טרנספורמציה דיגיטלית בימי הקורונה באוניברסיטה הפתוחה

האוניברסיטה הפתוחה היא הגדולה מבין 9 האוניברסיטאות בארץ, עם כ-50,000 סטודנטים, 800 קורסים  ו-6,000 קבוצות לימוד ב-50 מרכזי לימוד. בשונה ממה שחושבים, טרום עידן הקורונה חלק מהסטודנטים באוניברסיטה הפתוחה למדו בצורה מקוונת, וחלק הגיעו ללימודים פרונטליים במרכזי הלימוד השונים.

הקורונה יצרה מציאות שבה כל מרכזי הלימוד נסגרו, כל הלמידה הפכה למקוונת באופן מלא כמעט מיידית מה שאילץ את האוניברסיטה הפתוחה להתאים את תהליכי העבודה הארגוניים והשירות לסטודנטים.

• אז איך מעבירים מהיום למחר מאות קורסים עם אלפי קבוצות לימוד ב-65 מרכזי לימוד להוראה מקוונת מרחוק?
• איך מנהלים 45 אלף מפגשים, 123 אלף שעות שידור ומאות אלפי כניסות של סטודנטים וסגל למפגשים החיים?
• איך מייצרים הערכות חלופיות למבחנים פנים אל פנים שלא מתקיימים ומוודאים שההערכות החלופיות לא מוטות?

הפתרון היה לשלב את מערך ה-BI, שילווה באופן הדוק את כל השינויים הארגוניים הנדרשים, ייצור דשבורדים שינטרו בזמן אמת כל החלטה, יציפו אתגרים מתוך כמויות הנתונים העצומות ובעצם ייצור מצב שבו כל התהליך הדרמטי הזה מלווה בקבלת החלטות על בסיס נתונים ובעצם להיות מוטי נתונים (Data Driven).

לפני שמונה שנים, כש-Tableau רק התחילה את צעדיה הראשונים בישראל, האוניברסיטה הייתה מהחלוצות שבחרו לעבור לכלי BI מודרני בסיוע SIT. ומה שהחל בכמות משתמשים מצומצמת התפתח לכ-2,000 משתמשים היום. המעבר למערכת Tableau מבעוד מועד אפשרה לאוניברסיטה לאמץ  תפיסה חדשה לדרך שבה עובדים עם ה-Data הארגוני (קוביות – OUT, מודלים גמישים – IN).

בנוסף לבחירות הטכנולוגיות הנבונות, צוות ה-BI התגייס למשימה בלהיטות מוגברת, מודע לגודל השעה, ויצר בזמן שיא עשרות דשבורדים (דשבורד בכל יום!), שאפשרו למשתמשים לראות נתונים ולתחקר אותם בעצמם, לשאול שאלות חדשות באופן דינמי (Self Service), נתנו מענה מהיר ואפקטיבי לכל השאלות שבערו במשתמשים ויצרו כלים ניהוליים ותפעולים שאפשרו להם לצלוח את האתגר.

• דשבורדים לתכנון מערך הבחינות מרחוק.
• כלים מבוססי דטה (Data) לבחירת הערכות חלופיות.
• דשבורדים לניהול ימי הבחינה.
• כלים להפקת לקחים (האם ההערכה החלופית משקפת את הידע של הסטודנט, איך היא בהשוואה לבחינה קלסית?)
• הצפת החריגים (ההערכה החלופית שגרמה להטיה בציונים, קורסים שבהם העבודות לא שיקפו את התוצאות של המבחנים).

את כל זה ועוד יצרה מחלקת ה-BI בסיוע SIT, כאשר נתונים ראשוניים היו זמינים כבר בשבוע הראשון לפרוץ המשבר. הקצב המהיר אפשר לאוניברסיטה הפתוחה לעבור מהסבת קורסים למקוונים לתהליכי ליבה אקדמיים ושיפרו בהתמדה את ההחלטות העסקיות שלהם בסיוע Data.

ההתמודדות המוצלחת עם המצב זיכתה את האוניברסיטה הפתוחה בפרס מצטייני המחשוב לשנת 2020 מטעם אנשים ומחשבים, התמודדות שכללה שימוש בכלים ותפיסות חדשניות, וראוי שתהווה השראה לארגונים רבים שעדיין לא שדרגו את תפיסת ה-BI שלהם לתפיסה מודרנית יותר.

רמי ענבר, מנהל המרכז לדטה ובינה ארגונית, מציין, כי "תקופת הקורונה הזאת הבהירה לכולנו את החשיבות של דטה זמין, שמאפשר קבלת החלטות, בטח בתקופה של משבר. בעזרת Tableau וחברת SIT הוכחתנו לעצמנו את אחד הדברים החשובים ביותר: היכולת לעסוק בחדשנות, ביזמות, אבל בראייה מציאותית, פרקטית, כזו שמובילה לתוצאות אמיתיות.

"זה בלט בשיא תקופת המשבר, תקופה שבה לכאורה יותר קשה לעשות דברים בפועל. פיתוחים שאותם התחלנו בתקופת הקורונה ימשיכו לסייע לאוניברסיטה הפתוחה בתהליכי ההוראה הרבה שנים גם אחרי שנעבור ב"ה תקופה קשה זו".

SIT היא שותף זהב כבר 10 שנים. 250 לקוחות והמון ניסיון. צרו איתנו קשר ונדון באתגרים שלכם.

מקבלים את פרס מצטייני המחשוב לשנת 2020. מימין: אורי ברדה, מנהל מחלקת מערכות מידע באונ' הפתוחה, זיוה ברוידא, ראש מינהל המחשוב באוניברסיטה, רמי ענבר, מנהל המרכז לדאטה ובינה ארגונית באוניברסיטה ואלי גולדפרב, מנכ"ל משותף, SIT