נס הטמיעה ERP של סאפ באוניברסיטה העברית

נס הטמיעה מערכת ERP של סאפ (SAP) באוניברסיטה העברית, כך נודע לאנשים ומחשבים. הפרויקט ארך כשנתיים, והיקפו הכספי לא נמסר לפרסום, אולם גורמים בשוק העריכו אותו במיליוני שקלים.

מערכת ה-ERP שהוטמעה היא SAP S/4 HANA. האוניברסיטה העברית היא הגוף האקדמי הראשון בישראל שהטמיע מערכת זו. המערכת משרתת יותר מ-2,500 משתמשים: חברי.ות הסגל האקדמי ועובדי.ות הסגל המינהלי. המערכת החדשה הוטמעה ביחידות האקדמיות והמינהליות, בכל ארבעת הקמפוסים של האוניברסיטה – ספרא, הר הצופים, עין כרם, רחובות – וכן בשלוחותיה בבית דגן ובאילת.

בטרם הפרויקט לא הייתה מערכת ERP באוניברסיטה. הפרויקט בוצע כחלק משינוי רוחבי מהותי, המבוצע באוניברסיטה בשנים האחרונות, ומטרתו הטמעה של מערכת ERP, שתספק תמיכה מיטבית בתהליכי העבודה בתחומי הכספים, הרכש, המלאי והמצאי, מערכת התקציב וניהול מענקי המחקר. כל זאת, לשם הקמת תשתית טכנולוגית מתקדמת, החיונית לשיפור כושר התחרות וקידום מעמדה של האוניברסיטה כמוסד מחקר והוראה אל מול מוסדות אקדמיים בעולם.

הטמעת המערכת מאפשרת לאוניברסיטה לממש שדרוגים בתהליכי הרכש, ניהול הקשר מול הספקים, ניהול המענקים, ניהול התקציב וכן ניהול ובקרה הדוקים יותר של הוצאותיה והכנסותיה.

לצד המערכת הכוללת הוטמע פתרון ייעודי, "פורטל לחוקרים.ות ולסגל המינהלי". מדובר בשולחן עבודה, המהווה את ממשק המשתמש העיקרי של המשתמשים. הוא מיועד בעיקרו להנגיש לסגל האקדמי ולצוות המינהלי שתומך בפעילות המחקר את תהליכי העבודה, ולעשות זאת באופן פשוט וידידותי. עוד נועד הפורטל להעמיד לרשות החוקרים את כל ארגז הכלים וכל המידע הנחוץ להם, לצורך ניהול יעיל וקפדני של הוצאותיהם והכנסותיהם בתקציבי המחקר שעליהם הם אחראים.

האפיון המפורט של הפורטל נעשה על ידי האוניברסיטה בשיתוף אנשי נס. הוא עוצב והוקם על ידי צוות הפרויקט בשילוב חטיבות הפרויקטים של נס בעולמות הסאפ והדיגיטל. על מנת להבטיח את הצלחת ההטמעה בפריסה כה רחבה, ביצעה האוניברסיטה פרויקט רחב היקף של ניהול השינוי. פרויקט ניהול השינוי נגע בעשרות תהליכים פנימיים באוניברסיטה ונועד להבטיח היכרות מעמיקה עם כלי המערכת ויכולת תפעול נאותה ושוטפת.

את הפרויקט הכולל הוביל מטעם האוניברסיטה מאיר בינג, סמנכ"ל הכספים, שפעל בתיאום ועדת היגוי משותפת לאוניברסיטה ולנס, בראשות ישי פרנקל, סגן הנשיא ומנכ"ל האוניברסיטה. מטעם נס הוביל את הפרויקט רפי הופמן, סמנכ"ל ומנהל חטיבת הסאפ בחברה.

פרנקל אמר כי "פרויקט ה-ERP חשוב מאוד ומשמעותי לאוניברסיטה, והוא חלק מהותי מתוכנית ההתחדשות שאנו נמצאים בעיצומה. המערכת מספקת לנו כלים הכרחיים לביצוע ולבקרה, ומצעידה את האוניברסיטה לתוך המאה ה-21. נס ואנחנו נטלנו סיכון בהשקת הפרויקט המורכב בלוחות הזמנים ההדוקים כל כך".

גיא דנציג, משנה למנכ"ל נס, הוסיף, כי "מדובר בפרויקט חדשני בעל ערך רב לאוניברסיטה העברית, אשר הושקעו בו מאמצים רבים וחוצי ארגון. זאת, במטרה להביא בשורה משמעותית לאוניברסיטה, והכל בפרקי זמן קצרים ביותר. אני בטוח כי המערכת תצליח להגשים את ייעודה לייעל ולהנגיש לסגל האקדמי והניהולי את כל הכלים שהוא זקוק להם".