונן ביקש לנתץ את המיתוס סביב הגישה המקובלת בניהול פרויקטים, והיא חיפוש אחר המושלם, הן מצד הספק כלפי הלקוח והן מצד הלקוח שמבקש לקבל את הטוב ביותר במחיר הנמוך ביותר.

פרופסור רונן אמר כי "אנחנו רוצים את כל העולם בכף היד, כלומר מחפשים את המושלם, אבל זו הסיבה בין היתר שרוב הפרויקטים לא עומדים בתכולה או בלוחות הזמנים, ואלו שעומדים מגיעים לסיום עם הרבה פחות תכולה ממה שתוכנן", אמר רונן.

ולכן העצה המרכזית שהוא נתן למנמ"רים הייתה "הפסיקו לחפש אחר המושלם, בכל פרויקט, שפרו את מה שיש היום".

רונן הסתמך בין היתר על תיאוריה שפיתח עוד בשנות ה-60 חתן פרס נובל לכלכלה הרברט סיימון. סיימון אמר כי "אנו נוטים לקבל החלטות בגישת אופטי מייזר – מישהו שרוצה תמיד מחפש את המושלם ביותר הטוב שבכל העולמות. זוהי גישה טובה אך כזו שאינה מובילה לשום מקום". עוד הוסיף כי "סיימון, כבר בשנות ה-60 הציע את הגישה הבאה: 'קבלו החלטות משביעות רצון, על פי סף ציפיות הגיוני, אל תנסו תהיו ההורים האידיאליים שקיימים רק בתיאוריה אלא תהיו מספיק טובים כדי שהפרויקטים שלכם יעמדו בציפיות".

בהמשך תיאר כיצד מתכננים פרויקט ריאלי: "צריך להגדיר סף ציפיות ריאלי, בכל שלב, למדוד ולהגדיר יעדים ריאליים ברי השגה", אמר פרופ רונן והוסיף כי "כאשר מאפיינים פרויקט, למעלה מ-30% מזמן הפיתוח מוקדש לפיצ'רים שאיש לא ישתמש בהם. הכלל הוא שצריך לחפש תכולה שתביא לשיפור משמעותי של מה שקיים ולעולם אשאל את עצמי האם אקבל את המושלם? התשובה היא לא".

פרופ רונן ממליץ גם לשרטט מטרות עם תוכניות ריאליות וחלופות קיימות: "רוב הפרויקטים לא עומדים בתכולה ואלו שכן עומדים, מגיעים לסיום עם תכולה מקוצצת וזה עדיין לא אומר שהפרויקט לא הצליח".

למה חשוב לתמחר?
בחלק השני של הרצאתו, התמקד פרופסור רונן בנושא התמחור, שהוא לדבריו חלק בלתי נפרד מהראייה האסטרטגית של הנהלת החברה: "המטרה של כל ארגון היא להשביח את ערך החברה. השאיפה של כל מנכ"ל היא להגדיל את ערך הפירמה, במונחים ריאליים, על בסיס השוואתי מהיום שקיבל את התפקיד ועד שסיים. וכל הסיפורים על המרדף אחרי הבונוס הם שטויות, בזבוז זמן אמיתי. המנכ"ל שמחפש להשביח את ערך החברה עושה זאת בעזרת בחירת, מאיצי ערך שיסייעו לו במשימה והתמחור הנכון, צריכים להיות אחד המאיצים שהוא מבצע".

"מנהל פרויקט, בין אם זה ב-IT ובין אם לא, שמוביל את הארגון לתמחור נכון של הפרויקטים, מקבל מעמד חשוב בחברה, הוא זה שיוביל את המנכ"ל למטרה שלו – הגדלת ערך החברה", אמר רונן.

השיטות הן שונות, כמו למשל שיטת התיעדוף "תכננו מערכת עם מינימום תכולה. אל תיבהלו מהספקים שלא יאהבו את זה. תאבקו בהם כי בסופו של דבר זה טוב גם להם" העניק רונן טיפ חשוב למנמ"רים.

בחלק האחרון של הרצאתו התייחס רונן אל חשיבות התמחור ב-IT. "מחלקת ה-IT תמיד תהיה צוואר בקבוק. המשימות שיוטלו עליה יהיו הרבה יותר ממה שהיא יכולה לפתח ולכן חשוב לבנות פורטפוליו של פרויקטים עם תקציבים ריאליים. אם יש לי 100 פרויקטים שנדרשים, אכניס 40 לקנה, ואצליח בהם", הסביר. "התמחור של פרויקטים הוא בסיס לבקרה והפקת לקחים, הוא גם חלק מתהליך קבלת ההחלטות".

רונן סיכם והסביר שבכל פרויקט של ודאות ניהולית שכוללת גם מרכיב של אי ודאות טכנולוגית: "ההערכה המקובלת כיום היא שכל פרויקט שנמשך יותר משנה נועד לכישלון. אפשר לפרוש אותו לשלבים, אבל כל שלב לא צריך להיות יותר משנה וחלק מהיכולת הניהולית של חברה היא לדעת לעצור בזמן, לבדוק פרויקטים ואם הם נמשכים יותר מהרגיל פשוט לסגור אותם".

דוברים נוספים בכנס היו תמי זיטו, מנכ"לית IT Solutions, ד"ר לירן אדליסט, מראשי אקטיביו ועופר עוז מנכ"ל טריפל סי.