מהם המנועים שתורמים להעלאת ערכו של מנהל ה-IT?

ניהול IT ממוקד ערך בנוי על ארבעה "מנועים" המאפשרים לבצע באופן יציב, עקבי וחוזר על עצמו פעילויות ניהול מערכות מידע להשגת ערך.

ה"מנוע" הוא אוסף המשאבים שניתן להקצות כדי להפיק תוצאות, להבדיל ממדידת הביצוע המתמקדת באופן הביצוע והתוצרים המתקבלים.

במבט על, "מנועי" הניהול הם:
● ניהול ה-IT כעסק.
● ניהול תקציב ה-IT.
● ניהול יכולות ה-IT.
● ניהול ה-IT להשגת ערך עסקי.

כאשר ה"מנוע" של ארגון ה-IT מתחיל לפעול, נקבעות האסטרטגיות לניהול ה-IT כעסק.

כמו בכל עסק, ל-IT יש לקוחות, מוצרים ושירותים, וקיים הצורך להשגת החזר להשקעות בפיתוח ותחזוקת מערכות. כשארגון מערכות המידע מתחיל לחשוב יותר עסקי, הנהלתו תגלה כי הארגון כבר לא מנהל מרכז עלות מבודד משאר החברה והעולם החיצון.

יכולת ה-IT היא במרכז הפעילויות, ושותפה באחריות לערך העסקי של עסקי החברה יחד עם שאר חברי הנהלתה: האסטרטגיים והתפעוליים.

יש חברות הממצבות את ה-IT שלהן כמפתח ליתרון תחרותי בתחום המוצרים והשירותים שלהן. הן מתבססות על רשימה קצרה של יכולות בהן החברה חייבת להצטיין כדי להצליח.

מערכות מידע מוסיפות ערך באמצעות שני מנגנונים עיקריים:
● הבטחת המשכיות עסקית – בעיקר על ידי הפתרונות הקיימים.
● מתן אפשרות לעסק להשתנות – על ידי שינוי עסקי היוצר שיפור ומגדיל את היעילות.

להפוך לארגון שירות אמיתי

המטרה של ארגון מערכות מידע הינה להפוך לארגון שירות אמיתי, הפועל כמו עסק. וזאת בזכות היכרותו הטובה את צרכי הלקוחות הפנימיים שלו ומתאים עבורם פתרונות תוך הפחתת עלויות.

התוצאה הנלווית לניהול ה-IT כעסק הינה התקציב, כך שה"מנוע" הבא הוא ניהול תקציב ה-IT. הפרויקטים והתפעול המתמשך דורשים הקצאת תקציבים.

בארגוני IT "בוגרים" מנוהל ומבוקר תיק התוכניות והפרויקטים באמצעות ניהול המשאבים המוקצים להם במסגרת התקציב על בסיס ההלימה עם היעדים והאסטרטגיה הכוללת של החברה.

התקציב "מתדלק" את ארגון ה-IT לצורך ניהול יכולות ה-IT בו. "מנוע" זה כולל את הפעילויות יוצרות הערך של עסקי ה-IT. לכל עסק ישנם נכסים ושרשרת ערך המשמשים ליצירת הערך. באופן דומה, יכולות ה-IT כוללים את הנכסים ושרשרת הערך שלהם.

ישנם סוגים שונים של נכסי IT הדורשים ניהול: תשתיות, אנשים, קשרים וידע. ניהול נכסי התשתיות דורש תחזוקה גמישה ויעילה של רשתות תקשורת, מערכות אחסון, מעבדים, תחנות עבודה אישיות ומערכות תוכנה בסיסיות.

להבטיח שהערך אכן ממומש

ארגון ה-IT מכוון להשגת ערך עסקי. נדרשים מדדים לוודא שהיעדים מושגים ואלה מובילים ל"מנוע" המסכם; ניהול ה-IT להשגת ערך עסקי.

בעוד שבעבר ה-IT דיווח על זמני תגובה ומדדי תפעול טכניים, הרי שהיום ארגון ה-IT נדרש לפתח ולהטמיע מדדים של ערך עסקי. מה שחשוב היום הוא האם השקעה ב-IT השפיעה על ה"שורה התחתונה"? ארגון ה-IT  נדרש היום לנהל את השקעותיו כדי להבטיח שהערך אכן ממומש.

המדד הבסיסי של ערך עסקי הוא דולר או שקל , או במקרה של המגזר הציבורי הוא איכות השירות לאזרחים וללקוחות. ההערכה יכולה להתבסס על שיפורים בניהול המלאי, הגדלת נתח השוק או חסכון בהוצאות תפעול הנובעות מאוטומציה של תהליכים. אך, בסופו של היום, כדי להבין את החזר ההשקעה ב-IT, אנו זקוקים למערכת מדידה מוניטרית עסקית או מדידת רמת שירות למגזר הציבורי.

המעגל נסגר כאשר מנהלי ה-IT מדווחים על הערך העסקי המושג ויכולים עתה ללמוד לקחים מהתוצאות, להתאים תוכניות עסקיות ולהציב מטרות, יעדים, אסטרטגיות וטקטיקה חדשים על בסיס נתונים מדידים.

מצוינות מושגת בשלבים, בתהליך המייצג שיפור מתמיד בחמש רמות בגרות בכל ארבעת "מנועי" הניהול.

● ברמה ההתחלתית, אין אסטרטגי, תקציב ומדידה כלשהי – זהו מצב של "כאוס", ה-IT מפגר בלוחות הזמנים בחודשים רבים וקיים חוסר אמון של הלקוחות העסקיים בו.
● ברמה הבסיסית, ארגון ה-IT מתחיל להתארגן, הוא מהווה מרכז עלות עם תקציב, הוא מתחיל לספק מוצרים ושירותים באופן אמין יותר, לזהות את ההוצאות הישירות והעקיפות ולהתמקד בעלות הכוללת למחזור הפיתוח (TCO).
● רמת הביניים מציגה שיפורים נוספים על ידי בחינה פורמלית על אופן ההחזר להשקעות (ROI), ייזום פרויקט לפיתוח נעשה על בסיס CASE עסקי, היעילות התפעולית גדלה ועלויות התפעול מתחילות לרדת.
● ברמה המתקדמת, ארגון ה-IT הופך למרכז השקעות המייצרות ערך, שיתוף פעולה עם הלקוחות העסקיים בתהליכי הייזום, האפיון והבדיקות, משפר את איכות המוצרים והשירותים ואת שביעות הרצון.
● וברמה האופטימלית, ה-IT הופך למרכז ערך יזמי הגורם לחסכון תפעולי בשימוש בחדשנות טכנולוגית ויוצר יתרון תחרותי בשוק. מוכר כהתמחות ליבה של העסק.