אופציות לשיתוף קבצים בין משרדים מרוחקים

אתגרים רבים עומדים בפני ארגונים מבוזרים כשזה נוגע לשיתוף קבצים בין משתמשים ובין מקומות שונים. אחד המרכזיים שבהם הוא ניהול המידע המקורי, שנוצר על פני עשרות או אפילו מאות משרדים מרוחקים, והקבצים שיש לשתף, לפעמים בזמן אמת, בין המשרדים הללו.
.
אלה יכולים להיות קבצים גדולים, עתירי נתונים, שלא קל להעביר, אך צריכים להיות שיתופיים ומועברים בצורה חלקה, ללא פגיעה בתוכן שלהם ובזמן נתון. עיכובים במאמצי שיתוף קבצים אלה מערערים את הפרודוקטיביות וגורמים לתסכול של העובדים, כמו גם פוגעים ביכולתו של הארגון להתחרות בארגונים אחרים, שכן הוא מאבד זמן ומקדיש משאבים נוספים לפתור בעיות שיתוף הנתונים. מדובר במאבק מתמשך, שמשפיע על גורמים רבים ושונים, ובמרכזם על משתמש הקצה.

אז מה עושים?

יש כמה שיטות שהארגון יכול לבחור כדי שהסיכוי שלו לנצח במאבק הזה יהיה רב יותר.

הגישה המסורתית (לגאסי) – גישה זו מאפשרת אחסון קבצים בהתקני NAS מקומיים או שרתי קבצים לא מקושרים ביניהם, וביצוע שיתוף קבצים עם משרדים אחרים באמצעות מייל או FTP. זה לא תרחיש אידאלי עבור רוב החברות, במיוחד אלה שעוסקות בביצועים ובפרודוקטיביות המשתמש, שכן זו נפגעת בשל התהליכים המסורבלים שיש לבצע (הורדה, עריכה, שמירה צירוף למייל וכדומה), וחשוב יותר, עקב העדר מערכת קבצים גלובלית, שבה כל המשתמשים יכולים לראות את כל הקבצים ולגשת אליהם.

גם מערכת Share point ארגונית יכולה להיחשב כגישת לגאסי לשיתוף קבצים בין אתרים, אך היא מוסיפה לעלות ניהול התקורה ומציעה למשתמש יכולות ממשק-משתמש נמוכות.

גישת האחסון בענן – הארגון יכול לפרוס פתרון המאפשר למשתמשים לגשת לקבצים המאוחסנים בקלאוד. גם לגישה זו יש חסרונות, בעיקר העובדה שהגישה לענן וזמינות הקבצים תלויים ברוחב הפס של הרשת, ובהכרח יוצרים עיכובים, השהיות וחוסר תיאום בזמנים. מגבלות אלה משפיעות לרעה על הביצועים ועל הזמינות של הלקוחות באתר המרוחק.

גישת Cloud Storage Gateway, או Edge Filer – היא משלבת את האחסון בענן עם גישה מהירה לשרתי קבצים מקומיים (Cloud Storage Gateways). ניתן לעקוף בשימוש בה את מגבלות שיתוף הקבצים הטיפוסיות. הגישה עוזרת לגשר על הפער שבין אתרים מרוחקים לענן ומנגישה את החשיפה לכל הקבצים של הארגון, ללא קשר למקום הימצאותם. בעצם, היא לוקחת את הטוב משני העולמות.

יש בימינו פתרונות תשתית לכל דבר. ארגון יכול להחליט היכן יישב המידע שלו, אבל תפקודו של ארגון מתקדם ועדכני מותנה ביכולת פיזור המידע ונגישותו מכל מקום לכל מקום.

בכל מקרה, המעבר לענן בלתי נמנע. כדי לעשות זאת על הצד הטוב ביותר הארגונים צריכים, כשזה נוגע לשיתוף הקבצים, לשים בראש סדר העדיפויות שלהם שלושה דברים:

• איך מאחדים את כל המידע הארגוני ומקבלים יכולת שליטה וניהול אחידה וכוללת לכל המידע בארגון – לא משנה כמה הארגון מבוזר, עד כמה הוא מורכב ומהו מספר העובדים בו.
• כיצד מספקים למשתמשים הארגוניים סביבת עבודה פרודוקטיבית, תוך מתן גישה מהירה ויכולת לשתף את המידע בתוך וגם מחוץ לארגון.
• ואיך לתמוך בשני החלקים הראשונים תוך שמירה על אבטחת מידע מרבית ועמידה ברגולציות השונות, כגון ה-GDPR.

ארגון שיעלה על נס את שלושת הדברים הללו יוכל להעביר את המידע על הצד הטוב ביותר ובצורה מאובטחת, תוך שמירה על יעילות.

הכותב הוא מנהל מכירות ישראל ב-CTERA.