אסף נחמה, Proceed: "מה שלא מודדים אותו – לא קיים"

"בפרויקט חייבים למדוד כמה פרמטרים במקביל, כי כל מדד כזה עשוי לגלות חריגות שאחרים החמיצו. ככלל, מה שלא מודדים אותו – לא קיים", אמר אסף נחמה מ-Proceed, המשמש כ-PMO ויועץ בבנק לאומי.

נחמה דיבר במפגש פורום PMO/PPM של אנשים ומחשבים, שהתקיים ב-yes Planet בראשון לציון. מנחי המפגש היו גילי רגב, מנכ"ל Proceed, ופלי הנמר, יזם ומנהיג אנשים ומחשבים.

לדברי נחמה, "מנהלים בארגונים רוצים לקבל כלים כדי לדעת היכן נמצאים הפרויקטים המתבצעים בכל רגע, בסביבה עתירת ידע. לשם כך יש מערכות העוקבות אחר התקדמות הפרויקט ומתרגמות את המידע הזה למדדים. התרעה של אחד מהם על חריגה מסייעת למנהלי הפרויקט להבין מה קרה".

"יש מדדים עסקיים ופרויקטליים", הוסיף. "המדדים העסקיים בוחנים את הביצועים מבחינת התועלת שלהם לארגון, ואלה הפרויקטליים בוחנים את סטטוס ההתקדמות התפעולית של הפרויקט והאם יש חריגות בלוח הזמנים או בתכולה".

נחמה הוסיף כי "הצורך במדדים נובע מכך ששיפוט אנושי, של מנהל הפרויקט, עלול להיות סובייקטיבי ולפספס דברים אובייקטיביים, מהעובדה שיש להנהלה צורך לקבל סטטוס אובייקטיבי לגבי היכן הדברים נמצאים בזמן אמת ובנוסף, ריבוי הפרויקטים לא מקל".

לעומת זאת, אמר, "בהרבה מקומות הכנסת מדדים נחשבה למורכבת ונכשלה. אולי חשבו באותם ארגונים שאין בזה תועלת. פעמים רבות הנושא נעצר בגלל פוליטיקה ארגונית. יש מנהלים שלא רוצים למדוד דברים כדי לא להיות חשופים לבדיקה. ואולם, הניסיון מראה שבמקומות שבהם התחילה מדידה, התועלת הייתה גדולה יותר מאשר המורכבות הפוליטית שהיא מייצרת".

סוגים רבים של מדדים

בהמשך תיאר נחמה סוגים רבים של מדדים, למשל כזה שבוחן את העמידה בלוח הזמנים כזמן העיכוב מתוך כלל משך הפרויקט. מדד אחר בוחן את היחס שבין זמן הדחייה בביצוע פרויקט למועד ההתחייבות לסיומו, כאשר ככל שעובר יותר זמן האיחור מתורגם לירידה במדד. מדדים אחרים בודקים את התקדמות הפרויקט ויש גם מדדי תכולה, תקציב ועוד.

"קיימים דברים שקשה למדוד בזמן אמת", ציין. "למשל, עד כמה מנהל הפרויקט לוקח סיכונים. זה משהו שאפשר לבדוק רק בדיעבד. גם איכות קשה למדידה ולעתים ניתן לעשות זאת רק לקראת סוף הפרויקט לפי מספר התקלות בכלל או התקלות הקריטיות בפרט".

"מדדים הם כלי נכון מאוד לכל ארגון. ואולם, המנהלים חייבים לדעת שמדדים לא מצליחים להסביר את כל המרכיבים של הפרויקטים, לא יכולים לספק את כל התמונה. עם זאת, הם עדיין כלי חשוב ויעיל להציף בעיות של פרויקט בצורה אובייקטיבית. לכן, יש חשיבות לתיעוד תהליכי הפרויקטים", ציין.