התוכנית האסטרטגית למחשוב, להלכה ולמעשה – ה-"איך"?

תוכנית אסטרטגית למחשוב נגזרת מהבנה והסכמה על מסגרת אסטרטגית הכוללת חמישה מרכיבים, המלווים את כל שלבי ביצוע הכנת התוכנית ותפוקותיה. המודל מכונה  BATOG (ר"ת Business Applications Technology Organization Governance) והוא מהווה שילוב של ההיבט העסקי, תיק היישומים, התשתית הטכנולוגית, ההיבט הארגוני, הניהול והתקצוב למכלול אחד.

המתודולוגיה מאפשרת פיתוח ראיה מערכתית כוללת לגבי הסביבה העתידית המוגדרת top down על ידי מיקוד עסקי של כל יחידות הארגון, ושילוב הארכיטקטורה העסקית וארכיטקטורת מערכות המידע בתאימות עם האסטרטגיה העסקית.

מן האסטרטגיה העסקית נגזרים היעדים העסקיים, אלו מטרות הארגון והפעולות העסקיות הקריטיות על מנת להשיג מטרות אלה בהצלחה. לצורך השגתם מוגדרים עקרונות הניהול, נבנית הטופולוגיה הארגונית הכוללת גם את הגדרת האחריות והתפקידים של המנהלים ועובדי המידע ומוגדרים התהליכים העסקיים – אלו התהליכים בהם נוקט הארגון על מנת לתמוך ביעדיו העסקיים. יתכן ובמהלך חיי הארגון השתנו היעדים מהגדרתם הראשונה. המתודולוגיה מאפשרת להעריך מחדש את היעדים, ומבטיחה שהתהליכים הנוכחיים יהיו בהתאמה ליעדים הנוכחיים – זוהי הארכיטקטורה העסקית.

אסטרטגיית מערכות המידע משלימה את הארכיטקטורה העסקית על ידי הגדרת המידע הנדרש בתהליכי העבודה. זרימת המידע חייבת ללוות את התהליכים העסקיים ולספק להם את הנתונים והמידע הנדרש לביצוע יעיל ואפקטיבי. יחד עם זאת אנו רואים לעתים קרובות כי גם זרימת המידע ניתקת מהתהליכים בגלל התיישנותה או שינויי בתהליכים. לכן גם שלב זה חייב להיות מוגדר בהתאמה לתהליכים העסקיים הנדרשים. רק לאחר השלמת ההתאמה בין שתי השכבות הראשונות ניתן להגדיר מהם היישומים הנדרשים לארגון, מה התשתית הטכנולוגית התומכת ואופן הניהול והבקרה שלהם – כל אלה מהווים את ארכיטקטורת מערכות המידע שתתמוך בזרימת המידע המתאימה לצרכי הארגון.

התוצר של התהליך מהווה את אסטרטגיית המעבר הכוללת את "מפת הדרכים" המומלצת למימוש התוכנית.

חשוב להדגיש לאורך כל התהליך חמישה גורמי מפתח שתנאי הכרחי הוא להבין ולהתייחס לגורמים אלו בזמן הניתוח, משום שהם פועלים במשולב וכל שינוי באחד מהם משפיע מיד על כל האחרים וכולם יחד על יעדי הארגון ותהליכיו.

גורמים אלו הם:
● יעדים – יעדי הארגון המשפיעים על בחירת טכנולוגיות המידע חייבים להיות מוצהרים במפורש. יש להתחשב בשאיפות ארוכות הטווח של הארגון ובגורמי ההצלחה הקריטיים המסייעים להגשים שאיפות אלו.
● ארגון – בחינת השתלבות כל חלקי הארגון ליצירת הרקמה הארגונית הכוללת. זהו מבט סוציולוגי של הארגון.
● אנשים – כיצד משפיעים ומושפעים האנשים בארגון ממערכות המידע. זהו מבט פסיכולוגי של הארגון.
● כלים – לימוד קשרי הגומלין בין השלושה לעיל מסייע להבנת הפער בין המצב הנוכחי והדרישות העתידיות. מאחר וכל שינוי עלול לפגוע באיזון בארגון, יש לבחון את הכלים ביכולתם להשתלב במצב הנוכחי ובשינויים הנדרשים לקראת המצב העתידי החדש.
● מדדים – הגדרה הולמת של מערכות המידע הנדרשות בארגון אינה בהכרח הבטחה ליישום מוצלח של מערכות אלו. יש להגדיר מדדים חדשים בהם ימדדו ויבוקרו האנשים והתהליכים בארגון.

התרשים הבא מפרט את המסגרות ורכיבי העבודה וכן את התוצרים המוצעים על ידי המתודולוגיה עבור שני השלבים הרלוונטיים המוצעים להכנת התוכנית האסטרטגית;
● Discover – שלב הלימוד – כולל את הלימוד וההכרה של הסביבה העסקית הפנימית והחיצונית הקיימת והמגמות בשוק, הסביבה הטכנולוגית הקיימת והתחזיות לגביה, נושאים לטיפול בעדיפות בהתאם ללחצים הצפויים מתוך הארגון ומהרגולציה החיצונית, וזיהוי הזדמנויות לשינוי. שלב זה מאפשר לגבש את ההנחות לגבי דרישות ושינויים עסקיים צפויים, העדיפות שלהם והשלכתם על תוכניות העבודה.

● Assess and Align – שלב הערכה והתאמה – ניתוח הארגון כולו לפי חמשת התחומים לשינוי כדי לזהות פערים בין הקיים לנדרש לפי הצרכים ולפי מגמות ה-Best Practices, זיהוי הזדמנויות ודרישות לצמצום הפערים, פיתוח של אסטרטגיה ומפת דרכים למעבר הארגון למצבו הרצוי לפי המיקוד העסקי – העדיפויות והיוזמות שלו, הגדרת התוכניות והפרויקטים בתקופת התוכנית והמלצה על התוכנית העסקית.

החיצים הכחולים ברקע שלושת השלבים האחרונים במחזור החיים מצביעים על כך שהתהליך הוא מחזורי וכולל הצגת אלטרנטיבות, דיונים משותפים, גיבוש המלצות, שילוב הערות ותיקונים וקבלת משוב ואישורים מהנהלה והדירקטוריון.

המסגרת המוצגת היא מסגרת כללית מומלצת אשר יישומה מותאם בדרך כלל לדרישות הייחודיות של הארגון.

הכותב הינו יועץ אסטרטגי וניהולי בכיר – I-amIT.