מסע הטרנספורמציה הדיגיטלית שלכם זקוק לגורם האנושי

רוב הארגונים רוצים להפוך לארגונים דיגיטליים. הטרנספורמציה הדיגיטלית נמצאת אצלם רובם במקום גבוה בסדר היום. הבעיה היא שלפחות חלקם, מתייחסים לתהליך הטרנספורמציה כאל אתגר טכנולוגי ונוטים להתעלם מיתר המימדים. חשוב שארגון יתייחס למימד האנושי כאל מרכיב מרכזי ובלתי נפרד מהטרנספורמציה.

המרכיב האנושי, הוא במידה רבה הגורם העיקרי להצלחה או לכישלון של התהליך.

בסופו של דבר, הטכנולוגיות הדיגיטליות הן הפלטפורמה המאפשרת (Enabling Technologies) את הטרנספורמציה, אבל העובדים והמנהלים הם אלה שצריכים להשתמש ולהפעיל את כל הטכנולוגיות החדשות ולעבוד עם תהליכים ומודלים עסקיים חדשים.

את התקשור על השינוי ניתן לבצע באמצעות דיווחים הנשלחים במיילים תקופתיים שהמנכ"ל או ראש הפרויקט מפיצים, באמצעות ניוזלטר תקופתי, עדכון על גבי שומרי המסך וכדומה. המידע הזה עשוי להרגיע ולשפר את תחושת השיתוף וההבנה לגבי העתיד להתרחש.

ידוע כי אנשים אינם אוהבים שינויים ולעיתים זהו מקור לתסכולים ואכזבות. הארגונים משקיעים משאבים רבים בתהליך הטרנספורמציה, רוכשים טכנולוגיות, מבצעים אינטגרציה עם מערכות קיימות, מגדירים תהליכי עבודה חדשים ומשקיעים בהדרכות לעובדים ביישום תהליכים עסקיים חדשים והפעלת הטכנולוגיות החדשות. מה רבה האכזבה והתסכול כאשר הם מגלים, ואף מופתעים מכך, שחלק מהתועלות שתוכננו, אינן מתממשות. העובדים מביעים את אי שביעות רצונם מהפתרון החדש וטוענים שהמצב הקודם היה טוב יותר. לעיתים זה גורם להנהלה מבוכה גדולה. מה קרה כאן? קרה מה שהיה צפוי לקרות – לא בוצעו תהליכי ניהול שינוי כנדרש. זהו סיכון משמעותי לטרנספורמציה הדיגיטלית, סיכון שניתן היה למנוע, או לפחות להפחית בצורה משמעותית.

חייבת רתימה של הגורם האנושי. טרנספורמציה דיגיטלית. אילוסטרציה: BigStock

תהליכי ניהול שינוי מחויבי המציאות

נסקור מספר צעדים שצריכים להתבצע בתהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית, כדי להפחית משמעותית את הסיכונים הנובעים מהשינוי. אף אחד מהצעדים שנציג אינו חדש וייחודי לטרנספורמציה הדיגיטלית, כולם צעדים ידועים בתהליכי ניהול השינוי, וחשוב לבצע אותם:

• הרציונל לביצוע הטרנספורמציה – מחויבות הנהלה הוא גורם ראשון במעלה להצלחת המסע הדיגיטלי. כל חברי ההנהלה, ולא רק המנכ"ל, צריכים להבין היטב מהו הרציונל (ה-Why) לביצוע הטרנספורמציה, מה משמעותה ומהם ההזדמנויות והסיכונים בסביבה העסקית החדשה. במילים אחרות, על ההנהלה ללמוד לדבר את השפה החדשה של הטרנספורמציה הדיגיטלית, וכן ללמוד את המושגים החדשים, המודלים העסקיים החדשים, סוגי הטרנספורמציות האפשריות, מהי בגרות דיגיטלית, תהליכי חדשנות ועוד. הנהלה מחויבת ומשוכנעת, תדע להסביר לכל הארגון את חשיבות ההצלחה בתהליך המוצע.
• בניית צוות דיגיטלי רב תחומי – טרנספורמציה דיגיטלית היא מאמץ חוצה ארגון, וחשוב להביא לידי ביטוי את הדיסציפלינות השונות. דבר זה יכול להתבצע על ידי בניית צוות רב תחומי של אנשים המייצגים את האגפים/חטיבות/פעילויות השונות בארגון. העבודה עם צוות כזה יכולה להביא לחשיבה חדשנית ולא שגרתית. חשוב להשקיע בתחילת התהליך באיתור ובניית הצוות. צוות זה יגבש תחילה את מפת הדרכים, ובהמשך יהיה שותף ביישום המיזמים השונים.
• תקשור השינוי – על הארגון לתקשר את השינוי הצפוי, את הסיבה לביצוע השינוי ואת מטרותיו. על התקשור להיות שוטף וקבוע ולהגיע לכמה שיותר עובדים. עדיף עודף תקשור מאשר חוסר תקשור. אף אחד אינו אוהב הפתעות וכולם רוצים להבין מדוע מבצעים את השינוי ומה המשמעות מבחינתו – What’s in it for me. את התקשור על השינוי ניתן לבצע באמצעות דיווחים הנשלחים במיילים תקופתיים שהמנכ"ל או ראש הפרויקט מפיצים, באמצעות ניוזלטר תקופתי, עדכון על גבי שומרי המסך וכדומה. המידע הזה עשוי להרגיע ולשפר את תחושת השיתוף וההבנה לגבי העתיד להתרחש.
• זיהוי סוכני השינוי – בכל ארגון ישנם עובדים ומנהלים פתוחים שמוכנים לאמץ שינויים בשלבים מוקדמים (Early Adopters), לעומת אלה שאינם פתוחים לשינויים ואף מתנגדים להם. יש לאתר את אלה המוכנים לאמץ שינויים, להפוך אותם לשגרירי הטרנספורמציה הדיגיטלית – להדריך אותם, לעדכן אותם ולהשתמש בהם על מנת להפיץ את השינוי הצפוי.
• חשיבה בגדול, התקדמות בצעדים קטנים – הצעדים הקטנים חשובים, כדי לייצר מומנטום של הצלחות והישגים. אנשים אוהבים להיות שותפים להצלחות, ולכן חשוב להראות הצלחות בשלבים מוקדמים יחסית של התהליך (Quick Wins) ולא רק כעבור חודשים רבים.
• מוכנות לתהליך דינמי – טרנספורמציה דיגיטלית היא מסע ארוך, וכמה שלא נשקיע בתכנון מפת הדרכים, סביר להניח שיהיו שינויים כתוצאה מהופעת מתחרים חדשים, מהלכים חדשים של המתחרים הקיימים, מודלים עסקיים חדשים וטכנולוגיות דיגיטליות חדשות. לא כל מה שתוכנן בשלבים הראשונים של התהליך, ניתן והגיוני לבצע במהלך המסע הדיגיטלי. הארגון צריך לבצע הערכה (Evaluation) שוטפת של השינויים בסביבה העסקית, ולעדכן את מפת הדרכים בהתאם. דינמיות היא חלק בלתי נפרד מהטרנספורמציה. כמו האמירה – It’s not a bug, it’s a feature.
• חדשנות – חדשנות היא חלק בלתי נפרד מהטרנספורמציה, ובמידה רבה היא זאת שמניעה אותה. חשוב ללמד את העובדים מהי חדשנות, מהם תהליכי החדשנות, לקבוע מי אחראי לנושא, לגבש מדדים ומבנה ארגוני מתאים. חדשנות אינה מתרחשת מעצמה בעקבות פגישה בפינת הקפה. חדשנות מתרחשת בעקבות תהליכים ארגוניים והתמדה.

לסיכום תובנה מס. 6, האחרון בסדרה: עובדי הארגון מהווים את המרכיב מהשמעותי והעיקרי בתהליך הטרנספורמציה. רתימתם מהתחלה, הכשרתם, שיתופם השוטף, שילובם בפעילויות ופרויקטים, קבלת המשובים שלהם ויישומם – כל אלה מהווים תנאי הכרחי להצלחת המסע.

הכותב הוא יועץ בכיר לטרנספורמציה דיגיטלית ודירקטור BDO Digital