WiseInvoice – מערכת מהפכנית להנהלת חשבונות ללא עבודת אנוש
לפני כחודשיים ראיינו את מנכ"ל ERA, אלי אביבי, לרגל השקת המערכת המהפכנית להנהלת חשבונות אוטומטית, לאחר תקופת הרצה אינטנסיבית במספר חברות גדולות. סיפרנו לכם בהתרגשות על מערכת ייחודית שתחסוך לכם את כל העבודה בהנהלת חשבונות.
עכשיו, חודשיים אחרי ההשקה, ורגע לפני שאנו מתחילים שנת מס חדשה, באנו לבדוק בעצמנו עד כמה רחוק אכן הגיעה המהפכה, והאם באמת יש דבר כזה "הנהלת חשבונות אוטומטית". באנו, בדקנו, ונדהמנו!
כל העוסק בהנהלת חשבונות יודע, שהטיפול בחשבוניות נכנסות – קליטתן, הקלדת נתונים למערכת הממוחשבת להנהלת החשבונאות, אימותן מול הזמנות ומול קליטת הפריטים הרלבנטיים, העברה לאישורים ותיוקן לאחר מכן – הינו תהליך מייגע, המכלה זמן עבודה וכסף רב.
WiseInvoice של חברת ERA סורקת ערימות חשבוניות שנתקבלו מספקים שונים, במבנה לא אחיד, מנתחת כל חשבונית ו-"מבינה", באמצעות אלגוריתמים ייחודיים ובינה מלאכותית, את מבנה החשבוניות השונות. היא מאתרת בכל חשבונית את כל הנתונים הרלבנטיים ואף מאשררת אותם מול נתונים הקיימים כבר במערכת ה-ERP של הלקוח, כגון: נתוני הספק, פרטי ההזמנה הרלבנטית והמזמין.
WiseInvoice מאתרת אוטומטית את פרטי המזמין ושולחת מיד את החשבונית הסרוקה לאישור. בהתאם לסכום החשבונית ולכללים נוספים שנקבעו ע"י הלקוח – החשבונית הדיגיטאלית מנותבת אוטומטית לסבב חתימות נוסף, שבסיומו היא גם מאושרת לתשלום.
החשבוניות הסרוקות "מתייקות את עצמן" אוטומטית בארכיון דיגיטאלי, מוחתמות בחיתום דיגיטלי מאושר כפול, המאפשר את ביעורן, תוך חסכון עצום בעלויות תיוק, אחסון וחיפוש בחשבוניות הנייר. כל נתוני החשבוניות – מועברים אוטומטית ל-ERP של הלקוח להפקת פקודת יומן אוטומטית, ללא עבודת אנוש, ולדיווח לשלטונות המס.
אלי, אולי תראה לנו בפועל את פלאי המערכת?
אלי מניח ערימות של חשבוניות ספקים, ולוחץ על כפתור. מרגע זה, כבמטה קסם, החלה WiseInvoice לעבוד לבדה: החשבוניות נסרקו, מויינו אוטומטית, נשמרו לפי שנת מס ולפי ספק, והוחתמו.
זאת ועוד, קיבלנו דו"ח מרכז עם כל הנתונים שזוהו מן החשבונית: מספר החשבונית, שם הספק, מספר הע.מ. שלו, מספרו ב-ERP, סכום החשבונית, המע"מ, תאריך החשבונית ועוד. החשבוניות סווגו אוטומטית לפי סוג ההוצאה והמערכת אף בדקה שעל כל החשבוניות אמנם מופיעה המילה "מקור" או "העתק נאמן למקור".
אבל לא הסתפקנו בזה. ביקשנו שייסרקו גם חשבוניות מאתגרות במיוחד, כאלה שהספק בהן לא היה קיים במערכת או שסכום החשבונית לא קריא.
גם כאן, המערכת של ERA התגברה על האתגרים בצורה מעוררת השתאות. בכל מקרה של נתון שהיה חסר או לא תקין, המערכת הציגה מיוזמתה את החשבונית מול העיניים, וכתבה במפורש איזה נתון יש להשלים.
אלי, המערכת הזו מדהימה. איך זה שאין אותה לכל בית עסק בארץ עדיין?
"ראשית, ההשקה הרשמית הייתה רק לפני כחודשיים. שנית, שינויים טכנולוגיים הם מהירים. אך שינויים בדפוסי עבודה אנושיים – הרבה יותר איטיים.
עם זאת, בתקופה הקצרה שחלפה מהשקתה – הספקנו כבר להתקין מערכות גדולות ב"שפיר הנדסה", ב"ארכה", ב"ביכורי השדה", ב"י.מ.א אריזות", וב"פרשמרקט". אנחנו צפויים להתקין בחודש הקרוב גם ב"נגב קרמיקה" ועוד היד נטויה".
לאחר המערכת המופלאה הזו, מה עוד ממתין לנו בקנה?
"אצלנו תמיד יש עוד משהו בקנה, הוא אומר בחיוך. השלב הבא היא מערכת שמנתחת ומשווה אוטומטית כל פריט בחשבונית מול פרטי ההזמנות והפריטים שנקלטו במחסן".
ומתי זה קורה?
"המערכת כרגע בשלבי בדיקה סופיים, והשקה רשמית צפויה ברבעון השני של 2015".
