השגת יעדים עסקיים בשגרת קורונה

אם במהלך הסגר הראשון תהו מנהלים לגבי תפוקות העובדים, כיצד תתנהל העבודה מרחוק, איך הופכים מיט-אפים לוובינרים ומה יהיה גידול השימוש בשירותי האונליין, הרי שאל הסגר השני נכנסנו חכמים ומנוסים יותר. לא עוד עבודה באוטומט, אלא באופן זהיר ומחושב, על פי הנתונים שנאספו אז ומשרתים אותנו כעת.

אקסלנדו מבית אלעד מערכות

העסק השתנה, מודלים עסקיים, עובדים, ספקים. חברות בנו את עצמן מחדש על בסיס קורונה. צמחו מהמשבר, ותמיד בזכות הדטה. בועז דה האן, סמנכ"ל מכירות ולקוחות באקסלנדו, זרוע ה-BI של אלעד מערכות, ממליץ על חמש דרכים להפוך לארגון שגם סגר שלישי לא מטריד אותו, עם תכנון ושליטה בתהליכי העבודה:

1. עובדות ברורות: מדידת תפוקות

• השתמשו בכלים שלפניכם כדי לעודד את האפקטיביות ולא להיפך. כאשר יש תוצאות, יש עבודה. כמנהלים, אנחנו נדרשים להבין את התמרונים של העובדים, מה גם שהימים שלנו נראים אותו דבר. עובד שלוקח חלק פעיל בישיבות מרחוק, בפגישות, בטלפונים, והתפוקה שלו לא יורדת ביחס למספר שעות העבודה, הוא עובד מצוין ומחויב. העובד לקראת סיום הפרויקט, וכבר מבקש את המשימה הבאה? זכינו.

2. התקדמות נושמת ומבוקרת: בחינת הזמנות ואספקה יום יום, מכירות וגביה על בסיס יומי. מי שקנה לא בטוח שיקנה, מי שהזמין לא בטוח שישלם

• אם בסגר הקודם ההשוואה הייתה לתקופה דאשתקד, הרי שהתקופה אליה אנחנו משווים היום היא חודשים מרץ, אפריל, מאי 2020, וכמובן ההתקדמות מאז ועד ספטמבר. מדי יום צריך לבדוק מה מצב הלקוחות הקיימים – האם עדיין מזמינים, האם מוכרים, האם מסוגלים לשלם, האם סגרו חובות קודמים, האם צריך להגמיש מחירים או לאפשר קרדיט? מספיק מבט אחד ב-BI כדי להבין את המרחק מהיעד או את ימי החוב.

3. עדכון יעדים במדדים רכים: כמה שיחות טלפון, כמה פגישות זום, התכתבויות

• הכל מדיד. אפשר להציב לעובדים גם מדדים רכים שיסומנו במקורות המידע, ERP, CRM – כל שיחת טלפון משמעותית להתקדמות, כל השתתפות בוובינר. שיחת הטלפון צריכה להוביל לשיתוף מסך, וובינר הוא נטוורקינג וכדומה.

4. קשר עם לקוחות וספקים:

• לקוח נוטש בקלות בתקופה שבה הכל רועד. השימוש ב-BI מסמן לנו מתי הלקוח לא קיבל את תשומת הלב שלנו. מתי אנחנו נטשנו אותו. כמה זמן הוא כבר לא קנה. רק הדו"חות יכולים לספר מיהו לקוח טוב ומיהו לקוח נוטש.
• אנחנו בודקים כל הזמן את השימוש של הלקוח במערכות שלנו. אם לקוח לא פתח את המערכת – יש לנו בעיה. היא לא עונה לציפיות שלו, או שהוא לא יודע לתפעל אותה, ואנחנו יכולים לתקן זאת על ידי קשר הדוק מרחוק.

5. בקרת הוצאות ביחס למכירות:

• שורה שורה מופיעות כל הפעולות החשבונאיות בדו"חות הפיננסיים. מערכת ה-BI ממדלת את אלפי השורות, גם כשקיימות מספר חברות שמאוגדות תחת חברת-אם אחת. השורות האלה מגולמות לפרקטיקה: כל שורת הוצאה צריכה להתאים לשורת הכנסה. ה-BI מצביע על צמצום הוצאות הכרחי, אבל חכם – חברת אי-קומרס בצמיחה שצריכה לשכור משאיות ונהגים לא תחמיץ שורת דלק, אבל תצמצם בהשכרת משרדים או רכש מוצרים שלא מתאימים לתקופה, ולא יימכרו.  

אנליסט BI בעל ראיה עסקית רחבה נותן הרבה יותר מפיתוח אנליזה. Power BI של מיקרוסופט, הטכנולוגיה המובילה בעולם במיוחד עכשיו: כל המידע בענן, כל מקור מידע ממודל ומנותח והמשתמש מפיק את הדו"חות מכל מכשיר נייד.

שימוש ב-BI משנה את צורת החשיבה, התכנון והשליטה בתהליכי העבודה, הבסיס להישרדות ולהצלחת הארגון בימי קורונה. ההתאמה של הדשבורד עבור כל אחד מהמשתמשים בצורה עצמאית מחזקת את הארגון מבפנים, ומאפשרת שליטה לכל אחד מהעובדים ולא רק למנהלים הבכירים. אל המנהל מגיעות השורות התחתונות.

ושורות תחתונות חיוביות זה בדיוק מה שהעולם צריך עכשיו.