מערכות מידע – לא רק טכנולוגיה

בין אם אתה מנכ"ל או נשיא של חברה, בשלב מסוים אתה מוצא עצמך משקיע חלק נכבד מזמנך בעבודה על בעיה טכנולוגית.

הטכנולוגיה היא עמוד השדרה של ארגונים רבים היום; היא בו זמנית מהווה את היתרון העסקי שלך ואת המחסום לעסק שלך. והשאלות הנשאלות הן איך אתה ממיר את בעיות הטכנולוגיה שלך לפתרונות? איך אתה עובר מכישלונות בפרויקט להצלחה? איך אתה הופך ממובל למוביל, איך אתה מיישם פתרונות שונים המהווים Best Practices לעבודה בהרמוניה?

התשובה טמונה בפרדיגמה, שאותה אני מכנה  "מערכות מידע – לא רק טכנולוגיה" .

"מערכות מידע – לא רק טכנולוגיה" מביא את המוח השמאלי ואת המוח הימני לחשוב יחד כדי להשיג פתרונות טכנולוגיים שהם מותאמים ליעדים העסקיים. זו גם גישה הוליסטית אשר תוכל לשפר את הניהול הארגוני של הפתרונות באמצעות ההתאמה הנכונה בין אנשים, תהליכים ושיטות עבודה מומלצות (Best Practices), תוך התבססות על פתרונות שכבר קיימים.

לעמוד בדרישות עסקיות משתנות

האתגר העומד בפני ארגונים רבים הוא לעמוד בדרישות עסקיות משתנות ודינאמיות, ולהתבסס על מערכות מידע טכנולוגיות מורכבות.

ההכרה שטכנולוגיית המידע הוא גורם הצלחה קריטי לעסק מחייבת לדאוג לפעילותה התקינה. כדי שאסטרטגיית מערכות המידע תהיה מתואמת עם הביזנס, נדרש ליצור ערך מוסף עסקי על ידי מעורבות עסקית משמעותית ושיפור התקשורת הבין-ארגונית.

בניית פורטפוליו יישומים מותאם לצרכים העסקיים דורשת הקצאת תקציבים משמעותיים, ולכן שליטה במורכבות במבנה העלויות באופן אופטימלי.

מניעת שימוש לרעה במערכות המידע דורשת אבטחת סביבת מערכות המידע באופן אפקטיבי.

חייבים להשתחרר מהמגמה לתקן את העבר

ועדיין נשאלות השאלות על ידי המנהלים העסקיים:
● האם אני מקבל את המקסימום מההשקעות ועלויות טכנולוגיית המידע?
● אנו משקיעים הון בטכנולוגיות המידע אך עדיין קיים עיכוב  קבוע של שנים בהכנסת מערכות חדשות – איך זה יכול להיות?
● באופן עקבי אין אנו מצליחים לקבל את התוצאות המקוות ממערך טכנולוגית המידע שלנו – כיצד ניתן לשפר את הביצועים של קבוצת טכנולוגית המידע שלנו ולהבטיח שממאמציהם מכוונים למטרה נכונה?
● כיצד ניתן להפחית עלויות קבועות הכרוכות במערך טכנולוגית המידע?
● מדוע אנשי מערך טכנולוגיית המידע מדברים בשפה אחרת מזו של שאר הארגון?

בשורה התחתונה לרוב העסקים מסתבר שהמודלים התפעוליים של מערכות המידע היום לא תואמים את דרישות העסקים של המחר. מנהלי מערכות המידע חייבים להשתחרר מהמגמה לתקן את העבר ולעבור לשיתוף אקטיבי בתהליכי התכנון העסקי העתידי של חברותיהם ולהתמקד על הפעילויות הבאות:
● מקסום הערך של נכסי טכנולוגיית המידע.
● הורדת המורכבות של טכנולוגיית המידע.
● מיקוד המאמצים לחידושים טכנולוגיים לטובת הצרכנים.
● יצירת ארגון מערכות מידע אסטרטגי.

ניהול מערכות מידע בארגון היום מאתגר את ציבור המנמ"רים באופן מעיק ובלתי מתפשר. קיים פער ציפיות בין הנהלת החברה ובין יכולת המנמ"ר לעמוד בהם.

מנמ"רים לא מעטים נדרשים להקטין סיכונים עסקיים, לנהל את הפעילות השוטפת ובנוסף גם לספק ערך עסקי. הצורך של ארגוני מערכות המידע להגיע לרמות גבוהות יותר של בשלות ארגונית, הופך דחוף יותר באקלים העסקי הנוכחי. כמו כן, מנמ"רים נדרשים לתפקד כשותף עסקי לכל דבר ולספק אסטרטגיות מערכות מידע זריזות כדי לשמור על התחרותיות של העסקים.

אין גבול ליכולות הטכנולוגיות

אין גבול ליכולות הטכנולוגיות, אך פרויקט יישום של מערכות מידע הוא לא רק טכנולוגיה, נדרש ממשל ניהולי (Governance) הכולל מחויבות הנהלה, מוכנות הארגון ומעורבות הלקוח וניהול פרויקט שיטתי לעמידה במשימה.

חברות שתכשלנה בטרנספורמציה של ארגון מערכות המידע שלהן תפגרנה אחר מתחריהם בשוק העסקי ותעמדנה את הצמיחה העסקית שלהם בסכנה.

כדי להתחיל את המעבר, החברות צריכות להתרכז בשלושה תחומים בהם טכנולוגיית המידע מייצרת ערך לבעלי המניות:
● השגת מצוינות תפעולית בתחום מערכות המידע – מעבר לתפעול יותר אפקטיבי ויעיל.
● שימוש במערכות המידע כמאפשר (Enabler) של טרנספורמציה עסקית – תמיכה בתהליכים עסקיים משופרים ושיפור שרשרת הערך העסקית.
● יצירת פריצת דרך בשימוש בטכנולוגיית המידע בפיתוח מוצרים ושירותים חדשניים המבוססים עליה.

המנהלים הבכירים בעסק ובמערכות המידע שלו מסכימים בדרך כלל על הכוונות, אך בדרך כלל לא מסכימים על הביצוע.

המנהלים העסקיים והמנמ"ר מכירים בקריטיות של מערכות המידע וחשיבותן בעיצוב ה"נוף" התחרותי. אך האתגר היה ונשאר במימוש ההבטחות.

גישת "מערכות מידע – לא רק טכנולוגיה" מתייחסת להבנת צרכי השוק לאור השינויים המהירים שהוא עובר, לתכנון האסטרטגי העסקי והטכנולוגי, למבנה הארגוני, לתהליכי הניהול והבקרה, לתפקידי הניהול התפעולי, ניהול הפרויקטים, ניהול השירות, ניהול הגורם האנושי, ניהול התשתיות, ניהול האיכות, ניהול החדשנות, הטרנספורמציה הדיגיטלית והמהפכה התעשייתית הרביעית הנגזרת ממנה, הענן, הסייבר, ה-Big Data, הרובוטיקה והערך העסקי של כל אלה.

המטרה העיקרית של "מערכות מידע – לא רק טכנולוגיה" היא להשיג את התיאום הארגוני הטוב ביותר האפשרי עם הלקוח, באימוץ מושכל ביותר של פתרונות טכנולוגיים לעסק.

למרות ש"מערכות מידע – לא רק טכנולוגיה" מורכבת מדברים רבים, מעל לכל, היא תכונה מבנית שבמידה רבה מקלה על התקשורת בין מחלקות ארגוניות, תוך הבטחת הערך המירבי של מידע המועבר.