המפתח להצלחת עבודה מרחוק: טכנולוגיות תקשורת אחודה כשירות

יותר מ-80% מהארגונים טוענים, כי הם מתכננים לאפשר לעובדיהם לעבוד מרחוק לפחות בחלק מהזמן גם בחלוף מגיפת הקורונה, אך האם יש להם מה שצריך כדי לעשות זאת ביעילות? עם פרוץ המגיפה רבים מהארגונים אימצו במהירות שיא מגוון רחב של כלי תקשורת ושיתופיות שהיו בידיהם קודם לכן, על מנת להמשיך ולשמור על התהליכים הארגוניים ולאפשר לארגון להמשיך לתפקד כרגיל.

לפי מחקר של Metrigy, כבר לפני המגיפה 23% מהחברות אימצו טכנולוגיות תקשורת אחודה כשירות – UCaaS, לעומת 12% בשנת 2018. וכעת, כמעט שנתיים לתוך המשבר, כמעט 65% מהארגונים אומרים, כי המגיפה הגדילה את הסיכוי להשתמש בשירותי תקשורת בענן.

המפתח: פתרון UCaaS יחיד ומשולב

ללא פתרון UCaas, התפוקה והעבודה השוטפת נפגעות משמעותית. העובדים נאלצים לנווט בתמהיל מבלבל של יישומים, פגישות והעברת הודעות בצוותים כאשר הם אינם מסונכרנים לשרתים המרכזיים שיושבים במשרדי הארגון, שלא לדבר על יישומים ארגוניים, יומנים ולוח שנה, שיש בהם צורך עבור ניהול משימות, ניהול קשרי לקוחות (CRM) ותכנון משאבי ארגון (ERP). כל הסביבות הללו יקרות לתפעול (רישיונות נפרדים לכל יישום, עלויות כוח אדם גבוהות לצורך ניהול כל אחד מהם בנפרד) וקשות לפיקוח, מה שמניע ארגונים באופן טבעי להעדיף עבודה במשרדי החברה.

כל זה מוביל לשיפור חסר תקדים ופרודוקטיביות גדולה בעבודה מרחוק. על פי Metrigy, ארגון שמאמץ UCaas, מוציא 56% פחות בהוצאות התפעול למשתמש על בסיס שנתי. והדבר החשוב מכל – המחקר מצא, כי באמצעות פתרון UCaaS, מתאפשר לעובדים לשלוף הודעות צוות מתוך הקונטקט סנטר של הארגון, ובכך נרשמת עלייה של 56.7% בדירוג שביעות רצון הלקוחות, ירידה של 19.7% בעלויות התפעול והפחתה של 23.4% בהוצאות החודשיות לרישיונות על עובד.

כיצד למצוא את הפתרון הטוב ביותר עבור הארגון שלך?

הנה מה שעל ארגון לעשות כדי להוזיל עלויות תפעול, לספק גישה מהירה יותר לתכונות המתפתחות ולספק חוויה משולבת לעובדים המרוחקים:

• להכיר את סביבת השיתופיות במידע הנוכחי בארגון: האם התמהיל הנוכחי של הפתרונות עונה על צורכי העובד בארגון ומאפשר לו לנהל ביעילות צוותים מבוזרים?
• להעריך את הפוטנציאל של שירותים מבוססי ענן כדי לספק גמישות לתמיכה בעבודה מרחוק וגישה מהירה יותר ליכולות שיתוף פעולה מתפתחות.
• להעריך מה הם הפתרונות של ספק יחיד לשיחות, שיתוף פעולה בצוותים ופגישות, שעשויים להציע עלויות תפעול מופחתות וכן חוויות משתמש פשוטות.
• לשקול את הפוטנציאל של פתרונות UCaaS משולבים להפחתת דרישת הניהול וכדי להבטיח יישום מדיניות אבטחה עקבית.

הגידול הגבוה בעבודה מרחוק בשנת 2020 בעקבות המגיפה היה תחילתה של מגמה משמעותית וארוכת טווח. בתקופה קצרה, מאות מיליוני עובדים ברחבי העולם נאלצו להחליף את הנוף המשרדי ואת הנסיעה הלחוצה בבוקר לעבודה למקום שבו הם ישנים ואוכלים, בבית, או בכל אופן לעבודה מרחוק ולא במשרד, היכן שישנה התקהלות טבעית.

כדי לתחזק עבודה מרחוק לטווח ארוך, על ארגונים ליצור אסטרטגיה מאומצת ומאוחדת סביב יישומי הפגישות, השיחות וההודעות הצוותיות, האישיות והעבודה השיתופית באמצעות UCaaS – תקשורת אחודה כשירות.

הכותב הוא מהנדס מערכות באוויה ישראל.