טום דייגי, אדמה: "SAP BPC – מערכת רב-מימדית שמאפשרת לרדת לרזולוציות נמוכות"

"SAP BPC (ר"ת Planning & Financial Consolidation) היא מערכת רב-מימדית, שמאפשרת ניתוחים שונים וירידה לרזולוציות ניתוח ברמות נמוכות. הגדרנו במערכת כ-16 מימדים, רובם לצורכי ניתוח הנתונים. הכל מתחיל באיך אתה מקבל את המידע, כי אם זה לא אמין או לא זהה בין כל החברות, אז זה לא שווה". כך אמר טום דייגי, מנהל פרויקט מערכת פיננסית גלובלית (GFS) באדמה, לשעבר מכתשים מפעלים כימיים, המחזיקה גם בחברות בנות.

דייגי אמר את הדברים במסגרת כנס לקוחות "תכנון ואיחוד דו"חות – הדור הבא", שנערך על ידי נס (Ness). באירוע, שנערך ביום חמישי האחרון, השתתפו יותר מ-150 לקוחות בכירים ביחידות הפיננסיות ובעלי תפקידים רלוונטיים בחברות הגדולות במשק, בהם חשבים, מנהלי כספים, אנשי IT, מנמ"רים, מנהלי מערכות סאפ (SAP) ועוד.

דייגי, רואה חשבון בהשכלתו, שימש בעבר חשב בתנובה וחבר בצוות הייעוץ של ארנסט אנד יאנג (EY). לדבריו, אדמה, שמייצרת כימיקלים להגנת הצומח, פזורה ב-70 מדינות ומחזיקה ב-120 חברות בנות, נחשבת לשביעית בגודלה בעולם בתחום. בדיוק מסיבה זו, הסביר, היה צורך להטמיע את המערכת המדוברת. "עבדנו על מערכת ישנה במשך 15 שנה. היא עבדה, אבל החברות היו שולחות קבצים והיו טוענים אותם ידנית. היה איחוד של תקציב כמערכת דיווח, לא כתכנון, וזה בדיוק השינוי שעשינו עם הטמעת BPC", סיפר.

הוא סיפר על התהליך והשימוש במערכת, שהוטמעה לפני כשנתיים יחד עם חטיבת הסאפ של נס. "המטרות שסמנכ"ל הכספים הגדיר לצוות הפרויקט היו בין היתר שיפור תהליך האיחוד, פחות ידני ויותר בקרות, וייעול תהליכי איסוף הנתונים. לגבי הטעמת מודל התכנון – חלקם יושמו וחלקם לא".

לא ללמוד טכנולוגיה חדשה, אלא להמשיך אותה

לדבריו, "כחלק מתהליך הפרויקט ביצענו בחינה של איזו מערכת מתאימה לנו יותר. היו לנו על הפרק שלוש חלופות. יחד עם צוות המומחים של נס, הבינו בחברה מדוע לבחור באפשרות האחרונה. לסאפ יש אלף יישומים ברחבי העולם, ולנס יש ניסיון של יותר מעשר שנים בעולם הטמעת מערכות סאפ. בנוסף, אנחנו ארגון חצי סאפ – לפחות חצי מהחברות שלנו הן עם תשתית של סאפ ולכן האינטגרציה הייתה קלה יותר. לא נדרשנו ללמוד טכנולוגיה חדשה, אלא להמשיך אותה. מערכת אחת לתקציב ולאיחוד זה ערך מוסף".

דייגי הדגיש את המסקנות שהפיקו בחברתו מהטמעת המערכת. "הפרויקט הוגדר כהצלחה בקרב המשתמשים וההנהלה, לאחר שהשגנו שינויים בתהליכי עבודה שנמשכו שנים ארוכות. אחד הקשיים היה המעבר של כל החברות בבת אחת למערכת החדשה, והסיכון שבעיכוב בתהליך פרסום הדו"חות הכספיים. כיום, המשתמשים רואים כמובן מאליו אפשרויות כמו שליפת נתונים של החברות בעולם בתוך שניות, או ממשקי טעינת נתונים מהחברות וממערכות ניהוליות אחרות בארגון אל מערכת הדיווח המרכזית, קליטת נתונים במקום מרכזי באמצעות טפסי קלט המחוברים למערכת ולא על ידי שליחת קבצעי אקסל במייל, ועוד. בסופו של דבר השגנו גמישות בתהליכים".

שחר מוזיקנט, מנהל פרויקט התכנון המשולב, בנק הפועלים

שחר מוזיקנט, מנהל פרויקט התכנון המשולב בבנק הפועלים, סיפר אף הוא על הצלחת המערכת בארגונו. "בימים אלו השלמנו יחד עם חטיבת הסאפ של נס, אבן דרך שנייה בפרויקט, שכן הוא מתפרס על כמה שלבים. עד כה יושמו במערכת ה-BPC מודל התכנון החשבי ומודל התכנון הכלכלי של הבנק, על כל מרכיביהם. לפני היציאה לפרויקט ביצענו פיילוט ולאחר בחינה מעמיקה בחרנו בסאפ, למרות שבאותה תקופה לפני שלוש שנים נצבר ניסיון רב יותר ליישומים האלטרנטיביים בארץ ובעולם, אך לא מצאנו את אותם לקוחות שעושים את אותם פרויקטים מורכבים".

לא יכולים לחרוג בזמנים

היתרונות, לדבריו, הם אחידות טכנולוגית. "ב-2004 הטמענו תשתית ERP של סאפ שיכולה לתת מענה מבחינת הטכנולוגיה בארגון; ומבחינה מתודולוגית, מדובר בפתרון End to end. באותה שנה, 2012, שבה התחלנו את הפרויקט, גרטנר (Gartner) בחרה במערכת סאפ כאחת הפלטפורמות המובילות".

מוזיקנט הוסיף על החשיבות בעמידה בזמנים בעת הטמעת המערכת. "אנחנו לא יכולים לחרוג בזמנים, ולכן לא יכולנו להעמיד את המערכת בסבב אחד, עשינו כמה סבבים. ביולי אשתקד העלנו, יחד עם הצוות המלווה של נס, את התכנון הראשון של המרכיב הכלכלי, ולפני כשבועיים עשינו שימוש ראשוני בתכנון המשולב הכלכלי החשבונאי על בסיס פלטפורמה זו. המטרה היא שבשנה הבאה או שבשנים קרובות ניתן פתרון משולב לכלל הגורמים בבנק".

התוצאות לא איחרו לבוא. "עשינו פישוט וסטנדרטיזציה למודלים; נוצר מצב של ניהול תהליך אחיד ומסונכרן; שיפור איכות הנתונים – עתה יש שפת תכנון אחת המאפשרת שמירה על תאימות הנתונים; הוספת ניהול גרסאות רוחביות במערכת; הוספת יכולות תחקור נתונים בממשק Web ידידותי; הוספת יכולת ניהול תהליך מובנה, סנכרנו בין תהליכים ונתונים – בין תכנון כלכלי, חשבי, נכסי סיכון ונתוני מאזן – הכול באותה פלטפורמה. בסופו של דבר קיצרנו את משך התכנון החשבונאי משבועיים לשלושה ימים – וזה רק בסבב אחד. זה חוסך לא מעט תשומות – וגם שיפור באיכות".