היבטים חשובים במכרזי מחשוב
הכותב מציג את המאפיינים המרכזיים של מכרזים בתחום המחשוב שיש להתייחס אליהם הן מצד עורך המכרז הן מצד מגיש ההצעה
מכרזים בתחום מערכות מידע וניהול ממוחשבות מציבים אתגר משמעותי – מצד אחד, הצורך ביצירת התקשרות דינמית הפועלת בעולם מתעדכן ומשתנה; מנגד, ההתקשרות צריכה להיעשות בהתאם לכללים הקשיחים של דיני המכרזים.
כדי להבין לעומק אתגר זה נעמוד על כמה מאפיינים של מכרזים מסוג זה:
שוק קטן – מיעוט שחקנים: השווקים הרלוונטיים בתחום הינם לעיתים קרובות קטנים ובעלי פוטנציאל תחרות נמוך. בנוסף, הספק הקיים של הארגון נהנה מיתרון מובנה על פני מתחריו שכן במידה ויזכה במכרז יחסכו ממנו תהליכים ארוכים ויקרים של הסבות והטמעת המערכות וביצוע פיתוחים ייחודיים.
כך למשל במכרז למערכות ליבה שנערך עבור אחת הרשויות הגדולות בארץ, התקבלה הצעה אחת בלבד. נראה כי אחת הסיבות המרכזיות לכך הינה בדרישות לאספקת מערכות ומודולים ייחודיים. דרישה זו הקנתה נקודת פתיחה טובה באופן משמעותי לספק הקיים, אשר לאורך השנים פיתח מודולים שונים וביצע התאמות לצרכי הרשות.
מאפיין זה עשוי להקשות על קבלת הצעות במחיר תחרותי ופוגע בכוח המיקוח של מפרסם המכרז.
מצד משתתפי המכרז, הרי שמאפיין זה מציב חסם של ממש בפני ספקים קטנים וחדשים.
הגדלת מעגל המציעים וצמצום יתרונם המובנה של ספקים גדולים וותיקים, יכולה להיעשות על ידי קביעת תנאי סף מתאימים ופרמטרים לניקוד המבליטים דווקא איכויות קיימות במועד הגשת ההצעה (כגון התרשמות מהפתרון המוצע במכרז, איכות כוח האדם וכו').
משך ההתקשרות – קשר זוגי אך לא חתונה קתולית: בשל הליך ארוך יחסית של התקנת, הטמעת והתאמת המערכות למזמין השירות, הרי שהשאיפה היא לא להחליף את ספק המערכות באופן תדיר, אלא לקיים התקשרות ארוכת טווח, לעיתים אף של למעלה מעשור (כולל תקופות האופציה השונות).
מאפיין זה מצריך להגדיר מראש את האפשרות לבצע שינויים ועדכונים בהתקשרות מחד ולשמר את גמישות של הצדדים לסיום ההתקשרות מאידך.
אופן בחינת ההצעות – השוואת תפוחים לתפוחים: בשל עקרון השוויון, בדיקת ההצעות צריכה להיעשות באופן אחיד ושוויוני. אולם מדובר באתגר לא פשוט במכרזים מסוג זה.
ניתן ללמוד על קושי זה ממכרז למערכות מידע ERP שנערך עבור גוף ציבורי בשנת 2019. במסגרת המענה למכרז נדרשו המציעים להשיב ביחס למספר רב של מודולים ופריטים האם הם קיימים בפתרון המוצע והאם יפותחו ויסופקו בעתיד. המענה כאמור היווה אחד מהפרמטרים לניקוד ההצעות. כך, נוצר מצב שבו הוגשו שלוש הצעות הכוללות מענה שונה לדרישות הטכניות של המכרז. נשאלת השאלה: כיצד ניתן להשוות באופן הוגן בין הצעות אלו?
"הן עורך המכרז והן משתתפי המכרז צריכים לכלכל את צעדיהם בהתאם למאפייני המכרזים דנן: עורך המכרז – על ידי התאמת תנאי המכרז וההתקשרות, ומשתתפי המכרז – על ידי הכרת אותם מאפיינים לצורך הסרת חסמים המונעים מהם להגיש הצעה תחרותית"
באופן גס, ניתן לאפיין שני סוגי מכרזים בהקשר זה:
הראשון, מכרז המחייב עמידה בכל דרישות המפרט. ניתן לקבוע זאת כתנאי סף, או, לחלופין, לדרוש כי עמידה מלאה בדרישות המפרט תושלם לאחר הזכייה, תוך מתן ביטוי בניקוד ההצעות למשך הזמן שיידרש להשלים את ביצוע השדרוגים והפיתוחים.
השני, מכרז מוצר מדף, ללא דרישות קשיחות לעמידה במפרט השירותים, כאשר כל מציע רשאי להגיש את המוצר הקיים אצלו, והצעתו מנוקדת בהתאם לאמות המידה שיקבעו מראש ביחס לתכולת המערכות.
לכל אחת מהשיטות יתרונות וחסרונות ויש לבחור בשיטה המתאימה לצרכיו ומאפייניו של מזמין השירות.
ניסוח הסכם ההתקשרות – שמירה על עדכניות התוכנה, פיתוחים ושדרוגים: כיוון שעולם התוכנה עובר התקדמות מואצת, דרישות המזמין בעת עריכת המכרז לא תמיד יישארו רלוונטיות גם לאחר מספר שנים.
ואולם, דיני המכרזים מגבילים שינוי של תנאי החוזה ולכן כבר בעת עריכת המכרז, יש לקבוע מראש מנגנונים שונים לעדכונים ושינויים.
למשל, ביחס לדרישות לפיתוחים ושדרוגים יש להגדיר מראש את מנגנון ביצוען ואופן תשלום התמורה בגינן.
קושי נוסף טמון בדרישה לקבל את השירותים באמצעות כוח אדם מיומן אותו נרצה לשמר לכל תקופת ההתקשרות. במכרז למערכות הנדסה של רשות גדולה נדרשו המציעים לספק צוות עובדים קבוע באמצעותו יינתנו השירותים. על מנת לוודא כי ניתן יהיה לשמר את אותו כוח אדם, נקבע מנגנון חוזי המאפשר את עדכון התמורה, על פי שיקול דעת הרשות, בהתאם לשינויים בשכרם של אותם עובדים.
לסיכום, הן עורך המכרז והן משתתפי המכרז צריכים לכלכל את צעדיהם בהתאם למאפייני המכרזים דנן: עורך המכרז – על ידי התאמת תנאי המכרז וההתקשרות, ומשתתפי המכרז – על ידי הכרת אותם מאפיינים לצורך הסרת חסמים המונעים מהם להגיש הצעה תחרותית.
האמור לעיל אינו מהווה ייעוץ משפטי.
הכותב הוא בעל ניסיון עשיר בדיני המכרזים, לרבות ניסוח וליווי של עשרות הליכים בשנה.
והיכן ההתייחסות לכל הנושא של סיכוני הסייבר והאחריות הנובעת מכך ? והסיכונים לפריצת מערכות המידע, בין אם בגניבת מידע של לקוחות, פרטי חשבונות בנק וכד', הגדרת הספק כ"מחזיק במאגר מידע " ( להבדיל מבעלים ) אולם האחריות להגנה על המאגר היא של ספק השירותים ולא של הבעלים של המאגר ? כל הנושא החשוב הזה משום מה "נשמט" מהדרישות , כמו כל הנושא של דרישה לעדכוני תכנה שוטפים, הגנות מפני zero day bugs וכד'.... וכל אלו לא פחות חשובים מהשוואה של "תפוחים לתפוחים" בתנאי המכרזים השונים.... לדעתי....