עשרה שיקולים מרכזיים בבחירת מערכת Output Management

כתבה: מירב קנוסן, מנהלת מכירות FormIT בקבוצת אמן.

כולנו מכירים את מגמת הקונסולידציה של מערכות, צמצום ואיחוד כלים בעולם ה-IT כשהמטרה היא כמובן חיסכון בעלויות רישיון, תחזוקה, תפעול שוטף ומשאבים.

זהו הדין גם לגבי אותן מערכות או יותר נכון סקריפטים כאלה ואחרים שאחראים על הוצאת התקשורת הכתובה של הארגון – במקום להחזיק כמה וכמה, הנטייה כיום היא לנהל תשתית אחת רוחבית ואחודה אשר היא זאת שדרכה ובאמצעותה יופקו מסמכי הארגון  השונים (טפסים, מכתבים, דו"חות, חשבוניות וכן הלאה) ותשמש ככלי חוצה ארגון לכל הקשור בהפקת המסמכים, עריכתם והפצתם.

מיותר לציין כי מעבר לחסכון האדיר הכרוך בצעד כזה, נהנה הארגון גם מערכים נוספים לא פחות חשובים כמו סטנדרטיזציה של הפלט הארגוני, העצמת התקשורת הכתובה לכלי שיווקי, ייעול בהיערכות לצרכים שיווקיים משתנים, רגולציות וכן הלאה.

יש לא מעט מערכות Output Managment, או בשמן השני – מערכות CCM (ר"ת Customer communications management ) בשוק. מה חשוב לדעת כשבוחרים מערכת כזאת ואילו אתגרים כדאי לקחת בחשבון בבחינה כזאת ?

הנה עשרה שיקולים מרכזיים:

● יכולת להתממשק לכל DB ,ולמערכות שונות בארגון, ולעבוד עם כל סוג קובץ – חשוב שמערכת ה-OM תדע להתממשק ל-CRM ,ERP ,Billing, מערכות Legacy ותפעוליות שונות, ולא תצריך עבודה מיותרת כמו גזירת הנתונים באופן נפרד ולעיסתם כדי שתוכל לעבוד איתם.

● פלט רב ערוצי – יכולת התאמת תצורות הפלט לערוץ ההפצה (לדוגמא יכולת להתאים מסמך שנשלח גם במייל וגם ב-SMS לערוצים השונים עם אותה תבנית).

● יכולת הפקה באופנים שונים – batch (הפקות מאסיביות מתוזמנות כמו של חשבוניות, דו"חות, סטייטמנטים) ו-Online (הפקות פר דרישה על פי תהליך עסקי שנעשה בו זמנית).

● התאמה לצרכי הנגישות (על פי חוק שיווין זכויות לאנשים עם מוגבלות).

● פרסונליזציה – יכולת לשלב מסרים שיווקיים ואישיים המותאמים ללקוח.

●  TTM מהיר לצרכים משתנים של שיווק ורגולציות.

●  איחוד מסמכים – יכולת לאחד מסמכים אשר נשלחים דרך בית הדפוס (לחסכון בשליחה ובביול).

●  יכולת להפיץ כל פלט בכל ערוץ הפצה תוך ניטור ובקרה מה נשלח, מתי, האם הגיע ליעד, האם נפתח ומה לשלוח בערוץ אחר ואחרי כמה זמן, במידה ויש כישלון בהפצה.

● קישוריות לארכיון דיגיטלי (כולל שילוב של חתימה דיגיטלית).

● רמת שרידות וביצועים גבוהה ותמיכה מלאה בתקני אבטחת מידע.

להרשמה לאירוע לחצו כאן.