על ארכוב, ניהול, חיפוש וביעור מידע

כתב: רוני כפטל, סמנכ"ל שירותים טכנולוגיים בקומוולט (Commvault) ישראל

בכל יום נוצרים נתונים, אשר הופכים למידע בעל ערך עסקי יקר לארגון. המידע נאגר במערכות המידע, משוכפל למערכות תומכות ובסופו של דבר עובר למאגרי האחסון השונים ולסביבות הגיבוי וההתאוששות מאסון. עם הזמן ערכו של המידע יכול לרדת אך הגישה אליו חייבת להישמר.

דוגמה טובה יכולה להיות חשבון הדואר האקלטרוני שלנו. כאשר קיבלנו מייל חשוב לנו לקרוא אותו, להגיב או לתייקו ולחזור אליו במהלך השבועות הקרובים. אך לאחר מספר חודשים, רלוונטיות המייל אינה כפי שהייתה בעבר. ולמרות זאת, אנו נרצה לשמור על היכולת למצוא אותו ולשלוף ממנו נתונים בזמן סביר.

מערכות המידע היום אוגרות מידע רב, חלק מהמידע מוזן על ידי המשתמשים וחלקו נוצר ונשמר על ידי מכונות, ועל כן קצב יצירת המידע גדל והולך עם ההתקדמות של יכולות העיבוד ויצירת המידע.

מידע עדכני דורש גישה אחרת מן המידע הארכיוני

מערכות המידע המודרניות אינן יכולות להתייחס לכל המידע באופן דומה. מידע עדכני דורש מהירות גישה אחרת מזו הדרושה עבור גישה למידע הארכיוני ולכן נדרש עבורו אחסון מהיר יותר וזמינות Online. מידע ארכיוני ניתן להעביר למערכות דיסקים איטיות וזולות יותר אפילו ואף לאחסון Offline מבוסס ענן או טייפ.

גם מדיניות ההגנה על מידע משתנה בהתאם לגיל המידע ולסטטוס שלו. למשל, מידע שהמשתמש מחק ניתן לאחר תקופה מסוימת למחוק גם ממערכת הגיבוי, או לשמור בארכיון רק גרסה אחת הרלוונטית לנו. מסיבות אלו ועוד רבות מדיניות הגיבוי והארכוב בארגון חייבות להיות משולבות זו בזו.

ארגונים רבים מיישמים מדיניות של גיבוי כל המידע לשנים ארוכות ושמירה של כלל המידע בארגון במדיניות זהה, גם כאשר מספיק שהמידע יאוחסן בארכיון. החסרונות העיקריים של שיטה זו באים לידי ביטוי בעלויות האחסון והגיבוי ההולכות וגדלות עם הצטברות המידע לאורך שנים וביכולת שחזור בעייתית ואיטית במקרה של דרישת מידע ארכיוני מהגיבוי.

רק מידע בעל ערך עסקי

המדיניות המומלצת תהיה לשמור באחסון רק מידע בעל ערך עסקי, כלומר מידע עדכני, וכל מידע אחר להעביר למערכת ארכיון צוברת על אחסון זול תוך כדי שימור יכולת גישה שקופה למשתמש או לאפליקציה ושימור יכולת החיפוש בארכיון. כיום פתרונות קומוולט מאפשרים יישום מדיניות זו גם עבור מידע לא מובנה כגון קבצים ומיילים, ועבור מידע מובנה כגון בסיסי נתונים ומערכות ERP וניהול מסמכים כגון סאפ (SAP), אורקל (Oracle) ו-SharePoint.

כאשר מדיניות הארכוב שלנו מיושמת כפי שצריך, ניתן בקלות לתאם את מדיניות הגיבוי ולקצר אותה לטובת גיבוי תפעולי על פני הפיכת מערכת הגיבוי למערכת הארכיון של הארגון.

דוגמה טובה תהיה דוגמה של מערכת דואר אלקטרוני בארגון מסחרי גדול. בארגון זה מדיניות ההגנה של שרת הדואר היא רק 30 ימים, וזאת עוד באמצעות Snapshots של האחסון. כל מייל שנשלח או התקבל לפני יותר מ-30 ימים עובר אוטומטית לארכיון ונשמר שם בהתאם למדיניות השמירה הארגונית. בארכיון ניתן לחפש את המידע והוא זמין למשתמשים דרך ממשק ה-Outlook הסטנדרטי שלהם.

היתרון המרכזי בפתרון של קומוולט הינו שילוב בין מספר יכולות במוצר אחד. הגיבוי והארכוב משולבים ביחד עם יכולות רפליקציה, חיפוש ויכולת ניתוח ויצירת Snapshots באחסון.

בפעולת סריקה אחת קומוולט מאפשרת גיבוי וארכוב של המידע תוך שימוש באינדקס אחיד אשר מאפשר את ניהול מדיניות השמירה של המידע בהתאם לתוכן וסוג המידע וכן מאפשר יכולת חיפוש אחיד בין המידע המאורכב למגובה ממקום מרכזי אחד.

יישום נוסף של פתרון ארכוב הוא ביעור מידע. ביעור מידע נדרש לעיתים כאשר מידע הגיע לגיל או סטטוס מסוים אשר אינו דורש יותר שמירה או שנדרש למחוק אותו על מנת שהארגון לא יידרש להציגו אם אינו חייב. כאשר אנו מסוגלים לזהות מידע בר ארכוב במערכת ולנהל עבורו מדיניות שמירה, אותו התהליך משמש אותנו לביעור על ידי ארכוב ויישום מדיניות שמירה של אפס ימים.