סדר יום של מנהל פרויקטים שעובד מהבית

התפשטות נגיף הקורונה והמעבר לעבודה מהבית היוו אתגר בלתי צפוי, שהסוד להתמודדות איתו טמון ביכולת להיות גמישים לשינויים. המשבר הוביל באופן בלתי נמנע לשינוי ארגוני ולהסבה של תהליכי עבודה רבים למנגנונים חדשים שמאפשרים יעילות, הרמוניה ותקשורת טובה עם לקוחות, גם כשהעובדים מפוזרים בבתים.

בחברת שירותי פיתוח התוכנה שבה אני עובד כמנהל פרויקטים, אנחנו מספקים בשגרה שירותי פיתוח מרחוק ללקוחות בארץ ובחו"ל. צוותי הפיתוח שלנו יושבים במטה החברה ולאו דווקא במשרדו של הלקוח, כפי שנהוג בחלק גדול מהחברות. המנגנונים שפיתחנו לאורך השנים המשיכו ללוות אותנו בתקופת משבר הקורונה ושיקפו יותר מתמיד, כי הדרך שבחרנו בה כדי לנהל פרויקטים של פיתוח נמצאת כאן כדי להשאר.

אני משתף אתכם ביום סטנדרטי בחיי כמנהל פרויקט, על מנת לשקף את סגנון ותרבות העבודה שלנו, בשגרה כמו גם בחירום.

איך עושים את זה מרחוק? תקשורת, תקשורת, תקשורת

אם יש משהו שלימד אותנו משבר הקורונה, זוהי חשיבות התקשורת האיכותית והתמידית. מנהל פרויקטים הוא איש הקשר מול הלקוח,  המחבר בין כל גורמי החברה המייצרים לו את הפתרון המתאים לצרכיו. התפקיד שלי מחייב היכרות עם עולמות תוכן רבים וקיום תקשורת חיובית, פנים ארגונית ומול הלקוח באותה עת, תוך תיאום ציפיות, תכנון לטווח ארוך ומתן מענה לאילוצים השונים.

לכן, לא די בשימוש בכלים של שיחות ועידה כדי לייצר תקשורת מצוינת. כדי לוודא שהצוות מסונכרן ומלא במוטיבציה, אנו בונים "משרד וירטואלי", שמאפשר למדוד את התפוקה ולראות שהיא עולה בקנה אחד עם מדדי הצלחת הפרויקט – לו"ז, תקציב, איכות ותכולה, שסוכמו עם הלקוח. כדי להבטיח שהפרויקט נשאר במסלול, נדרש להציב לצוות יעדים ברורים וריאליים, זה נעשה באמצעים שונים שזמינים לכולם (כדוגמת ג'ירה, Google Sheets) ותקשורת רציפה של עדכונים חשובים בקבוצות הווטסאפ ובמיילים לאורך שעות היום. קיימת חשיבות לתקשורת עם הלקוח, המבוססת על נתונים ודו"חות, כדי לשקף שהפרויקט מתקדם למרות שהמשרד חשוך.

בין אם עובדים במשרד או מרחוק, לאורך כל הדרך חשוב להיות גמישים לשינויים. אנו חיים בסביבה שקצב השינויים בה גדול מתמיד. סוד ההתמודדות עם האתגר טמון בהיות מנהל הפרויקט רגוע ורציונאלי, תוך חיפוש וייצור פתרונות – לא רק עבור התקציב ולוחות הזמנים, אלא גם עבור שמירת המוטיבציה של הצוות ושביעות רצון הלקוח.

איך נראה יום טיפוסי שלי?

כמנהל פרויקט, כל יום הוא הרפתקה חדשה ושונה לחלוטין. בדרך כלל יש כמה פרויקטים הנמצאים בשלבים שונים של מחזור החיים שלהם. המשמעות היא שיש פעולות והחלטות שונות שצריך לקחת כל יום ומגוון תרחישים לניהול ותגובה עליהם.

על אף הנאמר לעיל, אם היה צריך לתאר מסגרת ליום טיפוסי הייתי מתאר זאת כך (ישנה דינמיות במשימות ומשך הזמן שלהן):

07:45: השעון המעורר מזכיר את קיומו של יום חדש, חוזר לישון וחולם על אחד משלושת הפרויקטים שאני עובד עליהם.

08:00: יוצא מהמיטה ומוצא את עצמי מתקלח וחושב תוך כדי על איך ייראה היום שלי.

09:15: כוס אספרסו ראשונה (אל דאגה, זוהי אינה אחת הדרישות של התפקיד), עושה סיבוב בין העובדים לברך את כולם ב"בוקר טוב".

09:30-10:00: מעבר על האימיילים, היומן ותכנון היום. אני בודק האם יש משהו דחוף שדורש את תשומת ליבי. אני אוהד גדול של רשימת משימות יומית. אני מנהל זאת ב-OneNote כדי לשמור הכל במקום אחד.

10:00-10:30: דיילי סטאנד-אפ (סטטוס) עם צוותי הפרויקטים. בסטטוס הצוות מתעדכן בהתקדמות ומוודאים שאנחנו מבינים מה הציפייה והמטרה לאותו שבוע. בנוסף, אנו פוקחים עיניים לגבי בעיות אפשריות העלולות לצוץ.

10:30-10:45: מעדכן את המנהל בנושאים חשובים.

10:45-11:30: מענה לאימיילים ועדכון ג'ירה (כלי שאחד מתפקידיו הוא ניהול משימות הפיתוח והבדיקות).

11:30-12:00: סטטוס עם הלקוחות.

12:00-12:30: ארוחת צהריים. כתלות בלחץ של אותו היום, אני יכול לאכול במשרד או בחוץ. אני יוצא לאכול עם מגוון של אנשים בשלל תפקידים ובארוחה נהנה מהחוויה החברתית.

12:30-14:00: פגישות פנימיות.

14:00-14:15:  "עובד בשטח". מסתובב בין הצוותים השונים כדי לבדוק התקדמות ודגלים אדומים ולתת מענה לבעיות שמעכבות את הצוות.

14:15-15:45: עבודה על תקציבי הפרויקט ולוחות זמנים.

15:45-16:30: מעבר נוסף על אימיילים.

16:30-17:30: פגישות פנימיות.

17:30-18:00: תכנון משאבים קדימה.

18:00-18:30: עבודת "Hands on" על אחד הפרויקטים.

18:30: תוהה איך נהיה כל כך מאוחר.

19:15- יוצא הביתה אחרי שעשיתי "רק עוד שני דברים אחרונים".

התפקיד דורש יכולת להוביל אינטגרציה של המרכיבים השונים, כ"מנצח בתזמורת" האחראי לכך, שהמוזיקה תתנגן בצורה הרמונית. אני אוהב את הדינמיות שבתפקיד, האתגר היומיומי שהוא מציב, היצירתיות הנדרשת כדי למלא אותו והזכות הייחודית שיש לי – להיות חלק מעבודת הצוות, עם העובדים המדהימים והמסורים כל כך שיש בחברה.

הכותב הוא מנהל פרויקטים ב-Comm-IT.