היערכות לעתיד עם אוטומציה רובוטית של תהליכים

ההשפעה של אוטומציה רובוטית של תהליכים (RPA) על פעילות החברה ומיצובה התחרותי משמעותי במספר חזיתות: ערך כלכלי, יתרונות לכוח העבודה, שיפור האיכות והבקרה וביצוע גמיש.

למעשה, מתעלמים לעתים קרובות מכמה מהיתרונות הגדולים של RPA: קלות הפריסה והמהירות והזריזות שהיא מקנה לארגון. אבל בהתחשב בהפרעה הבלתי נמנעת שגורם RPA, מנהלים עסקיים צריכים להתמקד בעקרונות מפתח ליישום כמו: אוטומציה מלאה ככל האפשר, מיקוד בתהליכי מפתח הממקסמים את התפוקה ואת הזמינות לבקרה. RPA יכול לסייע לחברות להתארגן לקראת העתיד. זהו הבסיס למכונות לומדות, אינטליגנציה מלאכותית ומפעל אוטונומי.

מנהלים רבים שמעו על אוטומציה רובוטית של תהליכים תוך אינטרפרטציה שגויה בשל היעדר של רובוטים פיזית, תוכנת RPA היא כלי רב עצמה כדי לבצע משימות ידניות הגוזלות זמן רב ומבוססות על חוקים וכללים ברורים. הוא עושה זאת בצורה יעילה יותר על ידי צמצום זמן המחזור ובעלויות נמוכות יותר מאשר פתרונות אוטומציה אחרים.

בחירה קשה לעסקים

PwC מעריכה כי 45% של פעילויות העבודה יכולים להיעשות באופן אוטומטי, אוטומציה שתחסוך כשני טריליון דולר בעלויות כוח עבודה גלובליות.

מלבד יתרונות העלות והיעילות, תוכנת RPA קלה ליישום והטמעה ומקנה יכולות אג'יליות לארגון.

עד עתה, רוב יוזמות האופטימיזציה בעלויות ושיפור היעילות צמצמו עלויות באמצעות ריכוזיות וסטנדרטיזציה של תהליכים, שהפחיתה לאורך זמן את יכולת הארגון להגיב בזריזות לשינויים והזדמנויות עסקיות חדשות. המשמעויות של החלופות שבין עלות, יעילות וזריזות עסקית מציגות בחירה קשה לעסקים.

חברות ניסו להשתמש בניהול תהליכים עסקיים (BPM) וטרנספורמציה של התהליכים כדי לגשר בין החלופות. אבל פתרונות אלה נתקלו, לעתים קרובות, בהתנגדות במהלך היישום ולא מצליחים להשיג אימוץ נרחב ברחבי הארגון. לדוגמה, בעוד BPM יכול לייעל את זרימת תהליך ולמנוע זמני המתנה או השבתה בין שלבי תהליך, חלק מביצוע התהליך בפועל נשאר ידני במידה רבה.

באשר לטרנספורמציה תהליכית, חברות לעיתים נרתעות מהשינוי המסיבי והעלויות הדרושות כדי לעצב מחדש את התהליכים לנטוש שיטות עבודה קיימות.

מתן ערך משמעותי בזמן קצר

לשם השוואה, RPA מאפשר ליחידות עסקיות נפרדות בתוך החברה ליישם במהירות פתרונות דיגיטליים לתהליכים תוך מתן ערך משמעותי בזמן קצר וצמצום הסיכונים.

על ידי בנייה והטמעה של פעולות אינטליגנטיות ברמת היחידה העסקית, מנהלים יכולים לתמוך בשיפור תהליכים מקומיים ללא צורך בגיבוש סטנדרטים מרכזיים בכל החברה, ובכך להשיג יעילות וחיסכון בעלויות תוך שמירה על גמישות. תהליכים כאלה נפוצים בעיקר בניהול פיננסי, חשבונאות, ניהול משאבי אנוש, ניהול תמיכה ועוד.

לדוגמה, בחברה טכנולוגית בצמיחה גבוהה הממוקמת בקליפורניה עם הכנסות של שני מיליארד דולר, ערכו לאחרונה הוכחת היתכנות (POC) ליישום תפיסת תהליך RPA כחלק של תהליך הניהול הפיננסי והחשבונאי.

החברה בחרה מגוון של פעילויות ותהליכים במשרד הקדמי ובמשרד העורפי בדרגות מורכבות שונות. תוצאות ה-POC הציגו הפחתת עלויות (10%-15%), כתוצאה מהשינוי בתהליך, יכולת יישום של בקרות מתקדמות (בזמינות של 100%), צמצום בזמן המחזור הכולל של התהליך (חיסכון של כ-3,000 שעות) ויכולת להפנות משאבים ומיומנויות לפעילויות אחרות בעלות ערך מוסף.

על בסיס התוצאות האלו, החברה נערכת להרחיב את השימוש ב RPA לכלל הארגון, כך על פי PwC.

פתרון חדש לשיפור וייעול התהליכים העסקיים

בקנה מידה גדול עוד יותר, חמשת הבנקים המובילים בארצות הברית עסקו שנים בניסיונות להוריד עלויות תפעול בעיקר על ידי מיקור-חוץ והוצאת פעילות מגבולות המדינה (Offshore) אשר מיצו את עצמם.

לדברי PwC, החיפוש אחר פתרון חדש לשיפור וייעול התהליכים העסקיים, כיון אל בחינת RPA. באופן ספציפי הבנק בחן POC של טרנספורמציה דיגיטלית למערך ההלוואות שלו שחשף תוצאות דרמטיות של צמצום פעילויות ב-60% והפחתת מספר העובדים ב-30%, תוצאות שהביאו לתכנון "מפת דרכים" לטרנספורמציה דיגיטלית מלאה לכל תהליכי ניהול ההלוואה בבנק.

הדוגמאות הללו מראות את ההשפעה של יכולות ה-RPA על תפעול העסק והמיצוב תחרותי המשמעותי שלו במספר חזיתות:

הערך הכלכלי: RPA יכול להפחית עלויות תפעול ולהשיג מטרות של החזר ההשקעה (ROI) מהר יותר מאשר בגישה המסורתית שביישום מערכות ERP. שתי סיבות עיקריות לכך:
● אוטומציה של תהליכים בהשראת RPA היא מקומית ביחידה או פונקציה עסקית, ולכן ניתן ליישמה מהר יותר ומדויק יותר.
● RPA אינו דורש ניווט ואינטגרציה עם מערכות מורכבות ואינו דורש תכנות ברמה גבוהה. הכל בנוי על עבודה דרך ממשק המשתמש ללא צורך בהקצאת משאבים מיוחדת למסמכי אפיון מורכבים.

יתרונות כח העבודה: חברות יכולות לעבור ממודל ממוקד בעבודה אנושית למודל ממוקד בטכנולוגיה מפעילה ותומכת, ולהיות פחות מוגבלים על ידי עלויות עבודה, היצע עבודה וחקיקת עבודה. "כוח עבודה דיגיטלי" מסוגל לעבוד 24/7 ודורש פיקוח מוגבל והוא יכול להתרחב במהירות בתגובה לגידול בצרכי העסק האג'ילי של ימינו. בה בעת כוח האדם המיומן הקיים יכול להתפנות לפיתוח משימות חדשות, אסטרטגיות ובעלות ערך מוסף.

שיפור האיכות והבקרה: RPA מאפשר טרנספורמציה דיגיטלית לתהליכי בקרה ואיתור שגיאות ידניים ויקרים. כל שלב ופעילות בתהליך וכל גישה לנתונים משאירה "עקבות" ותיעוד לצורך בקרה. ניתן לשלב בתהליכים הנחיות בקרה, דרישות סף לפעילות והנחיות לזיהוי מהיר של טעויות ותקלות ובכך אף לשפר את שביעות רצון הלקוחות והפחתת מספר התלונות.

ביצוע גמיש: בניגוד ליוזמות המסורתיות של מערכות ה-ERP או טרנספורמציה יזומה אחרת לתהליכים עסקיים, בהם ניתן למדוד את ההצלחה לפעמים רק לאחר שנים, יוזמות RPA ניתן להטמיע במגוון מינונים גם בקנה מידה קטן המממש את היתרונות תוך מספר שבועות בעוד יתרונות של טרנספורמציות בקנה מידה גדול יותר עלולה לקחת 6 עד 12 חודשים.

לחברות יש גמישות להתנסות ב-RPA בקטן ולהתחייב באופן מלא מבוסס על עומק הטרנספורמציה שבה רוצה הארגון להמשיך.

כל חברה אשר בוחרת לאמץ טכנולוגיה הרסנית זו יחד עם ההזדמנויות שהיא מבטיחה, חייבת להיות מוכנה לנהל את השינויים המשמעותיים המאתגרים, הטכנולוגיים והתרבותיים שיבואו עמה.

על ידי אוטומציה של תהליכים, ארגונים יכולים להתמקד, להרחיב ו/או לצמצם את כוח העבודה. עם זאת, מנהלים בכירים יצטרכו להרגיע את חששותיהם של העובדים באשר לתפקידם העתידי על ידי הסברה והסטת המיקוד למשימות בעלות ערך רב יותר הכוללות חדשנות.