ארכיטקטורה – המפתח לאינטגרציה

התכנון האסטרטגי של מערכות המידע בארגון נועד להבטיח שהמערכות (חומרה ותוכנה) שיתווספו לארגון, יתמכו בתוכנית הגידול של החברה. המערכות חייבות להיות בעלות יכולת שילוב בין אגפיות כדי לאפשר לארגון לגדול בצורה מודולרית לאורך זמן, לאפשר גמישות לשינויים ושימור ההשקעות הנעשות במערכות המידע.

רק לאחר שמטרות הארגון מובנות, ניתן להתחיל ולנתח מהם סוגי השינויים שהארגון יעבור על מנת להשיג את יעדיו. בשלב זה יש להתוות את צורת ההתארגנות החדשה וכן את המערכות הנדרשות לתמיכה בכל תהליך השינוי החל מהמצב הנוכחי, דרך השינוי ועד לפעולה השוטפת לאחר מימוש המערכת וההתארגנות החדשה.

המוצר המרכזי של ניתוח ארכיטקטוני הוא אוסף של עקרונות שעל פיהם יתנהג הארגון בתחום מערכות המידע. ארכיטקטורה נמדדת בגמישותה לשינויים. עליה להיות יציבה מספיק כדי לעמוד בשינויים "רגילים" (לא שינויים דרמטיים כגון החלפת בעלות, מיזוג בעל משמעות, שינוי כלכלי רדיקלי חיצוני ועוד).

לדוגמה, שינויים בשיטות עבודה לייעול תהליכים או שינויים בסל המוצרים של החברה – יטופלו בצורה נאותה משום שהארכיטקטורה תתמוך גם בשינויים אלה, כיוון שהיא משמשת "בולם זעזועים".

מסגרת לטכנולוגיה

ארכיטקטורה כזו מהווה את המסגרת לטכנולוגיה המבטיחה כי המערכות שיתווספו לארגון בעתיד יתאימו במסגרת הכוללת וישתלבו במערכת הנוכחית.

התהליך מתחיל בשלב דרישות ההנהלה שבו מוגדרים גורמי ההצלחה הקריטיים של החברה. לאחר מכן מוגדרים גורמי ההצלחה של כל מחלקה בארגון ומותאמים עם גורמי ההצלחה הארגוניים. בהמשך, הארכיטקטורה חושפת דרישות לשורה של יישומים הנדרשים לתמיכה בגורמי הצלחה אלו.

שלב התכנון הארכיטקטוני יוצר רשימה של עקרונות מנחים לארגון כיצד לנהוג ביחס להוספת טכנולוגיות מידע בעתיד ומהם המרכיבים לבדיקה לקראת שילוב של כל יישום חדש או רכישת ציוד נוסף. רשימת עקרונות זו מבטיחה כי גם בלי ניתוח מעמיק של כל פונקציה בארגון היום, ניתן בעתיד לשלב פתרונות מקומיים במחשוב הכולל של הארגון.

ארכיטקטורת מערכות המידע דומה לתוכנית מתאר של עיר. ראשית יש להבין את אופייה של העיר. לדוגמה, ירושלים היא עיר מיוחדת במינה עם דרישות שונות לגמרי מעיר אחרת. המטרות העסקיות של ירושלים מצביעות על הצורך בעיר תיירות יפה, בה צריך לשמר את המורשת ההיסטורית והדתית על כל גווניה ומבניה. התהליכים העסקיים שלה כוללים הנחיות להשגת מטרות אלה וגם חוקים הנוגעים לבניה מתאימה בעתיד (למשל, חייבים לבנות בתי מגורים בשכונות מסוימות מאבן ירושלמית).

בניתוח הארכיטקטוני מוגדרים עקרונות מנחים (שימור אתרים היסטוריים, הבטחת המשכיות, שימוש באבן ירושלמית) וכיצד יבנו היחידות. נקבעים חוקים חשובים לפיתוח התשתית (כבישים מהירים, כבישים צרים חד-סיטריים או בהקבלה כוח מחשוב מקומי, ענן, אחריות לנתונים, אבטחה ועוד).

חוקי החלוקה לאזורים בעיר ידאגו לאזורים מסחריים, אזורי מגורים ואזורי קניות עם תשתיות מתאימות. הבתים הבודדים יבנו בהתאם לעקרונות. חומרה ותוכנה יתווספו רק אם יהיו תואמים לעקרונות המתאר. בתהליך כזה נוטלים חלק כל אנשי הארגון בכל הרמות בשיתוף מלא המבטיח את המחויבות של כולם לעקרונות שנקבעו.

לאפשר את השגת המטרות

התהליך התכנוני נמנע מלהיכנס לפרטים הקשורים ביישומים ובתתי מערכות – בדיוק כפי שתוכנית מתאר של עיר נמנעת מלעצב תכנון לכל בית ובית. זוהי תוכנית לבסיס טכנולוגי המאפשר תוספות ושינויים בחומרה ותוכנה בעתיד.

הדיון הפנים ארגוני, להבדיל מהשפעות השוק החיצוני, נעשה בשלבים. הוא מתחיל ונגמר בהבנת התהליכים הקיימים וההבנה בבעיות המונעות מהם להשיג את היעדים, וגיבוש השינויים והשדרוגים הנדרשים בהם כדי לאפשר את השגת המטרות.

הניתוח מסתמך על המודל הארגוני בעל ארבע שכבות שבתרשים:

בתרשים נוכל לראות כי כל שכבה נתמכת על ידי השכבות שמתחתיה, ונקשרת באמצעות עקרונות ארכיטקטוניים. הארכיטקטורה העסקית מתארת את השינויים הצפויים בארגון על מנת שהתהליכים בארגון יפעלו בהתאמה למטרות הארגון.

הארכיטקטורה המערכתית מגדירה את הדרישות של תהליכי העבודה מזרימת המידע. בשלב זה יוגדר אופי המערכת (ריכוזית, מבוזרת), הפונקציות החייבות לקבל פתרון, קשרים בין הפונקציות השונות, אחריות לנתונים ולתהליכי זרימת המידע ועוד. הסביבה הטכנולוגית תוגדר ברובד של הארכיטקטורה הטכנית: סביבת העבודה, עקרונות ממשקי אדם מכונה, אופי התקשורת, אבטחת המידע ועוד. התפקיד העיקרי של תכנון הארכיטקטורה הוא לתת יציבות לארבע השכבות.

אם בניתוח הכוללני הצלחנו להביא את כל ארבע השכבות לידי הגדרה שתיתן להן להיות בהתאמה ועל ידי כך לתמוך אחת בשנייה, הרי הארכיטקטורה מאפשרת לארגון לעבור את תקופת השינויים ולהתפתח בידיעה שמערכות המידע שלו תומכות בו, יציבות לשינויים ושומרות על ההשקעה הגדולה בהן.