Corporate YouTube: איך לנהל את הסרטונים הפנים-ארגוניים טוב יותר?

כתב: אורן שמולביץ, מנכ"ל סינקופה (Cincopa)

וידיאו כיום משמש ארגונים לצרכים שונים – שהנפוץ ביותר הוא לפעילות חיצונית כגון שיווק וקשרי לקוחות. אולם קיימים גם שימושים פנים-ארגוניים (Corporate Video) דוגמת סרטוני הדרכה, הכשרת עובדים, אירועים מקצועיים בחברה, לייב וידיאו של ישיבות מנקודות שונות, סרטוני דמו ופרזנטציות. בצורה כזו ניתן לחלוק מידע יקר ערך עם העובדים וליצור מערכת תקשורת טובה בתוך הארגון עצמו, והשאלה היכן לאחסן את הסרטונים ובאיזה ממשק הם ישתמשו.

אין מדובר בשאלה טכנית בלבד אלא יש לכך משמעות רבה מבחינת היכולת של העובדים לגשת למידע בצורה קלה וידידותית יותר ולהפיק מכך ערך רב יותר. בניגוד לשמירת קבצי טקסט למשל, הרי סרטוני וידיאו מורכב מאוד לשמור על גבי הרשת הארגונית, משום שמדובר בקבצים כבדים יותר, קיים קושי לאתר סרטונים וגם האפשרות לצפות בהם מחייבת לעיתים שימוש בפס רחב במיוחד אם העובדים נמצאים מחוץ לארגון.

קיימות כיום שלוש אפשרויות לשמור וידיאו:

● שירותי אחסון חיצוניים לשיתוף מידע דוגמת YouTube או Dropbox.
● מערכת ניהול תוכן וידיאו (לרוב זוכה לכינוי "Corporate YouTube").
● רשתות חברתיות המציעות שיתוף קבצי ויז'ואל דוגמת SlideShare.

בארגונים רבים הנטייה של מנמר"ים ומנהלי רשת היא לאחסן את הסרטונים על גבי יוטיוב (YouTube) וכך להעלות סרטונים בקלות, לצפות בהם ולשתף עובדים נוספים. אין ספק כי מדובר באופציה קלה ופשוטה, כאשר כל אחד יכול באמצעות חשבון הגוגל (Google) לפתוח ערוץ (Channel) ולהקים תוך מספר שניות עמוד ממותג ואפשרויות שיתוף שונות. אמנם יוטיוב מגלם יתרונות, אך צריך לזכור שיש הבדל בין להעלות סרטונים שיווקיים ופרסומים לבין העלאת סרטונים שעלולים להכיל מידע עסקי רגיש.

לא תמיד ניתן לטשטש היכן עובר הקו בין מידע רגיש לבין מידע ציבורי, ועובדים עלולים להעלות לערוץ סרטונים פנים ארגוניים המכילים חומר רגיש שחיפוש פשוט מצד המתחרים עלול לחשוף אותו אליהם. אמנם קיימת אפשרות לאחסן סרטונים ב-Mode של חומר פרטי, אך עדיין קיים בכך סיכון גדול מדי לארגון.

בעיה נוספת נעוצה בעובדה כי אינו מתממשק עם מערכות ארגוניות קיימות, וכך לא ניתן להעלות חומרים בצורה פשוטה וקלה. בנוסף הממשק של יוטיוב הוא יחסית מאוד שמרני ואינו מציע בחירה של תבניות (Templates) להצגת סרטוני הווידיאו.

לכן כדאי לשקול אפשרות להטמיע מערכת VCMS (ר"ת Video Content Management System) המאפשרת להטמיע "ספריית סרטונים ארגונית", וקיימות אפשרויות שונות (דוגמת סינקופה) המציעות מגוון פיצ'רים שימושיים לאחסון והקמת פורטל ארגוני שלם להעלאה, שיתוף והצגת וידיאו ארגוני (לדוגמא לחץ כאן) הכוללים:

● תבניות (Templates) – הצגת תבניות המאפשרות לבחור ממשק נוח וקל לצפייה, ובעיקר לארגון כמות גדולה של סרטונים בהתאם לקטגוריות, דפדוף ומעקב.
● אנליטיקס – קבלת נתונים אודות הצפייה בסרטונים ומידע יקר ערך הכולל איזה עובדים צפו בסרטונים, אחוזי נטישה, שיתוף הווידיאו עם עובדים אחרים ועוד.
● התממשקות עם מערכות ארגוניות נוספות – חיבור למערכות שונות המאפשרות לשלב סרטוני וידיאו קיימים כגון Salesforce, מערכות , Slack, ERP ועוד.
● אפשרות להעלות מספר רב של סרטונים במהירות באמצעות FTP.

היכולת להעלות פורטל ארגוני מלא הכולל כלים אלה יהפכו את הסרטונים שלכם לכלי יעיל וחיוני יותר לבניית תקשורת פנים-ארגונית טובה יותר.

הכותב משמש מנכ"ל סינקופה המציעה פלטפורמה ל-Video Marketing ויצירת סרטונים לחכמים יותר.