כיצד מבצעים תכנון אופיטמלי של הצוותים הרפואיים בזמן הקורונה?

אחד האתגרים שאתם התמודדו בתי החולים וארגוני הבריאות בגל הראשון של הקורונה, ויתמודדו אתו, ואולי אף יותר, גם בגל השני, הוא שיבוץ הצוותים הרפואיים למשמרות, במציאות שבה יש צורך בכוח אדם מתוגבר בכל שעות היממה, ושבה המשמרות של המתמחים קוצרו מיותר מ-24 שעות ל-12.

מערכות השיבוץ שהיו קיימות בבתי החולים לפני המשבר לא נועדו למצבים כמו מגפת הקורונה. אחת החברות שהתמודדו עם האתגר של מתן מענה לצרכי כוח האדם של בתי החולים שנהתפרצו עם המגפה היא משמרות, בהנהלתו של איתי אמטו. החברה מתמחה בפתרונות תוכנה כשירות (SaaS) לעולם משאבי האנוש על בסיס אלגוריתם שפיתחה.

בכנס בריאות דיגיטלית של אנשים ומחשבים, שנערך באחרונה, סיפר אמטו על הפעילות של החברה בתקופת הקורונה, ומה היא ובתי החולים למדו מכך. סביר להניח שאת הלקחים הללו הם יישמו גם בגל השני, שכבר התחיל.

לדברי אמטו, "החברה מספקת אופטימיזציה של תכנון כוח אדם ומשמרות עובדים למגזרים שונים, בין היתר למגזר הבריאות, תוך מתן דגש ופתרון לייחודיות של כל סקטור. גם במגזר הבריאות יש הרבה מאוד דברים ייחודיים".

מערכות של משמרות כבר מותקנות בחלק מבתי החולים, וכן בארגוני בריאות וחברות בתחום הפארמה. "עם פרוץ המגפה, האתגר שהוצב בפני החברה היה ללמוד במהירות את הצרכים של הארגונים לאור המציאות שהקורונה הכתיבה, כאשר הדבר החשוב ביותר היה תגובה מידית, על מנת לאפשר להם להתארגן במהירות", הסביר אמטו.

לדבריו, "השאלות שנשאלנו הן איך עובדים בשעת חירום, כיצד מנתבים משמרות כאשר חלק מהאנשים חוששים או שיש להם עוד הרבה משימות, איך משלבים כוח אדם חיצוני כמו סטודנטים ועוד. כדי לתת מענה ולקבל החלטות ערכנו מספר פגישות מהירות עם אנשי היישום ומנהלי הלקוחות בארגונים". משמרות אף הקימה צוות פיתוח ייעודי, שתפקידו היה לתת מענה מהיר לדרישות שהגיעו מארגוני הבריאות השונים.

היערכות מהירה לעדכון המוני של יישומי המערכת

אמטו ציין כי "בימים הראשונים של המגפה היינו צריכים להיערך לעדכון המוני של יישומי המערכת, בהתאם לדרישות שהגיעו מהלקוחות, ולמתן מענה לשיבוץ עובדים בשיטת הקפסולות, שהתחייבה מהנחיות משרד הבריאות ומאופי הפעילות בבתי החולים. מבחינת כוח האדם, זה דרש תכנון מוקפד של צוותים קבועים, שלא יתערבבו, ותכנון כוח האדם במחלקות הקורונה. היה צריך להתמודד עם העובדה שרבים מהצוותים הרפואיים נכנסו לבידוד, לתכנן את המשך הפעילות של הצוותים וכן תהליכים של אופטימיזציה, והתאמת התכנון לדרישות ההנהלה והמדיניות".

"משמרות הטמיעה בבתי החולים מודלים של עבודה, בקרת נוכחות ומודול אחות כללית שמתמודד עם אתגר החלפת משמרות. לאורך כל הדרך, המערכות של החברה יצרו תמונת מצב עדכנית עבור מנהלי בית החולים, כדי שיוכלו לדעת על כמות החולים ומצבם הרפואי", אמר.

"המסקנה שלקחנו אתנו מימי הקורונה היא שבכל הארגונים היה שינוי תפיסתי. ביחד עם הארגונים למדנו איך ניתן לתכנן בזמן חירום, למצבים שלא הכרנו קודם", אמר אמטו. "כעת אנחנו יודעים שבתי החולים ערוכים טוב יותר לתכנון כוח אדם, בלחיצת כפתור, לקראת הגל השני".