סיפור הצלחה: שדרוג מערך ניהול הפרויקטים בחברת Net-Translators באמצעות מערכת Clarizen

כתב: ערן פישוב – מנהל קבוצת Customer Success בחברת Clarizen

חברת Net-Translators, שהוקמה בשנת 2001, מספקת שירותי תרגום, בדיקות ולוקליזציה בלמעלה מ-60 שפות ובכך מסייעת לחברות להתאים את המוצרים והשירותים שלהן, על מנת לפרוץ לשווקים בינלאומיים. בעזרת מערך של למעלה מ-1000 מתרגמים ובודקי תוכנה, החברה זוכה למוניטין בינלאומי בקרב לקוחותיה – מובילי טכנולוגיה ומכשור רפואי ברחבי העולם, הודות לביצועים עקביים, מוקפדים ואיכותיים אשר עומדים במגבלות הזמן והתקציב.

בתחילת דרכה, הסתמכה Net-Translators בעיקר על גיליונות Excel ודואר אלקטרוני כדי לנהל פרויקטים ולעקוב אחר משאבים בפרויקט. אך ככל שהיקף הפעילות של החברה הלך וגדל והחברה החלה לטפל בלמעלה מ-100 פרויקטים במקביל, רבים מהם מורכבים וכוללים מספר רב של משאבים וספקים, התברר הצורך בפתרון חדש ויעיל יותר לניהול פרויקטים איכותי ועקבי. "הגענו למצב שבו אנו זקוקים לפתרון חזק לניהול פרויקטים, קובצי Excel כבר לא נותנים מענה הולם לצרכים שלנו", מסבירה לי שטיין, סמנכ"ל תפעול בחברה.

כדי למצוא את הפתרון הנכון לניהול פרויקטים, שיניע את צמיחת החברה, הגדירה Net-Translators רשימה של דרישות מרכזיות, הכוללות בין היתר ניהול משימות, דיווח זמן, מעקב אחר תקציב, עמידה בלוחות זמנים, ניהול חשבוניות והזמנות רכש, סביבה ידידותית למשתמש, גמישות המערכת ויכולת אינטגרציה עם מערכות נוספות. לאחר גיבוש הקריטריונים, Net-Translators החלה לחפש כמה פתרונות אפשריים, אך את רובם דחתה על הסף. כאשר הצוות ניגש לבחון את Clarizen – הם הבינו שמצאו את הפתרון שחיפשו.

לי והצוות זיהו במהירות ש-Clarizen עומדת בדרישות של Net-Translators (ובמקרים רבים אף עולה עליהן) מבחינת הפונקציות והתכונות. במיוחד בכל הקשור לסביבה הידידותית למשתמש ולגמישות המערכת והיכולת לשלבה עם פתרונות אחרים, דוגמת SalesForce, מערכת ה-CRM איתה עובדת מחלקת המכירות של החברה. "הגמישות של Clarizen הייתה מרשימה ביותר וראינו כיצד נוכל להגדיר ולהתאים אותה לתהליכים ולצרכים שלנו", מציינת לי שטיין.

Net-Translators בחרה למצב את מערכת Clarizen במרכז סביבת ניהול הפרויקטים ומערך התפעול. בקשות להצעות מחיר והזמנות מסתנכרנות ממערכת SalesForce למערכת Clarizen, בה הן הופכות באופן אוטומטי למשימות ופרויקטים. Clarizen מייבאת נתונים גם מכלים ייחודיים בהם עושים שימוש בתעשיית הלוקליזציה (CAT Tools) ומשתמשת במידע זה כבסיס לחישוב עלויות התרגום, הפקת הזמנות עבודה למתרגמים ושקלול רווחיות הפרויקט. כל זאת, תוך סנכרון הנתונים למערכת ERP בה עושה שימוש מחלקת הכספים של החברה. סנכרון הנתונים בין כלל המערכות מתבצע בזמן-אמת ומאפשר שקיפות ונראות נרחבת להנהלת החברה.

לי שטיין, סמנכ"לית תפעול בחברת Net-Translators

Net-Translators נהנית מהיתרונות הרבים והמשמעותיים של מערכת Clarizen ומשיגה את התוצאות הרצויות במספר תחומים מרכזיים. החברה מנהלת כעת מעקב אפקטיבי אחר משימות ומשאבים פנימיים, מגייסת את העובדים לשיפור תהליכי עבודה ומשיגה יעילות מרבית בכל המחלקות התפעוליות: מח' ניהול פרויקטים, ניהול ספקים, הנדסה, טכנולוגיות ובקרת איכות.
הודות ל-Clarizen, Net-Translators חוסכת בפועל קרוב ל- 650 שעות עבודה מדי שנה בתהליך אישור חשבוניות ספקים בלבד!

לדברי לי שטיין, לי שטיין, סמנכ"לית תפעול בחברת Net-Translators, "מערכת Clarizen היא ללא ספק פלטפורמת ניהול הפרויקטים הנכונה ביותר, אשר הובילה אותנו לשיפור של כ- 20% בפרודוקטיביות העובדים והגדלת רווחיות הפרויקטים באמצעות אוטומצית התהליך ומזעור טעויות אנוש בחשבוניות. קלריזן מאפשרת לנו לקדם את הצמיחה והתפתחות החברה, ולשדרג את רמת השירות שלנו. אנו מודים ל-Clarizen על הפתרונות היצירתיים, על שיתוף הפעולה הפורה, על היישום המוצלח ועל היותם שותפים מצוינים ל-Net-Translators".