התוכנית האסטרטגית למחשוב, להלכה ולמעשה – ה"מה"?

לטכנולוגיית המידע השפעה גוברת כמי שמניעה לא פעם את האסטרטגיה העסקית. הדרישה לפתרונות משולבים של עסקים וטכנולוגיה, והקצב המהיר של השינויים הטכנולוגיים, מחייב הבנה טובה של ההשלכות על היכולות לנהל עסקים.

התכנון האסטרטגי מוגדר כתהליך גיבוש חזון ארוך טווח, ותרגומו לתכנית אסטרטגית ישימה עבור ה-IT.

התכנון האסטרטגי של ה-IT הוא מרכיב נכבד בתכנון הכולל של הארגון, ומטרותיו הן:
● השגת תאימות בין יעדי המחשוב ליעדים העסקיים, על ידי תמיכה אופטימלית באסטרטגיה העסקית ומקסום ערך ה-IT  עבור הארגון כולו.
● השגת יתרונות תחרותיים בשוק דינאמי.
● שיפור השירות ללקוחות הארגון ולצרכני המחשוב בו.
● ייעול תהליכים עסקיים.
● השגת חסכונות תפעוליים.

התוכנית האסטרטגית:
● מתווה כיוון טכנולוגי.
● מאפשרת תכנון ההשקעות הכספיות.
● מאזנת את ההשקעות במחשוב בין צרכי תשתית ויישומים.
● קובעת סדרי עדיפויות בהתאם ליעדי הארגון וצרכיו העסקיים.

קיימים ערכים משולבים ליכולות הטכנולוגיות לתמוך בעסקים, וכן דרישה גוברת לפתרונות משולבים של עסקים וטכנולוגיה. הקצב המהיר של השינויים הטכנולוגיים מחייב הבנה טובה של ההשלכות על היכולות לנהל עסקים.

התרשים הבא מציג את השילוב בין האסטרטגיה העסקית של הארגון לאסטרטגיה בתחום התקשוב:

מוכנות גבוהה לתכנון אסטרטגי של ה-IT בארגון מובילה להגדרת יעדים ברורה, התומכת בהשגת ערך עסקי מ-IT:
● קיום תרבות של תכנון אסטרטגי בחברה.
● מוגדרת אחריות על התהליך לבעלי תפקידים ב-IT ובביזנס.
● התכנון אסטרטגי משולב בתהליכי הארגון כולו.

ה"מנועים" לשיפור יכולת התכנון האסטרטגי מתמקדים בשתי קטגוריות:

שילוב התכנון האסטרטגי בארגון כולו הבא לידי ביטוי באבני היסוד:
● מבנה ותצורה – הקצאה ותיאום של תפקידים, אחריות ומשאבים המאפשרים מימוש של  פונקציות תכנון אסטרטגי ב-IT.
● קשר לתהליכים קשורים – תיאום ואינטגרציה של תהליך התכנון האסטרטגי עם תהליכים רלוונטיים ב-IT ובביזנס כמו: תכנון תקציבי, הקצאת משאבים, תכנון עסקי, מדידת תפוקות וביצועים.
● תקשורת עם ההנהלה ובעלי העניין – תקשור האספקטים של התכנון האסטרטגי ב-IT לנציגים הרלוונטיים בהנהלת החברה ובמועצת המנהלים שלה כדי להשיג את התמיכה והמחויבות שלהם.

התהליך האסטרטגי הכולל את אבני היסוד:
● תיאום עם הביזנס – תיאום הדדי ושילוב של התכנון האסטרטגי בכל יחידות ה-IT והביזנס, מיקוד בתרומה של אסטרטגיית ה-IT להשגת היעדים העסקיים או זיהוי ההזדמנויות הטכנולוגיות שיכולות לאתגר את הביזנס.
● בניית חזון ה-IT – הגדרת אוסף היעדים לטווח ארוך של ה-IT (החזון) ובניית עקרונות-העל המנחים לבניית תשתיות חומרה, תוכנה ושירותים טכנולוגיים.
● זיהוי אופציות אסטרטגיות – זיהוי אתגרי ה-IT הרלוונטיים וההזדמנויות ב-IT ובביזנס, ופיתוח אופציות לפעילויות ופרויקטים, הערכתם, התעדוף שלהם ובחירת אלה בעלי הערך העסקי האופטימלי.
● תכנון אסטרטגי – תרגום האופציות הנ"ל לתוכנית אסטרטגית מחייבת, הכוללת הגדרת היעדים,  התוכניות, הפרויקטים, לוחות זמנים והמשאבים הנדרשים למימוש. בכל אחת ממשימות התוכנית יינתן פירוט התועלות העסקיות המצדיקות את ההשקעה ואת התרומה לערך.
● מעקב והערכה – הערכה מתמשכת של מימוש הציפיות מהתוכנית על ידי מעקב וסקירה של התוכניות הספציפיות תוך שימוש במדדים איכותיים כמו סקרי שביעות רצון של לקוחות ה-IT, ומדדים כמותיים כמו KPI's, אשר ישמשו להפקת לקחים ולביצוע השינויים הנדרשים בתכנון.

כדי להשיג את הערך העסקי מתכנון אסטרטגי ל-IT מומלץ לשקול את ארבע פעילויות המפתח הבאות:
● להגדיר את המטרות והתיחום של התוכנית אסטרטגית למחשוב בארגון, יחד עם המניעים העסקיים העיקריים לשיפורה.
● להבין את רמת המוכנות של הארגון לתהליך האסטרטגי.
● לפתח ולנהל באופן שיטתי את שמונה אבני היסוד שלעיל כדי לשפר את תהליך התכנון האסטרטגי.
● לעקוב ולבקר אחר השיפור בתהליך האסטרטגי בדגש על הגדלת הערך לאורך הזמן.

הכותב הינו יועץ אסטרטגי וניהולי בכיר – I-amIT.