ארבעת מרכיבי הארגון המייצרים אג'ייל מוצלח

כתב: דביר זוהר, מנכ"ל SIMPLE

הניסיון מראה כי אחד המפתחות החשובים ליישום מוצלח של אג'ייל, הנו הגדרה של ארבעה מרכיבים ארגוניים.

אחד מלקוחותינו, חברה המבצעת פרויקטים מורכבים, ניסתה ליישם Scrum. עד מהרה היא גילתה כי התהליך אינו עובד טוב. הצוותים היו תלויים אחד בשני ולא הצליחו לייצר שטף מהיר, היה צורך בשינויים תכופים במהלך הספרינטים, מנהלים עבדו באופן שוטף עם צוותי העבודה, כל שינוי דרש מעורבות של הצוותים ובשורה התחתונה, הארגון לא הפך להיות אג'ילי ומהיר כפי שציפו.

המפתח לשינוי הגיע מהגדרה חדה של ארבעה מרכיבים:

● שכבת העבודה – צוותי Scrum – הצוותים צריכים להיות ממוקדים בביצוע המשימות ולהתנהל בצורה עצמאית במהלך הספרינטים. השלמת תכולת הספרינט איננה משימה קלה והארגון צריך לצמצם למינימום את ההפרעות לצוות. ההשפעה על משימות הצוות מתבצעת רק בתכנון הספרינט או במפגשים תלת-חודשיים לטובת תכנון ארוך טווח, אך במהלך הספרינטים מרוכזים הצוותים בעבודה.

● שכבת הניהול הטקטי – שכבה זו כוללת את מנהלי הפרויקטים, את אנשי הנדסת המערכת והארכיטקטורה, את ה-PMO ואת מנהלי המוצר (PO). שכבה זו מיועדת לאפשר לצוותים לעבוד ללא הפרעות. היא זו שמטפלת בתעדוף המשימות, באפיון הדרישות, נותנת מענה ללקוחות לגבי מועדי סיום צפויים, דואגת לסינכרון המשימות בין הצוותים, מטפלת באיזון עומסים ודואגת לקידום הפרויקטים.

● שכבת הניהול האסטרטגי – כוללת את הנהלת הפיתוח והשיווק. היא זו שמחליטה על מפת הדרכים של המוצרים, על פורטפוליו הפרויקטים, היא זו שאחראית לבניית הארגון, לטיפול בנושאים כמו מוטיבציה וגיוס ומתערבת במקרים של בעיות עקרוניות.

● השקיפות והתקשורת הדו-כיוונית בין שלוש השכבות הארגוניות – זהו מרכיב קריטי שנועד בסופו של דבר לאפשר עבודה עצמאית, אך מסונכרנת עם כל אחת מהשכבות הארגוניות. מרכיב זה כולל את הכלים, את תהליכי העדכון, את המדידה ואלמנטים נוספים המאפשרים שקיפות לכל שכבות הארגון, כולל הבנה טובה של העדיפויות מחד ושל סטטוס הפרויקטים והמשימות מאידך.

ארגונים שונים בונים את ארבעת המריכיבים בצורה שונה, אך בסופו של דבר ארגון הרוצה להפיק את המירב מהגישה האג'ילית, חייב להגדיר תהליכים וכלים לכל אחד מארבעת המרכיבים.

SIMPLE עוזרת ללקוחות לרוץ מהר יותר בעזרת תהליכים וכלים פשוטים. החברה בונה סביבת ניהול אפקטיבית לכלל רמות הניהול, כולל תהליכים, כלים, שירותי PMO, הדרכות, וליווי לאורך זמן. SIMPLE מתמחה בהתאמת האלמנטים הנכונים מהגישות השונות כולל אג'ייל, Scaling Agile ,PMBOK ,CCPM ועוד, ויודעת ליישם כלים פשוטים כדוגמת JIRA ו-Smartsheet המאיצים את תהליך היישום.