משה שילה, מנכ"ל משרד המשפטים: תוך כמה שנים המשרד יעבוד ללא נייר – כל תהליכי העבודה ימוחשבו

"המשכנו את פרויקט 'תנופה' בכוחות עצמנו וגילינו שלא צריך נס גדול כדי לעשות פרויקט כזה", אומר בראיון לאנשים מחשבים עו"ד משה שילה, העובד במשרד המשפטים מאז 1984 ומכהן כמנכ"ל המשרד משנת 2006 – בהתייחסו לסכסוך המתוקשר של המשרד עם נס טכנולוגיות. בראיון מספר שילה על חזון משרד ללא נייר שהוא מוביל, הכולל סביבת עבודה נקייה מטפסים וניהול ממוחשב של תהליכי העבודה במשרד. עוד הוא מספר על מערכת ה-BI שבדסקטופ שלו, שבעזרתה הוא שולט על כל יחידות המשרד, ועל פרויקטי ה-IT המתוכננים לשנה הבאה.

פרויקט "תנופה", שהוא לדברי עו"ד שילה "גולת הכותרת בפעילות ה-IT במשרד", נועד למחשב את תהליכי העבודה של הפרקליטות. הפרויקט, בהיקף של 70 מיליון שקלים, החל על ידי נס, שזכתה בו במכרז "פיקס פרייס", אולם הופסק עקב סכסוך משפטי מתוקשר בין המנכ"ל לחברה. בעקבותיו הוגשה לבית המשפט המחוזי בתל אביב תביעה נגד נס על סך 80 מיליון שקלים – ונס מצידה, הגישה תביעה נגדית בסך 20 מיליון שקלים. למרות הזמן הרב שחלף מאז התפוצצה הפרשה ולמרות שהפרויקט עצמו נמצא כבר בשלבי סיום, אפשר לחוש את הכעס של עו"ד שילה על ספקיות ה-IT: "נגמרו הימים בהם ספקים הכניסו רגל אחת למשרדי הממשלה בפרויקטי 'פיקס פרייס', מתוך ידיעה ברורה שאחרי זמן קצר הם יוכלו לסחוט את המשרדים כמו לימון, לקבל תוספות, לאשר חריגות ושאר הסיפורים שאנו מכירים". בחודש הבא ישתתף שילה כמרצה מפתח בכנס WORLD e-Gov Forum בהפקת אנשים ומחשבים, ויקבל תעודת הוקרה על תרומתו הייחודית לשימוש במערכות מידע במשרד.

ספקיות ה-IT טוענות ששיטת "קוסט פלוס" אינה מתאימה למשרדי הממשלה, שכל שני וחמישי משנים את דרישותיהם. איפה אתם נכשלתם?
"ה-'קוסט פלוס' הייתה שיטה מצוינת כל עוד הייתה טובה לספקים. ברגע שהם הבינו שלא יוכלו לעמוד בהתחייבויות שלהם – היא הפכה לשיטה לא טובה. אני מסכים בהחלט שבשיטה הזו יש פגם אחד מרכזי: לא יכול להיות שיוצאים לפרויקט בלי להגדיר במדוייק את כל הדרישות מראש. נכון שלפעמים יש שינויים בתכולה, אבל הספקים צריכים לקחת זאת בחשבון ולהתמודד בהתאם".

האם הפקתם לקחים בעקבות פרשת תנופה?
"אנחנו סבורים שיש ללכת למכרזים בשתי שיטות. האחת, על ידי מכרז בשלבים, כלומר קודם המסגרת ואחר כך ירידה מתואמת לפרטים, באופן רציף. השנייה, לפצל פרויקטים גדולים לפרויקטים קטנים, גם ברמת התקציב, כך שרמת הסיכון תהיה נמוכה יותר. בשתי השיטות אנו פועלים כיום.

במלוא הצניעות, לפחות אצלי במשרד, הגבולות כעת ברורים לכל הספקים. אחרי שהחוזה נחתם, איני מוכן לקבל חריגות בתקציב ובוודאי לא חריגות בלוחות זמנים. זה לא אומר שאיננו גמישים, או לא מגלים הבנות למציאות. אני חושב שרוב הספקים רוצים לעבוד איתנו ואנו מכבדים אותם".

כיצד אתה רואה את ה-IT במסגרת תפקידך כמנכ"ל?
"משרד המשפטים פועל באמצעות 50 יחידות שונות הפזורות ברחבי הארץ, ומעסיק כ-3,000 עובדים ועוד כמה אלפים במיקור חוץ. בתפעול מערך שכזה, המיחשוב מאפשר לנו לממש את היעדים שלנו, דוגמת שירות טוב יותר לציבור, וכן מייעל את תהליכי העבודה ביחידות. בהשכלתי אני משפטן, לא במחשבים, אבל אני משתמש 'כבד' ואיני מתבייש לשחק עם ילדי במחשב. אני לא מפחד מכל מיני מושגים בעלי שלוש אותיות, ואני מכיר חלק גדול מהם. אם אני לא יודע – אז אני שואל.

השולחן שלי ריק כמעט מניירות – ולא במקרה. אחד היעדים שהצבתי למשרד, הוא להגיע לרמה של אפס נייר, ולניהול מלא של כלל התהליכים ביחידות, באמצעות IT. כבר כיום, כל מסמך שמגיע למשרד – נסרק. בפרקליטות עובדים כבר עם תיקים ממוחשבים והתאמנו את סביבות העבודה הממוחשבות לצורכי העובדים.

אני מאוד גאה במערכת ה-BI שפותחה אצלנו במשרד, על ידי יחידת ה-IT בראשותו של עו"ד אודי ניסימיאן. את כל הבקרה שלי על פעולות היחידות של המשרד, אני מנהל באמצעות מערכת ה-KPI שהיא חלק מה-BI. בלחיצת כפתור אחת אני יכול לדעת כמה תיקים ממתינים במחוז זה או אחר, מה זמן ההמתנה בלשכות השונות, מה מצב ההמתנה בתור לטיפול בתיקים שהאזרחים מצפים להם. לא מכבר שמתי לב שיש בעיה באחד מסניפי הטאבו, ושיש שם יותר מדי תיקים ממתינים לעומת סניפים אחרים. לכאורה, המצב הוא בשל חוסר בכוח אדם. אולם דילוג למערכת משאבי האנוש, המקושרת ל-BI, העלה שבאותה עיר פשוט העובדים לוקחים יותר מדי ימי חופשה. ברור שללא המערכות הללו לא הייתי יכול להגיע לנתונים אלו".

הראיון המלא יפורסם בגליון הקרוב של InformationWeek