"מקבל חשבונית דגיטלית מהספק? נדרשת פעולה מצדך!"

"החשבונית הדיגיטלית מציבה אתגר טכנולוגי לגורם השולח אך גם לגורם המקבל, מעטים יודעים שמקבל החשבונית נדרש גם הוא לפעולה רגולטביות עם קבלת החשבונית בדואר אלקטרוני", כך אומר חיים וינר מנכ"ל משותף ב-VRTech ישראל.

לדברי וינר, "מעט גורמים במחלקות ה-IT והכספים יודעים שהחשבונית הדיגטליות שהם מקבלים מספקים שונים נדרשות להישמר בצורה דיגיטלית ובארכיון סדור – לפי הרגולציה המופיעה בחוזר מס הכנסה מס' 2004 /24".

"יתרה מכך מעט מהארגונים מנצלים את מצב הצבירה הדיגיטלי של החשבונית כדי לשנע אותה במהירות בתוך תהליך העבודה הארגוני", אמר.

"המדפסות עדין עובדות קשה במחלקות הכספים, החשבוניות כמעט תמיד מודפסות לנייר ובכך מאבדות את תוקף המשפטי שלהן, והן מועברות ידנית בין הגורמים השונים כדי לאשרן לתשלום".

כדי להשלים את מופע האבסורד הזה, מסביר וינר, "החשבונית שהודפסה נסרקת עם ההערות עליה למערכת כדי לשמש כאסמכתא בארכיון הארגוני.  VRTech שמה לה מטרה לשנות את המצב תוך מתן פתרון מדף לרגולציה הנדרשת ממקבל החשבונית".

"בעזרת המוצר החדשני, DocumentRouter, המפותח כאן בישראל, ניתן לשלוט במבול חשבוניות דיגיטליות המתקבלות בארגון ולשמר אותן במצב צבירה דיגיטלי כנדרש ברגולציה".

VRTech

"DocumentRouter קולט את הודעות הדוא"ל המגיעות מספקים שונים וכוללות את החשבונית הדיגיטלית או קישור אליהן".

"החשבונית נבדקת לתקינות אל מול ההחתימה הדיגיטלית המצורפת לה. כל חשבונית שאינה כוללת חתימה דגיטלית או החתימה הדיגיטלית אינה תקינה – נדחית על הסף. החשבוניות התקינות נקלטות לארכיון דינאמי המסדר אותן לפי הקריטריונים הנדרשים".

"הגורם הרלוונטי בחברה מקבל הודעה על הגעת החשבונית בדוא"ל ופותח אותה בקלות על ידי לחיצה על הקישור המוביל ישירות לארכיון החשבוניות, כך שהחשבונית הדיגיטלית מגיעה לתיבת הדואר של הגורם המטפל תוך דקות בודדות מרגע קבלת החשבונית מהספק".

"שולח החשבונית מקבל אישור עם אסמכתא על קליטת החשבונית, כך שבפניות עתידיות לארגון הוא יכול לציין את מספר האסמכתא כדי לבדוק מה קורה עם הטיפול בחשבונית שהועברה".

לסיכום מסביר וינר כי "המערכת מבוססת על שרת הדואר האלקטרוני הקיים בארגון, ולכן השמת המערכת אינה מחייבת הכנת תשתית חדשה כזאת או אחרת, מה שהופך את תהליך האינטגרציה של DocumentRouter בארגון למיידי".

לקוח מספר

לדברי משה פרוכטר, מנמ"ר עמיר שיווק והשקעות בחקלאות, "כדי לעמוד בשטף החשבוניות הדיגיטלית המגיעות לארגון רכשנו את Document Router – המוצר החדשני של VRTech".

"המוצר קולט חשבוניות ומסמכים דיגיטליים. מבצע תהליך בדיקה, ארכוב והפצת החשבונית לגורמים המטפלים בארגון. כל זאת בצורה אוטומטית לחלוטין וללא מגע יד אדם".

"כך שיפרנו את המענה לספקים שלנו ואת הפצת המידע בתוך הארגון"