שבעה טיפים להדרכה בקליטת עובד חדש בארגון

את השיעור החשוב ביותר בנושאי הדרכה קיבלתי בצבא מאישה שהייתה אז ה-סמכות בתחום הזה בארץ. את השיעור הזה היא נתנה לנו, חניכיה, בכלל מבלי דעת, כי אחרי שסיימה את דבריה ויצאה מהכיתה – תמיד צריך היה לבוא אחד מעוזריה ולהעביר לנו אותו החומר שוב – אבל הפעם בצורה נגישה ומובנת לכל. אז הבנתי, שבכל מה שקשור להדרכה – ידע ומקצועיות הם כמובן תנאים הכרחיים, אבל לגמרי לא מספקים. נחוצות גם יכולות הוראה.

הידע והניסיון שרכשתי בשנים הרבות שבהן אני עוסקת בנושאי הדרכה לימדו אותי לא מעט דברים שיכולים לעזור למי שעוסק בהדרכה ובסיוע לעובדים בכניסתם לתפקיד חדש. יש דברים שהם בסיסיים. למשל, שהתכנים יהיו מותאמים לאופי התפקיד, כך שהרצאה המועברת לאיש פיתוח לא תתאים בהכרח למנהל פרויקטים, או לאיש QA. אבל יש גם כלים פחות מובנים מאליהם. הנה כמה שפיתחתי לאורך השנים:

גוונו את עזרי ההדרכה – בארגונים רבים יש אנשי פיתוח של תוכניות הדרכה. אם יש לכם פונקציה כזאת בארגון, בקשו מהם ליצור סידרה של סדנאות קצרות (עדיף פרונטליות – ולא באמצעות לומדות), שכוללות סוגים שונים של עזרי הדרכה. יש אנשים שלומדים טוב ממצגות, כאלה שלומדים טוב יותר מסרטונים ואחרים מלומדות. לכן כדאי בכל נושא לעשות שימוש בכמה שיותר עזרי הדרכה.

בנו את התוכנית באופן הדרגתי – כל תוכנית חפיפה צריכה להתחיל מכך שלומדים את עיקרי התפקיד, ורק אחרי שמוודאים שהחומר מושרש היטב – עוברים לחומר מתקדם יותר. רק אם העובד מבין היטב את "לב" העניין במוצר שעליו הוא אחראי – או בתפקיד שעליו לבצע – הוא יוכל לעשות היקשים ולפתור, על סמך מה שלמד, בעיה חדשה כשייתקל בה.

היעזרו בעוד אנשים מתוך הארגון – כמו שלא מכניסים למערכת קוד חדש לפני שלפחות אדם אחד נוסף עבר עליו, כך גם עם מצגת, תוכנית חפיפות וכו'. אנחנו לא תמיד מסוגלים לתפוס את התמונה על כל פרטיה, וכל אדם מביא עימו עוד נקודת מבט.

בקשו פידבק מהעובד שלכם – קשה מאוד להגיע לתוכנית חפיפה מושלמת מהניסיון הראשון. האמת היא, שקשה להגיע לאפס שגיאות גם בניסיון הרביעי והחמישי, ועדיין צריך לשאוף לכך – ומי מתאים יותר לחוות דעה על התוכנית מאשר העובד עצמו? בקשו מהנחפף לחוות דעה תוך כדי התהליך ווגם בסופו, כדי לקבל את תחושת החוויה הכללית שלו.

צרו חוויית הצלחה – כשאחייניתי הייתה ביסודי, היא התקשתה לזכור את לוח הכפל, ועם כל חוויית כשלון היא רצתה פחות ופחות ללמוד. כשאחותי פנתה אליי לעזרה, הבנתי שאני חייבת לייצר עבורה תחושה של הצלחה (גם אם קטנה) כדי שתסכים לשוב וללמוד. אחרי שלמדנו שיטות שונות לזכור את לוח הכפל, עשיתי לה "בחנים": תרגילים פשוטים שידעתי בוודאות שהיא תדע לפתור (לא את כולם. היו גם כאלה שבהם כשלה, כדי שתבין שהיא צריכה עדיין להמשיך ללמוד). חווית ההצלחה יצרה אצלה תחושה של מסוגלות וזה גרם לה להשקיע את כולה – ובסוף היא קיבלה מאיות. עיקרון דומה חל גם לגבי אלה שאנחנו חופפים אותם: בכל תהליך הדרכתי, חשוב שהעובד או העובדת יחוו גם רגעים של הצלחה. זה שלב קריטי לתהליך הכניסה שלו לתפקיד ולארגון.

הקפידו גם על למידה עצמית – ראשי צוותים ומגייסים של עובדים מעריכים מאוד את היכולת ללמידה עצמית, ובצדק. זה תואם את הפתגם: "תן לאדם דג, הוא ישבע יום. למד אותו לדוג, הוא ישבע כל חייו." החפיפות חייבות לשלב לימוד מודרך עם "זריקה למים" – אבל רק כאשר העובד או העובדת מוכנים להיזרק למים. פה נדרשת רגישות שלכם, מתי הגיע השלב המתאים לכך.

שלבו היבטים חברתיים – בעיניי זה אחד הטיפים החשובים ביותר: איך עושים זאת נכון? קודם כל משלבים בתוכנית פרק של היכרות עם מבנה הארגון. דואגים למפגש עם פונקציות שונות מכל ענפי הארגון. מעודדים את העובד החדש לשאול את עמיתיו שאלות – כך הוא הופך אותם מזרים לעמיתים, ואת עצמו לחלק מהכלל. עודדו אנשים מהארגון לפנות לאותו נחפף בשאלות (כמובן, רק אם אתם בטוחים שהוא יודע את התשובה) – וזה יחזק את תחושתו שהוא חלק מקהילה ושיש בכוחו להועיל לה.

הכותבת היא מהנדסת אוטומציית אבטחת איכות בזרטו.