SAP S/4HANA – לב ה-BI באוניברסיטת חיפה

"באוניברסיטת חיפה סאפ הוא למעשה הלב של כל ההיבט העסקי. למעשה הכל בנוי סביב SAP, וזה מתחיל מהרגע בו מישהו מביע התעניינות ברישום ללימודים, ומשאיר את הפרטים האישיים שלו ליצירת קשר. הייתה לנו מוטיבציה גדולה מאוד להיכנס ולבצע את תהליך ההמרה של המערכת הקיימת אל SAP S/4HANA החדשה. למעשה היה לנו אפילו טריגר פנימי חזק מאוד, וזה תיקון עיוות בו מסיבות שונות מערכת החשבות שלנו לא התנהלה ב-SAP אלא כמערכת חיצונית נפרדת. עכשיו בסופו של דבר אני יכול לומר שאנחנו מספקים את הדוגמה לסאפ כיצד היא רואה את הדרך בה צריך לנהל אוניברסיטה", כך סיפר מולי צפריר, ראש אגף מחשוב ומערכות מידע באוניברסיטת חיפה במסלול SAP S/4HANA Move, שנערך ביום ג' השבוע, במסגרת הכנס השנתי של סאפ.

הכנס, ISUG 2019, בו התרכז החברה בחיבור של ה-X Data ל-O Data כדי להפוך ארגונים לחכמים ודיגיטליים יותר, הופק בידי אנשים ומחשבים והתקיים באולם האירועים אבניו שבקרית שדה התעופה. מסלול ההמרה ל-SAP S/4HANA היה אחד משבעה מסלולים שנערכו במקביל.

אוניברסיטת חיפה היא אחד הגופים הבודדים שכבר ביצעו או נמצאים באמצע תהליך ההמרה ל-SAP S/4HANA, וצפריר סיפר על חלק מדברים שבוצעו לאורך הדרך בליווי של מל"מ, ובפרויקט שהוא הגדיר כמוצלח במיוחד, לאור העובדה שהוא עמד בלוח הזמנים המוגדר, וכמעט שלא גרם להפרעה לפעילות השוטפת.

"את המעבר של כל התהליך השיווקי לסאפ התחלנו כבר לפני שנתיים, ואם אתם שואלים עד כמה הוא היה מוצלח, אז אספר שאנחנו האוניברסיטה היחידה שנמצאת בעליה של 10% במספר הסטודנטים כבר שנה שנייה ברציפות. כבר בשלב הזה הכנסנו יישום מאוד רחב של BO ו-BW, כדי שהמערכות יספקו תשובה לכל מתעניין, כדי שתהיה פניה לפקולטה הנכונה, ורוב ה-BI שלנו באוניברסיטה מבוסס על SAP", הוא סיפר.

כאמור, המניע העיקרי היה הרצון לשלב לתוך המערכת גם את נושא הניהול הפיננסי. "זה יקרה בערך בעוד שנה מהיום, וזה בזכות המעבר ל-SAP S/4HANA. למעשה אנחנו ייחודיים למדי בעולם, מכיוון שאצלנו השדרוג של סאפ בוצע כשהמודל הפיננסי אינו במרכז, וזה הקשה במידה מסוימת, אבל לא יותר מדי, וכאמור זה ייפתר", הוא סיפר.

הוזלה דרמטית של עלויות הרישוי

צפריר הסביר גם כיצד ההמרה ל-SAP S/4HANA תעזור מאוד לאוניברסיטה מבחינה כלכלית. "יש לנו ארבעה בסיסי נתונים. סליחה, יותר נכון היו לנו. שלושה מהם היו לצורך ה-CRM והכל היה מבוסס על אורקל. במהלך הזה ביטלנו לחלוטין את השימוש בפתרונות של אורקל באוניברסיטת חיפה, ויש לזה משמעות כספית רבה מאוד", אמר צפריר.

"לאחר ההמרה הכל נמצא במקום אחד בתשתית נתונים אחת. עכשיו הכל נמצא ב-SAP S/4HANA. הכל במחסן נתונים אחד. כל התהליכים עכשיו מנגנים אחד עם השני בצורה חלקה ומתוזמרת, וזה עוזר לנו באופן מאוד משמעותי לשיפור הביצועים שלנו, כולל כלים חזקים מאוד לשמירה על סטודנטים וחוקרים, שלפעמים יכול להיות שהיו נופלים בין הכסאות. אחד הדברים שמאוד עוזר לנו הוא ההוזלה הדרמטית של עלויות הרישוי, וכעת אנחנו משתמשים בכסף הזה למטרות רבות אחרות, כולל כאמור לשמירה על כוח האדם שלנו", הוא התגאה.

לדבריו, עם המעבר יכולה האוניברסיטה לספק לתלמיד תמונה מלאה שברובה מבוססת על תהליכים אוטומטיים שלא דורשים כמעט התערבות.

"יש לנו מודול ייעודי של חיי הסטודנט המבוסס על סאפ, ואחד החלקים שלו הוא פורטל יישומים, כולל אפליקציה ייעודית, שמספקים לכל סטודנט את כל מה שהוא צריך כדי חוות את החיים שלו במסגרת האוניברסיטאית באופן דיגיטלי. מודול אחר עוזר לנו לנהל מלגות מחקר, כולל תהליך BI שמלווה את המחקר, ויש גם יישום HR עם יישות שמחלחלת לאורך כך סולם ההרשאות לפי הצורך. הכל מעל SAP S/4HANA", הוא סיכם.