פרופ' בעז רונן, אוניברסיטת תל אביב: "הנהלות ארגונים לא מעורבות מספיק ב-IT"

"ניהול פרויקט IT איננו נושא טכנולוגי, כי אם עסקי בראש ובראשונה. כל מנהל פרויקט IT נדרש לבחון אותו תחת משקפיים עסקיות ולראות איזה רווח הוא מניב לארגון. כמו כן, הנהלות ארגונים לא מעורבות מספיק בפרויקטי IT", כך אמר פרופ' בעז רונן מהפקולטה לניהול באוניברסיטת תל אביב.

פרופ' רונן היה דובר המפתח בכנס השנתי, ה-19 במספר, של PMI, העמותה לניהול פרויקטים בישראל. הכנס, בהפקת אנשים ומחשבים, התקיים היום (ד') במלון דיוויד אינטרקונטיננטל בתל אביב, בהשתתפות יותר מ-1,000 מקצוענים בתחום. את המליאה המרכזית הנחתה אביבה דוידוביץ', סגנית נשיא PMI ישראל ומנהלת תחום ניהול פרויקטים במו"פ של אמדוקס.

צילום ועריכת וידיאו: דותן גור

יצוין כי פרופ' רונן מופקד על הקתדרה להשבחת ערך יזמית והרצאתו נסבה סביב ניהול ממוקד ערך. על מנת להמחיש את הצורך בחשיבה יצירתית ומקורית, מחוץ לקופסה, הוא הביא כדוגמה את פו הדוב, שנגרר במורד המדרגות ובכל מדרגה חוטף מכה בעורף ובראש. כתוצאה מכך, חושב לעצמו גיבור סיפורי הילדים כיצד יוכל לרדת במדרגות בלי לקבל מכות.

"ב-10-15 השנים האחרונות נוצרה מציאות עגומה במסגרתה במרבית הפרויקטים, לרבות פרויקטי IT, יש גלישות של לוחות זמנים ותקציב, ולפעמים גם ירידה בתכולות אותן מספקים ללקוח הארגוני", אמר פרופ' רונן.

הוא ציטט כמה מחקרים שמצביעים על כך שבתעשיית פיתוח התוכנה, לפחות 30% מהמאמץ המורכב בפיתוח הוא על פיתוח רכיבים שלא צריך אותם או שהם בבחינת "נחמד שיש", משמע – לא נחוצים.

לדבריו, "נדרש לשבור, אחת ולתמיד, את המיתוס, העיקרון לפיו יש קשר בין מה שמושקע בתחילת הדרך (Input) לבין מה שייצא בסוף הפרויקט (Output). לימדו אותנו שאם רוצים יותר תכולות בסוף, יש להביא יותר בהתחלה. אם רוצים לקצר את משך חיי הפרויקט, יש להביא, למשל, עוד בודקים. צריך לשנות את הפרדיגמה הזו ולהבין שניתן לעשות הרבה יותר עם המשאבים הקיימים".

מהי תפיסת 25/25?

פרופ' רונן אמר כי "הדבר הראשון בניהול פרויקטים הוא המטרה, כאשר המטרה של כל פרויקט היא השבחת ערך הפירמה, היוון תזרים המזומנים שלה. כל מנהל פרויקט צריך לחשוב איך הוא משביח את ערך הפירמה, ובמלכ"רים – לחשוב איך הפרויקט מביא לשיפור משמעותי של ביצועים לאורך זמן. השבחת הפירמה נעשית בעזרת מאיץ ערך: הגדלת התפוקה, קיצור זמני התגובה, מדידה ובקרה, הגדלת התרומה מהמכירות, התמקדות בפלחי שוק רווחיים ועוד".

הוא שירטט את פירמידת ניהול הפרויקטים וציין שיש לה שלוש שכבות: תשתית טקטית לניהול ממוקד ערך, תשתית ניהול פרויקטים ותרומת ערך אסטרטגית. "הכסף הגדול נמצא בראש הפירמידה, בתרומת הערך האסטרטגית", אמר. "ניהול פרויקטים, לצערי, לא נתפס כדבר החשוב ביותר על ידי ההנהלה. מנהלי הפרויקטים לא הצליחו לקבל את תשומת הלב שלה".

"אם רוצים להשביח באופן משמעותי, צריך לרתום את ההנהלה בארבעה דברים: התמקדות במטרת הפרויקט, ניהול הפורטפוליו, מדדי ביצוע ומימוש תפיסת 25/25 ", אמר פרופ' רונן. הוא פירט לגבי תפיסה זו: "הניסיון מוכיח שניתן להשיג רווח גדול ותזרים מזומנים משופר על ידי סגירת חלק מהפרויקטים והפחתת דרישות וביצועים מהפרויקטים הנותרים. הסוד טמון בתפיסת 25/25, שמשמעותה: סגור 25% מהפרויקטים וביתרת הפרויקטים הפחת את עומס הפיתוח והעבודה ב-25%. הכלל הזה עלה מהתבוננות בדרכי העבודה של מאות חברות בארצות הברית, בישראל, במערב אירופה ובמזרח הרחוק. הוא מתאים לכל חברה שחלק משמעותי מפעילותה כרוך בביצוע פרויקטים: מהיי-טק ועד ארגונים צבאיים ומוסדות ללא מטרת רווח".

לעומת זאת, לדבריו, דבר שאין לראות בו מטרת הפרויקט הוא "עמידה בשילוש הקדוש – זמן, תקציב ותכולה. המציאות טופחת על פנינו כשאנחנו מניחים שאם נעמוד בו נשביח את ערך הארגון. יש לשבור את הפרדיגמה ולראות איפה הבעייתיות".

"יש לעשות סינון בין כלל הצרכים והדרישות – ולהחליט מה נכנס ומה לא לפרויקט", אמר פרופ' רונן, "עושים זאת, על פי תרומת הפרויקט לערך החברה. צריך לא לתעדף – אלא לסנן. הסינון נעשה על בסיס GDM – קבלת החלטות גלובלית. נדרשת הנהלה היודעת לעשות סינון של הפרויקט ואחר כך לכבד כל החלטה – בתנאי שיודעים כמה זה עולה". על מנת לממש את התפיסה, אמר פרופ' רונן, "יש לסווג את הפרויקטים בסקלות של קלות ביצוע וחשיבות. ככה הם יחולקו לארבע קבוצות – קל, קשה, חשוב פחות וחשוב יותר".

לסיכום הוא ציין כי "ההנהלה של הארגון צריכה לשבור את המיתוס של הערכות עלות פרויקטים. הפרויקט לא צריך לעמוד בהערכת העלות, אלא להסתיים במינימום זמן. אם יש גלישה בלו"ז, נדרש להחליט האם לסגור את הפרויקט, לתגבר אותו, לקצץ בתכולה או לשנות את ניהולו. נדרש להתמקד בהנהלה – היא חייבת להבין את הדברים ולהפנים את תפקידה בקבלת ההחלטות. כך, אני מקווה שלא נחטוף מכות בראש בירידה במדרגות, כמו פו הדוב".