IT צללים: המאבק בעיצומו

העברת שירותי מחשוב ארגוניים לענן הציבורי טומן בחובו יתרונות כמו עלויות נמוכות, מהירות וגמישות. השימוש הגובר של ארגונים בענן הציבורי של חברות כמו אמזון (Amazon), גוגל (Google), דרופבוקס (Dropbox) ואחרות, הזניק ארגונים רבים אל העתיד, אך באופן טבעי גם הביא את חטיבות ה-IT הפנים-ארגוניות שלהם לתהות לגבי תפקידן בעולם מערכות המידע המשתנה. האם בעתיד הקרוב יסופקו משאבי IT לארגונים באופן בלעדי באמצעות עננים ציבוריים? האם זהו סופה של חטיבת ה-IT הפנים ארגונית כפי שאנו מכירים אותה כיום?

מחלקת ה-IT, אותה ניתן לראות כמרכז העצבים של הארגון בנושאים טכנולוגיים, נמצאת בעמדה ייחודית מבחינת יכולתה למפות צרכים ולקדם פתרון משולב של ענן פרטי או ציבורי, מקומי או מרוחק, שיענה על כמה שיותר דרישות אסטרטגיות ועסקיות של הארגון.

מודל היברידי המשלב בצורה חכמה בין ענן ציבורי לפרטי, מאפשר למחלקת ה-IT להגדיר מהו המכניזם המתאים ביותר בהתבסס על דרישות עומסי העבודה ולבצע את ההתאמות הדרושות. זהו גורם מבדל תחרותי שאף ספק ענן ציבורי לא יכול להתהדר בו.

טכנולוגיית מידע בצללים

הדיון על ענן ציבורי לעומת ענן פרטי כבר איננו בחירה בין שחור ולבן. העסקים שרותמים את העוצמה של שני סוגי העננים, הציבורי והפרטי גם יחד, מגלים יתרונות משמעותיים לעומת עסקים הנוקטים בגישת "זה או זה". האמת היא שלמרות היתרונות של הענן הציבורי, עדיין יש צורך בחטיבת מערכות מידע ארגונית שתנהל את תחום ה-IT, מפני שארגונים סומכים על חטיבות ה-IT שלהם שיהיו מסוגלות לקבל החלטות קריטיות בתחום האבטחה, המדיניות והביצועים. אחרי הכול, לחטיבת ה-IT יש עניין ברור – לבחור בפתרון הטוב ביותר עבור הארגון, כזה שיהווה מנוע עסקי ויגדיל את שורת הרווח. באמצעות הצגת גמישות, כושר שירות וחדשנות, יכולה חטיבת ה-IT להוכיח את חשיבותה העסקית.

בעבר, לחטיבות מערכות המידע הייתה שמורה המילה האחרונה בנוגע לדרך הטובה ביותר לספק שירות ללקוחות החיצוניים וגם הפנימיים בארגון, כלומר העובדים. אולם היום, הולכים ומתרבים המקרים של "טכנולוגיית מידע בצללים" (Shadow IT). מדובר במערכות מידע מקומיות בתוך הארגון, שנבנו על ידי מחלקות עסקיות לשימושן העצמי, ללא מעורבותה וללא ידיעתה של מחלקת ה-IT הארגונית – וזאת מתוך הרגשה שיש פתרון טוב, מהיר או זול יותר לדרישות עומסי העבודה של המחלקה, אשר ה-IT הארגוני פשוט לא מציע.

אחד הכלים הנפוצים של "טכנולוגיית מידע בצללים" הוא ה-Gmail הפרטי של עובדים בארגון, המשמש לשליחת מיילים ואף לשמירה וגיבוי של מסמכים, במקום המייל והשרת הארגוני. גם תוכנת ה-Excel של מיקרוסופט (Microsoft) משמשת במקרים רבים לניהול דו"חות, מאזנים ועיבודים סטטיסטיים, רק בגלל שאנשים בארגון רגילים לעבוד איתה יותר מאשר עם האלטרנטיבה שמציע ה-IT  בארגון. מקרים כאלה יוצרים בעיות של גישה לא עקבית, לא שיטתית ולא מקצועית לטיפול במערכות מידע ברמה הארגונית ואף עלולים ליצור סכנות אבטחה חמורות לארגון כולו כשהן לא מפוקחות על ידי מערך האבטחה של ה-IT הארגוני.

להמשיך ולספק חוויית משתמש מצוינת

המאבק ב-Shadow IT עדיין בעיצומו, ועל חטיבת ה-IT מוטלת האחריות לכך. כדי לאפשר לעובדי הארגון עבודה קלה וחוויית שימוש ידידותית, על מנהלי ה-IT להימנע מהגישה המיושנת  של "זה או זה" ולהתמקד בפתרון היברידי. במילים אחרות, מחלקת ה-IT צריכה לזכור שהמיקוד שלה הוא בחוויית משתמש הקצה, בשקיפות ובתקשורת עם לקוחותיה בתוך הארגון ומחוצה לו. חוויית משתמש טובה וחלקה תמנע ממשתמשים לפתח התנגדויות לפתרונות ה-IT הארגוני וניתן להגיע לכך על ידי איזון בין שני סוגי העננים וכך לשמור על רמת האבטחה המחמירה ביותר, על ביצועים, עלויות ותאימות ברמה גבוהה.

אספקת הפתרון ההיברידי הנכון, עם האיזון הטוב ביותר בין עלויות, שיקולי אבטחה ויעילות, תחזק בסופו של דבר את הערך המוסף ואת המקצועיות של חטיבת ה-IT הפנים ארגונית. מחלקת ה-IT כבר ממוצבת כמי שמספקת את ההמלצות הטובות ביותר על מנת לייצר ערך לארגון. סקר שנערך על ידי חטיבת המודיעין של העיתון אקונומיסט (Economist) הראה ששלושה מתוך ארבעה מובילים עסקיים מעדיפים שחטיבת ה-IT הפנים-ארגונית שלהם תתווך את כל השירותים עבורם. כל מה שחטיבות אלו צריכות לעשות כעת זה להמשיך ולספק חוויית משתמש מצוינת, ומעמדן בתוך הארגון יישמר ואף יתחזק גם בעידן הענן.

לסיכום, התפקיד המסורתי של חטיבות IT פנים ארגוניות אמנם משתנה בעידן הענן, ובפרט הענן הציבורי, אבל השמועות על מותן מוקדמות מדי.

הכותב הינו מנהל קבוצת פריסיילים מומחים ב-EMC ישראל.