רשת אמי"ת מציגה מצוינות בחינוך – וגם במערך ה-IT

אמי"ת היא רשת חינוך ציונית ממלכתית-דתית אשר בה מתחנכים כ-30 אלף תלמידים בכ-100 בתי חינוך ברחבי הארץ. ניר ליברמן, מנהל טכנולוגיות המידע של רשת אמי"ת, מתאר כיצד מסייע מערך ה-IT להנהלת הרשת ולמנהלי המוסדות החינוכיים של אמי"ת להתמודד ביעילות ובהצלחה עם אתגרי הבקרה הניהולית והתקציבית, וגם לבצע פדגוגיה טובה יותר.

מהי רשת אמי"ת?
רשת אמי"ת מפעילה בתי ספר יסודיים, על-יסודיים, מכללות טכנולוגיות, ישיבות הסדר, אולפנות ומכינות קדם צבאיות. הרשת, אשר נוסדה ב-1925, מופעלת על ידי ארגון נשי אמי"ת (ארגון מתנדבות למען ישראל ותורה) בארצות הברית ובישראל, והמנכ"ל הוא ד"ר אמנון אלדר. בעשור האחרון נמצאת רשת אמי"ת בתנופת צמיחה והתרחבות פדגוגית וארגונית, שבעקבותיה גדל מספרם של בתי החינוך ושל הלומדים ברשת באופן משמעותי. הישגי התלמידים בבחינות הבגרות עלו מעל הממוצע הארצי, אחוז המשרתים שירות משמעותי בצה"ל עלה אף הוא, והרשת ממותגת כיום כאחת מרשתות החינוך המובילות בארץ. אולם הצמיחה המהירה גררה עמה אתגרים ניהוליים חדשים.

עם אילו אתגרים ניהוליים אתם מתמודדים?
תקציבים של בתי ספר, במיוחד בחינוך העל-יסודי, הם מורכבים מאוד לניהול – בין היתר בגלל שגורמים רבים משפיעים על ההכנסות ועל ההוצאות, כמו למשל נתוני התלמידים, המורים, תשלומי הורים, דיווחים שונים של בתי הספר ומשתנים נוספים. כתוצאה מכך קשה מאוד לבתי הספר לתכנן את ההכנסות וכן לצפות את ההוצאות, במיוחד בעידן שבו מופעלות בבתי הספר מספר רפורמות במקביל.

עד לכניסת מערכת ה-ERP הופעלו ברשת אמי"ת מערכות שונות לניהול הלוגיסטי, הפיננסי, בילינג ועוד. הקשר בין המערכות היה מורכב וקשה לתפעול. חלק גדול מהניהול בוצע בגיליונות Excel מורכבים, שהיו מקושרים למערכות עם גרסאות שונות.

כיצד מערך המחשוב מסייע לעמוד באתגרים אלה?
לפני כעשר שנים הוחלט, בדחיפתו של מנכ"ל רשת אמי"ת, ד"ר אמנון אלדר, להטמיע בארגון מערכת ERP שתאחד את כל המערכות, ותאפשר תכנון מדויק של ההוצאות וההכנסות. הפתרון שנבחר היה מערכת ERP מבית One1 עם ההתאמות הדרושות לתכנון תקציבי במערכת החינוך, באפיון של רו"ח ליאור עומסי, סמנכ"ל בכיר לכספים ומערכות מידע באמי"ת, ורו"ח עמוס אמיר מעוז לתמורה. המערכת מאפשרת לקבוע כללי משחק, ובתוך כללים אלה היא מאפשרת עצמאות ושקיפות מלאה לכל מנהל בית ספר ברשת אמי"ת. המנהל מזין את המערכת בנתונים מעולם הניהול של בית הספר שלו (תלמידים, מורים, שעות לימוד, כיתות) והמערכת ממירה אותם לנתונים תקציביים. כך יכול כל מנהל לראות את ההשפעה של כל שינוי בתכנון הפדגוגי שלו על תקציבו.

בפתרון שולבו המודולים הלוגיסטי, הפיננסי והתקציבי של One1, ובנוסף פותחו מערכת תכנון תקציבי כולל סימולטור שכר, מערכת משאבי אנוש עם ממשקי דיווח לשכר ולמערכות משרד החינוך, וכן מערכת בילינג לגביית תשלומי הורים בהתאם להנחיות משרד החינוך. הפתרון הוא 'פתרון חי' במובן זה שהפיתוח ממשיך עד היום, כתגובה לשינויים חיצוניים כמו רגולציה וכללי משרד החינוך, שינויים פנימיים בנהלי העבודה, ואף ירידה לרזולוציות דיוק גבוהות יותר – כמו למשל צמצום הפערים בין סימולטור השכר לשכר המשולם.

על מנת להנגיש את הנתונים ולפשט את הבנתם, נבנתה בשנים האחרונות מערכת BI מבית Point of View הישראלית מעל בסיס הנתונים. מערכת ה-BI מאפשרת ניתוח תקציבי, כמו בארגונים רבים, אבל אנחנו מנסים לנצל את יכולות ה-BI גם לניתוח נתונים פדגוגיים. המנהל מקבל את כל הנתונים לפורטל ארגוני מותאם אישית. מכיוון שכל מנהל שם את הדגש במקום אחר ומנהל מוסד שונה, אזי הנתונים בפורטל הארגוני המתאים לו שונים. לכן, כל מנהל מקבל דף חלק ו'חנות אפליקציות' בה הוא 'קונה' אריחי מטרו מוכנים מראש, כאשר כל אחד מהן מציג נתון מתוך מערכות ה-BI, בהתאם לבעיות איתן הוא מתמודד בבית הספר שלו.

השילוב של מערכת התכנון התקציבי עם מערכת ה-ERP של One1, המודולים השונים, ה-BI והפורטל, מאפשר לרשת אמי"ת להתנהל בעולם דינאמי ומורכב תוך ניהול תקציב לכל בית ספר בנפרד, ועדיין להגיע לסוף השנה ללא חריגות תקציביות, וזאת לאחר שמקסמנו את ההכנסות ממשרד החינוך, העובדים קיבלו את משכורתם וספקים קיבלו את התשלומים המגיעים להם. ראייה כוללת זו של מערך המחשוב ברשת אמי"ת, היא שמאפשרת למנהלי בתי הספר ברשת להפנות ביעילות משאבי זמן ומשאבים כספיים לניהול בית הספר, ובכך להוביל את בית הספר להישגים ולמצוינות.

נציגי רשת אמי"ת ישתתפו בכנס השנתי של מערכת עוז לתמורה ו-One1 שיתקיים מחר, יום ד' ה-25 בנובמבר, ביס פלאנט ראשון לציון, בהשתתפות מאות מנמ"רים, גזברים ומנהלי מחלקות חינוך אזוריות, ובהשתתפות שר החינוך לשעבר, הרב שי פירון.

להרשמה לאירוע לחצו כאן.