מנתח מערכות בלי תיק אפיון הוא כמו דייג ללא חכה
הלקוח הממהר נוטה לדלג על אפיון מערכות מפורט – ומשלם על החיפזון הזה בדרך כלל בשלל משאבים אבודים, הארכת זמן הפיתוח ועיכוב בזמם ההגעה לשוק ● יש כמה וכמה סיבות לא לוותר אל האפיון המפורט
כשלקוחות מגיעים לחברת תוכנה או למפתח חיצוני, הם תמיד ממהרים. כל כך ממהרים, שרבים מהם לא באמת רוצים אפיון מפורט של המערכת. הם פשוט רוצים להתחיל כבר ולסיים כבר. אך ללא אפיון מדויק ומקיף הם עלולים לסיים אחרת לחלוטין בהשוואה למה שתכננו, אם בכלל יסיימו את פרויקט הפיתוח.
תיאור מקיף לציפיות הלקוח
אפיון מפורט הוא מסמך, שנועד להגדיר מערכת ממוחשבת. זהו מסמך שכולל תיאור מקיף לציפיות של הלקוח מהמערכת הממוחשבת שאותה הוא מבקש להשיג. ישנן דרכים רבות לאופן תיאור המערכת. כולן צריכות להתייחס לשני היבטים עיקריים: תרגום דרישות הלקוח לתהליכי עבודה מפורטים ותרגום תהליכי העבודה לאפיון טכני (הכולל הגדרת ישויות, חוקים עסקיים, ממשקים ועוד).
מנתחי מערכות, שמגשרים בין העולם העסקי לעולם הטכנולוגי, הם שכותבים את האפיון המפורט הזה. תוצר העבודה שלהם הוא תיק אפיון, שעל בסיסו מפתחים את המערכת הממוחשבת. לקוחות רבים מעדיפים לדלג על מהלך האפיון המפורט. יש כמה וכמה סיבות לא לוותר אל האפיון המפורט.
קחו, למשל, את הלקוח הפיננסי, שביקש להקים מערכת ממוחשבת לניהול ועדת חריגים לטיפול במחיקת חובות אבודים. הלקוח בחר לא להשקיע בתיק אפיון מפורט. לאחר סיום הפיתוח והצגת המערכת למשתמשים, התברר לו, שבמערכת חסר תת תהליך עסקי חשוב של העברת בקשה לאישור שני. וכך, מכיוון שתהליך הפיתוח בוצע ללא ראייה של התמונה המלאה והבנת כלל דרישות הלקוח, הלקוח נדרש לתקן את המערכת, מה שהוביל לדחייה בלוחות הזמנים ובחריגה בעלויות הפרויקט.
במקרה אחר, לקוח ממשלתי ביקש להקים כמה מערכות דומות, שמטרתן לנהל מידע עסקי חשוב לגבי לקוחות. הלקוח בחר ליישם תשתיות אחידות למערכות השונות. חשיבה זו כשלעצמה היא נכונה וחסכונית, אבל הלקוח בחר שלא להשקיע בתיעוד אפיון מפורט לתשתיות הללו. היעדר התיעוד הקשה מאוד על מנתחי המערכות במודולים השונים, שכן לא היה להם מסמך אפיון מפורט שתיאר את התשתיות הדרושות להם.
מחיר החיסכון במקרה הזה היה זמן פיתוח ארוך ובדיקות חוזרות של המערכת. התוצאה: חריגה בזמני הפיתוח וכמות גדולה להפליא של תקלות (כמעט פי שלושה מעבר למצופה בשימוש בתשתית שכבר נבדקה).
לקוח אחר, שקיצר את הדרך בתחום הקמעונאות, ביקש להקים מערכת לניהול פניות לקוחותיו. הלקוח שכר את שירותיו של בית תוכנה לאפיין ולפתח את המערכת. עם השקת המערכת, הלקוחות הביעו שביעות רצון גבוהה מאוד, ואף עלו דרישות רבות לשיפורים ותוספות.
אבל דווקא בשלב זה נתקלו מנתחי המערכת מצד הלקוח בקושי רב. תפקידם היה להמשיך להוביל את הפיתוח, אבל הם גילו שאין להם מסמך אפיון מפורט. כרגיל, תהליך האפיון התארך בצורה משמעותית, הפעם בגלל הצורך לתשאל את אנשי הפיתוח שכבר הספיקו לשכוח "איך זה עובד". התוצאה: זמן מבוזבז, עלויות מיותרות, עיכוב בשיפור המערכת והרבה הרבה תסכול.
לב הפרויקט
מנתח המערכות הוא לב הפרויקט. תיק האפיון הוא כלי העבודה שלו. לא הייתם שולחים לעבודה דייג ללא חכה, או רופא ללא סטטוסקופ. תיק האפיון הוא כל זה ועוד: תרומתו של תיק אפיון איכותי להצלחת הפרויקט ותחזוקתו היא הכרחית, והיא תמיד תמיד כלכלית בטווח הבינוני והארוך.
הכותב הוא מנתח מערכות בכיר באגף CRM ופתרונות עסקיים במטריקס.
שלום, אחרי ניסיון קשוח בתחום הזה של חוסר באיפיון, האם קיים פורמט מקובל לאיפיון? הכיוון יותר של מערכות BI, מחפש פורמט שיוביל אותי לכסות את המיטב מהמערכת הרצויה