"הידע בבורסה – נכס שיש לנהל אותו באופן דינמי"

"ניהול הידע אצלנו הוא נכס בפני עצמו, שיש צורך לשמר, לנהל ולעדכן באופן דינמי ומהיר", כך אמר אסף קבקוב, מנהל היישומים הארגוניים בבורסה.

קבקוב דיבר בפני חברי פורום ניהול הידע KMI של אנשים ומחשבים, שקיימו באחרונה סיור בבניין הבורסה בתל אביב ושמעו סקירות על אתגרי ניהול הידע באחד הגופים היותר רגישים של הכלכלה בישראל. כחלק מהסיור ביקרו חברי הפורום במרכז הבקרה של הבורסה – אחד המקומות השמורים ביותר במגזר הפיננסי, שעוקב ואחראי על הרציפות התפקודית של פעילות הארגון 24/7.

בדבריו סקר קבקוב את ערוצי הידע הקיימים בבורסה – העסקי, הטכנולוגי והארגוני. הוא תיאר כיצד מחלקת המחשב של הארגון נותנת מענה מיטבי לאתגרים שאיתם הוא מתמודד, בכל ערוצי ניהול הידע הקיימים בו.

"ה-IT מחבר בין האסטרטגיה, המחלקות העסקיות והקשר עם המשקיעים"

אבי נאנוס, מנהל היישומים הארגוניים בבורסה, סיפר בתחילת דבריו כי כיום נסחרות בה 448 חברות ציבוריות, מתוכן 72 חברות טכנולוגיה, והמסחר במניות מייצר מחזור יומי של 1.4 מיליארד דולר בממוצע. המסחר מתבצע על ידי 22 חברי בורסה, מתוכם שישה חברים מבורסות בינלאומיות, והכל נעשה בדיגיטל.

"אנחנו מתמודדים עם הרבה מאוד אתגרי ידע ושימור ידע של העובדים", אמר נאנוס. "באופן טבעי, הרגישות לאבטחת המידע ולאבטחה הפיזית של הבניין גבוהה מאוד. הדטה סנטר נמצא באחת הקומות התחתונות בבניין בתל אביב, עם גיבוי חם, עדכני ומידי, שנמצא באזור השרון".

חברי הפורום בבורסה בתל אביב. צילום: דוברות הבורסה

לדבריו, "ה-IT הוא זה שמחבר בין האסטרטגיה, המחלקות העסקיות והקשר עם ציבור המשקיעים. אחד התפקידים שלנו, במחלקת היישומים הארגוניים, הוא לנהל את תחום התוכן. יש לנו 450 דפי תוכן שנכתבים בסיוע כל המחלקות, כאשר בכל מחלקה יש רפרנט שתפקידו להזין את המידע לאתר. בכך נוצרת תמונה מלאה של מידע, שמשותף לכולם ומסייע לפעילות הרצופה שלנו".

הוא המשיך ואמר כי "מעבר לדאגה למסחר התקין והפיקוח עליו, בהתאם למה שהרגולטור מכתיב לנו, חשוב לנו לשקף כמה שיותר מידע לציבור, ואנחנו עושים זאת באמצעות כלים שונים כמו אפליקציות, סוכנים חכמים ומוצרי השקעה חדשים".

"ה-ALM – אבן יסוד בניהול הפרויקטים הטכנולוגיים בבורסה"

דורלי מוסן, מומחית ניהול ובקרה בבורסה, סיפרה לחברי הפורום על תהליך העברת הידע בשלבי מחזור החיים של ניהול הפרויקטים הטכנולוגיים. בין היתר, היא דיברה על יישום תפיסת ה-ALM. זהו תהליך שמתאר את מחזור חיי התוכנה וכולל בתוכו את כל השלבים – החל מניהול הדרישות, דרך הארכיטקטורה והפיתוח ועד לשחרור הגרסאות.

מוסן אמרה כי "תפיסת ה-ALM היא אבן יסוד בניהול הפרויקטים הטכנולוגיים בבורסה ותורמת לשיפור ניהול הידע. התעמקנו מאוד בתפיסה זו וניתן לומר שה-ALM הוא חלק מהתרבות הארגונית בבורסה, כאשר לאורך כל הדרך יש תמיכה של ההנהלה ושיתוף פעולה מצד העובדים".

כיצד נעשה שימור הידע בבורסה?

זוהר סלע, מנהלת משאבי האנוש של הבורסה, סיפרה כיצד הארגון משקיע מאמצים בשימור הידע של 250 העובדים בו, שמחציתם הם אנשי אגף המחשוב. "המאפיינים המשותפים לכולם הם מקצוענות בתחומם ו-ותק בעבודה בבורסה. רמת התחלופה אינה גבוהה, וזה מייצר אתגרים בניהול ושימור העובדים", אמרה סלע.

היא ציינה ששימור הידע בבורסה נעשה על ידי תהליכים של שיתוף העובדים, הגברת המודעות לעבודת צוות, החשיבות של שיתוף ידע בכל דרך, פיתוח תרבות של לא לחשוש לחשוף מידע וגם לקבל ביקורת. "אנחנו עושים זאת על ידי סדנאות, הרצאות, מפגשים, העשרה של מרצים חיצוניים ועוד. זאת, במקביל לרכישת ידע באמצעות קורסים וסדנאות", הוסיפה.

"אחת הדרכים לשימור הידע היא מדיניות של ניוד עובדים בין המחלקות ובין האגפים", הרחיבה. "יש לכל עובד אפשרות לעבור לתפקידים אחרים בבורסה, חלקם תפקידים שהם בגדר קידום. על ידי כך אנחנו מאפשרים לעובד ללמוד תחום ידע חדש ובמקביל, הוא מביא למחלקה החדשה את הידע והניסיון שלו, מה שמקל את שימור הידע גם כאשר עובדים פורשים. אנחנו מעסיקים אנשי מקצוע, מומחי ידע בעולמות שונים, וזה מאפשר לנו לתכנן את הפרישה של אנשים ולוודא שהידע שלהם נשמר אצלנו כבר שנה לפני שהם פורשים. זה תהליך שאינו מובן מאליו, והוא יכול להצליח רק על ידי מודעות ושיתוף פעולה – מה שהופך אותנו למשפחה אחת גדולה, שמחויבת למטרות שלה, ואת זה לא עושים על ידי הנחתות או פקודות".