"העצמת מנהלי הפרויקטים היא אחד התהליכים החשובים בארגון"

"ארגונים צריכים לשנות את המסגרת הארגונית שלהם ולתת יותר סמכויות למנהלי הפרויקטים, על מנת שניתן יהיה להעצים אותם. הדבר יביא להם תועלת רבה והצלחה. העצמת מנהלי הפרויקטים היא אחד התהליכים החשובים בארגון", כך אמר דניאל ציטר, מומחה בניהול פרויקטים ויועץ PMP ב-PMZone.

ציטר דיבר במפגש של פורום PPM&PMO מבית אנשים ומחשבים, שנערך אתמול (א') ב-yes Planet בראשון לציון. הנחה את המפגש גילי רגב, מנכ"ל Proceed.

צילום ועריכת וידיאו: ליאור רובינשטיין

בדבריו הציג ציטר את מודל הלמידה הפרונטלית, שלפיו 10% מהתהליך מוקדש ללמידה עצמה, 20% לתרגול ו-70% להטמעה וליישום של הנלמד.

בהמשך הוא דיבר על תהליך העצמת מנהלי הפרויקטים ואמר כי "הוא חשוב לארגון, מפני שהוא מאפשר לוודא שיש למנהלי הפרויקטים בארגון סמכות ואחריות. יש דברים שבהם הארגון צריך להעצים אותם".

התהליך כולל, לדברי ציטר, "אבחון של המצב ושל מקומם של מנהלי הפרויקטים בארגון, פיתוח תוכנית להעצמה קולקטיבית שלהם ופיתוח תוכניות להעצמה אישית שלהם. הכלים שצריך להשתמש בהם לשם כך הם תודעה ארגונית, פורומים תומכים, ליווי וחונכות, תוכנית מנטורים והדרכות והכשרות".

ישראל מליחי, מומחה לשיפור ביצועים בארגון ב-WayMore

"יש מנהלי פרויקטים שיש להם אחריות אבל אין להם סמכות, כל מה שקורה בפרויקט מוכתב להם, כולל החלטות אם מותר להעביר את התקציב ממקום אחד לאחר", אמר. "בארגון כזה, כדי להעצים את מנהל הפרויקט צריך לשנות את המסגרת הארגונית".

"האתגר המרכזי של מנהלי הפרויקטים: הפעלת אנשים"

ישראל מליחי, מומחה לשיפור ביצועים בארגון ב-WayMore, דיבר על מקומו של מנהל הפרויקט בארגון, או התמודדות במציאות מאתגרת. הוא ציין ש-"האתגר המרכזי של מנהלי הפרויקטים הוא להפעיל אנשים – הפעלה שממנה מגיעה המוטיבציה לעבוד. יש לגרום לעובד למוטיבציה, להבנה שהוא יכול להצליח – וגם להיכשל".

"מנהלי פרויקטים מסתכלים על התמונה הכוללת ועל כל התהליך, בו בזמן שאחרים מסתכלים על חלק מהפרויקט ועל המקום שלהם", הוסיף מליחי.

בהמשך הוא דיבר על מודל הגירוי-תגובה. "גירוי הוא משהו שמופעל שאין לבן אדם שליטה עליו, אוטומטי – אמירה, תנועה, טון דיבור, רעש וריח. הגירוי מוביל לתגובה – פנימית, רגשית או שכלית. המשפיעים על התגובה הפנימית הם מצב פיזי, נפשי, סביבה, זיכרונות, עבר וניסיון עבר", אמר.

מליחי ציין כי "תגובה רגשית מובילה לתוצאה מקרית או לא רצויה בעוד שתגובה שכלית מובילה, על פי רוב, לצתוצאה שאנחנו רוצים לקבל. בנוסף, בדרך כלל, תגובה שכלית ניתנת מתוך שליטה ורגשית היא בלתי נשלטת".

"התגובה הפנימית היא הדבר החשוב במודל, כי היא זו שקובעת", הוסיף. "המודל אומר שהתגובה הפנימית מותרת, אלא שצריכה להיות הפרדה בין ההרגשה לדרך הפעולה. להבדל הזה יש משמעות רבה".

בהמשך דבריו העלה מליחי את השאלה: מה קורה כשפוגשים התנגדות אקטיבית? "המענה להתנגדות היא פונקציה של איך מי שמקבל אותה תופס אותה", אמר. "למעשה, התנגדות היא מה שאני מחליט שהתנגדות היא. מדובר בהזדמנות, בבקשה למידע נוסף שיש לנצל אותה".