"כל המחקרים מראים שרוב העובדים רוצים להיות יעילים"

"כל המחקרים מראים שרוב העובדים כן רוצים להיות יעילים, ואני בתפקידי צריכה לסייע להם להיות כאלה, כשהמטרה הסופית היא הרי לתת שירות טוב יותר לאזרח. בשביל זה אני מנהלת ידע, וכדי להשיג את זה הובלתי שינוי תפיסה. פעם היו תופרים חבילת פתרונות לכל יחידה, והחלטנו שצריך לשים לזה סוף ולהגדיר רק מערכת ניהול ידע אחת לכולם עם התאמות לכל יחידה", כך סיפרה מייסא זועבי, מנהלת תחום ידע ומידע באגף תכנון מדיניות ואסטרטגיה במשרד המשפטים בעת שתיארה את השינויים שעובר כיום המשרד במעבר ובשינוי תפיסת העולם שלו שמובילה לאחידות ותקן.

זועבי הייתה אחת מבין הנואמים שעלו על בימת KMDM 2018, הוועידה השנתית לאסטרטגיית ניהול הידע והמידע הארגוני. בכנס שהופק כמו בכל שנה בידי אנשים ומחשבים, השתתפו מאות אנשי המקצוע שהגיעו לאולם האירועים לאגו שבראשון לציון.

היא סיפרה שהיא גילתה עם כניסתה לתפקיד שבפניה עומדים שלושה חסמים – תרבות ארגונית, תהליכים וטכנולוגיות. "בהתאם בנינו מתווה שעובר בין ניהול תוכן, בניית פורטלים, הקמת קהילות ידע, ניהול ידע לנותני שירות, שימור ידע מפורשים ובסופו של דבר גם הפקת לקחים. זה בא מכך שהיו 26 יחידות מקצועיות שכמעט אין קשר ביניהן, עם מאות מתמחים שמתחלפים בכל שנה, וכל פעם צריך להכשיר מחדש וללמד מה לעשות, וברגע שמוכנים נגמר הזמן, וצריך להתחיל עם דור חדש. כדי לעזור בתהליך אחד הצעדים הראשונים היה למנות מובילי ידע ביחידות שנעשה לשתי מטרות: שיהוו סוכני השינוי ויספקו סיוע מקצועי", אמרה זועבי.

ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledge. צילום: עופר ועקנין

"עוד לא השלמנו את מה שאפשר לעשות עם הרשתות החברתיות"

ד"ר מוריה לוי, מנכ"לית ROM Knowledge, שהנחתה את הכנס יחד עם אשר גליקמן, דיברה על המגמות העתידיות בניהול הידע בארץ ובעולם. "אנחנו עושים הרבה יותר שיתוף עם רשתות חברתיות ועוד לא השלמנו את מה שאפשר לעשות עם זה. אנחנו גם מרבים בשימוש באפליקציות, וזה יפה, אבל זה גם כבר כאן. העתיד השלישי שכבר כאן הוא עולם הדיגיטציה עם יותר טפסים מקוונים ויותר שירותים מקוונים וגם יותר תכנים מקוונים אבל השאלה היא מה יהיה השלב הבא", היא אמרה.

לטענתה, הבינה המלאכותית משנה ותשנה עוד יותר את התחום. "זה באמת כבר כאן עם לימוד מכונה ולימוד מעמיק, וזה משפיע עלינו אנשי ניהול הידע – יש כבר בוטים ומנועי חיפוש שיודעים להבין את השפה שלנו הרבה יותר טוב, אבל אני לא ממש מתרגשת, כי זה לא ממש יביא שינוי. ההיבט היותר חשוב שהוא שמקורות הידע לא יהיו אנשים בלבד אלא גם מכונות, אולי לא בכל ארגון ולא בכל שבוע, אבל זה יגיע וצריכים להיות מוכנים", הסבירה לוי.

היכן יהיה השינוי הגדול ביותר?

והיכן יהיה השינוי הגדול ביותר? לדעתה הוא חייב לבוא בהקשר של הטלפונים עצמם. "הקפיצה הבאה במובייל תהיה שינוי בשיטת הגשת המידע. אנחנו צריכים קפיצה טכנולוגית כדי שניתן יהיה לקרוא את המידע גם בנדל"ן הקטן הזה. ואז אולי גם יהיה לנו האומץ להתחיל לכתוב יותר, אז גם אולי נתחיל לדבר עוד יותר על שיתוף ידע", היא סיימה.

ד"ר פהידון חדידסאבס, מנהל אזור המזרח התיכון של HyLand/. צילום: עופר ועקנין

ד"ר פהידון חדידסאבס, מנהל אזור המזרח התיכון של HyLand, הציג את פתרון ניהול הידע של החברה OnBase אותו משווקת בארץ תים מערכות. לדבריו מדובר במוצר שאחד הדברים המייחדים אותו הוא התנהלותו כבסיס נתונים. "זו פלטפורמת ידע אחת לארגונים לניהול תוכן ולניהול תהליכים. עמודי התווך הם העמודים הבסיסיים של עולם התוכן: לכידה, ניהול, גישה, שילוב במערכות, בחינת מדדים ואחסון המידע, ואנחנו מציעים איתם למעלה מ-300 מודולים. זו פלטפורמה שמבטיחה אבטחה, גישה למובייל וזה פתרונות שעובדים בענן או בהתקנה מקומית – וזה עוד דבר שמבדיל את החברה שלנו", הוא אמר.

הוא סיפר כי יש ל-OnBase פתרונות שמתאימים לווריטיקלים שונים, ומכיוון שאין צורך בכתיבת קוד, ההחזרה על ההשקעה גבוה ומהיר. "אחד הכלים החשובים ביותר בעידן הדיגיטלי הוא מיכון וזה אומר אצלנו רובוט עם טכנולוגיה חדשה שיכול לחקות את מה שהאנשים עושים עם הטפסים עצמם, והוא יכול להחליף עבודה ידנית. מדובר בפעולות שחוזרות על עצמן שוב ושוב יום אחר יום, כך שגם העובד אמור להיות מרוצה כי הוא יכול להתפנות לעבודות חשובות יותר", הוא אמר.

יקי אלמוזנינו, מנהל מערכות מידע בנובל אנרג'י. צילום: עופר ועקנין

"לחבר בין כמות ענקית של עובדים ושל ארגונים מהרבה ארצות"

יקי אלמוזנינו, מנהל מערכות מידע בנובל אנרג'י, האחראי על תשתיות ה-IT הימיות בחברה, הביא נקודת מבט ייחודית בסיפור על ניהול ידע בפרויקט גלובלי בקנה מידה גדול – הסיפור של אתר לווייתן. "זו חברה שצריכה לחבר בין כמות ענקית של עובדים ושל ארגונים מהרבה ארצות, וכולם צריכים לעבוד יחד. לאורך פרויקט ההקמה כבר צברנו למעלה מ-270 אלף מסמכים, חלקם גם עוברים לגורמי חוץ, ולכן הדבר החשוב להבין שבקנה גודל כזה זה ממש לא רק טכנולוגיה אל דקדוק בתהליכים עצמם", הוא סיפר.

לדבריו החברה נמצאת כעת בתהליך של העברת השליטה בלווייתן מצוות ההקמה לצוות התפעול. "ברגע שההקמה תסתיים, האנשים הולכים הביתה, כך שיש צורך בהעברה מסוגרת ואחראית אל צוות התפעול השוטף, עם הסברים מלאים לגבי הטפסים ולמה הם נוצרו ומה עושים אתם, וזה לפני שמכניסים לתמונה את ההיבט של ניהול הידע הכללי. כיצד משתפים את המידע והידע בין האתרים כדי ללמוד מזה?", אמר אלמוזנינו.

נתן זלדס. צילום: עופר ועקנין

נתן זלדס דיבר על אתגרים חדשים ופתרונות חדשניים לצריכת וניהול מידע בעידן של עומס מידע ומידע מזויף. "הפרדיגמה הוותיקה שלנו לגבי ניהול הידע כבר לא תקפה. יש לנו פער גדול בין היכולות לבין מה שהתרבות שלנו עושה עם זה. יש לנו בעידן הזה יצרני ידע חדשים. פעם לאוניברסיטאות היה מונופול לידע, אבל כיום זה קורה באמזון וכדומה. צרכני הידע החדשים שלנו גדלים לתוך ים של קישוריות מתמדת אבל עם תשומת לב של דג זהב ולא יותר, וזו בעיה", הוא טען.

לדבריו אנו סובלים כיום מעומס מידע קלאסי. "זה הורס את היצירתיות ואת התפוקה ואת איכות החיים של אנשים בכל העולם, בעיה שלא הייתה קיימת בכלל לפני 25 שנים. ויש גם הרב מדי ידע מזויף. ויש עוד חור שחור שיוצרת הדיגיטציה. את מסמכי העבר אנחנו יכולים לקרוא בקלות, אבל את הטקסטים השמורים בדיסקטים הישנים שלי אף אחד לא יכול לקרוא. אולי הבינה המלאכותית תעזור לנו לפתור את זה", אמר זלדס.