ניהול המוכנות הארגונית – היישום

תוצאות שינוי ארגוני מוצלח באות מתוכנית אסטרטגית בנויה היטב. צור מסלול מוצלח לשינוי הארגוני התפור במיוחד לארגון שלך. בארגון בו תוכנן השינוי והוטמע כראוי, השינוי צריך לעמוד במבחן הזמן.

תכנית יעילה לניהול השינוי מספקת את מסגרת העבודה הנדרשת לארגון במעבר להיות ארגון מצטיין.

על מנת להבטיח שינוי ארגוני מוצלח יש לנקוט בצעדים הבאים:

• הנע את העסק – בנה קבוצת הנהגה מובילה, קבע את המסרים החשובים ביותר שתרצה להעביר, הסר מחסומים, והיעזר בכל מי שיכול לסייע לך לפתור בעיות.
• נהל את השינוי והמעבר של כולם – בנה חזון ברור ועקבי וקבע מהי הגישה המתודולוגית בה תנקוט כלפי ניהול השינוי. בנה תהליך שיערב את בעלי העניין הרלוונטיים בהחלטות המפתח.
• הכן את האנשים לביצוע – בנה את הכלים ואת התוכנית הנדרשת לעובדי הארגון על מנת שיצליחו במבנה ובתהליכים החדשים. הכן המלצות מפורטות למעבר לכל יחידה ארגונית.
• הכר בעובדה ששינוי ארגוני הוא גם אומנות וגם מדע – העיסוק בשינוי הארגוני דורש גמישות ויכולת אימפרוביזציה. דפוסי חשיבה ליניאריים האופייניים לפרויקטים אחרים לא תמיד ישימים כאן.
• נצל את היתרון בחוכמתם של אחרים – חלק גדול מניהול שינויים הוא להתייחס למבנה ולמשמעת במידה גדולה של היגיון פשוט. לרוע המזל, לצערנו, ברוב המקרים שבהם שינוי מתרחש, כולנו מתעלמים מההגיון הפשוט במאמץ לחסוך זמן ותקציב.

כמו בכל פרויקט, חשוב לקבוע במדויק את האסטרטגיה הנדרשת לארגון שלך, ואז לבנות תוכנית ניהול שינויים עקבית וברורה. רק עם תוכנית יעילה וברת ביצוע, תוכנית ניהול השינויים יכולה להתבצע באופן שיבטיח תוצאות ארוכות טווח.

זיהוי האתגרים שתוכנית ניהול השינוי בארגון שלך תתמודד איתם אינו מספיק ולא יצליח להביא את התוצאות שאתה זקוק להם. אתה חייב שתהיה בידך תוכנית עבודה נכונה. וכשתיישם את התוכנית, תצטרך מנהיגות חזקה ועקבית על מנת לתמוך ולסייע בשינויים בתהליכים העסקיים ובתרבות הארגונית.

תרשים 2 – השוואת תוצאות פרויקטים, מובילים לעומת השאר.

תרשים 3 – השוואת מידת קבלת מערכת חדשה

תרשימים 2 ו-3 ממחישים את הצורך בתוכנית מסודרת לניהול שינויים. ארגונים שהכלילו תוכנית לניהול שינויים בתוך הפרויקטים, הצליחו באופן כללי יותר מאלה שהתעלמו מהצורך בניהול שינויים. בממוצע, המובילים (מוגדרים כארגונים שסיימו את הפרויקטים בזמן, בתוך מסגרת התקציב ובטווח הפרויקט עליו הוחלט מראש) השקיעו יותר בתוכנית לניהול השינוי וזכו לאחוז קבלה גבוה יותר של המערכת על ידי העובדים בהשוואה למשתרכים מאחור.

לעיתים קרובות נשאלת השאלה האם ניהול השינוי הכרחי, ואם אכן כן, מה המידה המספקת לו? מהסקירה עולה תשובה חד משמעית בדבר נחיצות ניהול שינוי ראוי בפרויקטים ארגוניים, כמו גם השפעתו הברורה על ה-ROI.

איך תדע אם מסע השינוי הארגוני שהתחלת בו נמצא בנתיב ההצלחה?

לרוב, ארגונים הנמצאים בנתיב הנכון להצלחה מאופיינים על ידי:

• השתתפות פעילה ותחושה חזקה של לקיחת אחריות ובעלות על התהליך.
• הגדרה ברורה של משרות, תפקידים, אחריות, והקשרים ביניהם לרוחב כל הארגון.
• נכונות לספק הדרכה ראויה לכל הרמות הנדרשות בארגון.
• אוכלוסיית עובדים המסוגלת לאמץ את השינויים.
• חשוב ביותר – מחויבות אמיתית לאמץ ניהול שינוי ארגוני ראוי.

בנוסף, הפעילויות המשלימות הבאות יכולות לסייע כדי להבטיח שהשינוי יחזיק מעמד לאורך זמן ויוטמע בארגון:

• לימוד ותרגול הפעילות הארגונית.
• מדיניות אחידה ומשותפת לכל הארגון.
• נהלי קבלת החלטות.
• ערכים המגדירים פעילויות והתנהגויות.
• מעורבות ומחויבות בעלות עניין.
• תקשורת יעילה וברורה.

ניהול השינוי עלול להיראות מבלבל לעיתים, אולם פרויקט קריטי כמו שינוי בארגון, אסור לו שיושאר ליד המקרה. לשינוי ארגוני במטרה לאמץ best business practices, יכולות להיות השלכות עצומות על השורה התחתונה.

הארגון שלך חייב להשתנות, ואתה עלול לגלות שהשינוי המדובר טוען את הארגון כולו באנרגיות חדשות.

הכותב הינו יועץ אסטרטגי וניהולי בכיר – I-amIT.

לחלק ב' לחצו כאן