עינת שמעוני, STKI: "עולם ניהול הידע הופך לקשה יותר בעידן כלכלת ה-'אני'"

"בימים אלו, בתקופה שמכנים אותה 'כלכלת האני', אם לא חייבים את המערכת, אנשי הארגון לא משתמשים בה. יש תחרות עם הסביבה החיצונית – סביבה חופשית לטכנולוגיה, אפליקציות בסמארטפון, לא צריך לפנות תמיד ל-IT. יש הרבה אפשרויות שהמשתמשים עושים בעצמם מול קולגות, וזה יוצר בעיה הטמעתית שלא הייתה פעם. התחרות הטכנולוגית הזו לא הייתה קיימת בעבר". כך אומרת עינת שמעוני, אנליסטית בכירה ב-STKI.

שמעוני אמרה את הדברים בכנס KMDM 2015, הוועידה השנתית לחדשנות ועסקים בתחום ניהול מסמכים בארגון וניהול ידע. בכנס, שהתקיים במרכז הכנסים אווניו שבקריית שדה התעופה בהפקת אנשים ומחשבים, נכחו יותר מ-150 אנשי מקצוע, מומחים וספקי פתרונות.

לדבריה, בימים אלו הטכנולוגיה טרפה את הקלפים. "יש מציאות חדשה, חוויית השימוש של ניהול הידע בארגון צריכה להתחרות בכלים הקיימים שבהם עובדים משתמשים", היא אומרת.

לכך, מסבירה שמעוני, יש כמה דרכי התמודדות. "אחת מהן היא לבנות סביבות עבודה יותר ממוקדות לאנשים בתוך הארגון – פיננסיים, תפעול, וכו'. ניתן לבצע שם שירותי ידע שרלוונטיים להם בלבד. זאת, בניגוד לקונספט של המגמה הכללית של מובייל, רשתות חברתיות כוללות וכו'", אמרה.

צריך להוריד מסורבלות

שמעוני מדגישה כי צריך לפעול "לחוויית שימוש קלה, צריך להוריד מסורבלות. אפשר לקרוא לזה 'אמזוניפיקישינס' – כמו שבאמזון (amazon) יודעים מה לדחוף לנו ומתי, כך צריך לספק חוויה דומה".

עם זאת, לא מדובר בתהליך פשוט. "קשה לעשות את השינויים האלה, כדי לשכנע משתמשים לצרוך שירותים שהם צריכים אותם. אנחנו מבזבזים יום עבודה בשבוע על חיפוש, שמונה שעות, עבור מידע שדרוש לעובדים לעבודה היומיומיות. בחצי מהמקרים הם לא ימצאו. יש צורך בכלי ניהול ידע – וזו נקודה כואבת – ואנחנו לא קרובים לפתור את הבעיה הזו כבר זמן רב. כפועל יוצא, קשה יותר למצוא מידע בתוך הארגון – הרבה יותר קל למצוא בגוגל (Google) ולא ברשמת הפנימית, למרות שזה קשור ישירות לארגון שלי".

היעד הסופי, הסבירה שמעוני, הוא להתחיל מבראשית. "ה-Best Practice הוא להתחבר לתהליכים התפעוליים. אם זה לא מתחבר לתהליך היומיומי, אני פשוט לא עושה. לכן, איים של ניהול ידע זה לא תופס. טוב ככל שיהיה, הוא לא מחובר לשום דבר, לכן זה צריך לבוא מהשטח התפעולי".