הבנת הנקרא

הסכסוכים המתוקשרים בין לקוחות המטמיעים פרויקטי אינטגרציה ובין ספקיות ה-IT מלמדים אותנו שלא תמיד הלקוח צודק. יש מצבים רבים שבהם הספק, עם כל הרצון הטוב שלו לעמוד במטלות שנטל על עצמו, אינו יכול לעמוד בהם, בין השאר בגלל שינויים שהלקוח עשה תוך כדי הפרויקט. התופעה, לא במקרה, נפוצה במגזר הציבורי.

מציאות זו מוכרת היטב לאילן למדן, המשמש כיום כמנהל שותף בחברת e-4-all, יחד אם איציק כהן, לשעבר סגן בכיר לחשב הכללי במשרד האוצר. השניים מציעים לארגונים המתמודדים על מכרזים במגזר הממשלתי והציבורי שירותי ייעוץ לכתיבת תשובות למכרזים.

למדן היה שנים רבות בשירות הממשלתי, באגף החשב הכללי במשרד האוצר. אחרי שפרש ב-2001 הקים את חברת נט אקספרט, העוסקת בייעוץ כיצד לכתוב נכון תשובות למכרזי מיחשוב, להצליח בהם ובעיקר – לא להגיע לבג"צ. לאחר שכהן פרש ממשרד האוצר, הוא חבר ללמדן, וביחד הם חולקים את הניסיון הרב שהצטבר אצלם כדי לסייע לחברות לצלוח את האתגר – התמודדות במכרז – ולחזור הביתה בשלום.

למדן סבור, כי יש כמה סיבות לכך שיש מכרזים שלא מגיעים לסיומם ויוצרים קונפליקטים: האחת טמונה במכרז עצמו, בדרך ניסוחו. אולם העיקרית היא, להערכתו, המתמודדים המשיבים למכרז ונותנים הצעה. הוא מעיד על עצמו כמי שקרא אלפי מכרזים ותשובות להם.

כך, אומר למדן, קרוב ל-50% מהתשובות למכרזים נפסלים בגין אי עמידה בתנאי סף כבר בשלב הבדיקה הראשוני. מדובר בתשובות שנכתבו על ידי חברות שעל פניו עומדות בכל התנאים. הטעויות הן במילוי טפסי המכרז, כולל טעויות דפוס, דוגמת גובה הערבות הבנקאית. לדברי למדן, "גם מתן תשובות יתר למכרז, או הוספת פרטים במקום שלא נדרש, תביא לפסילת המתמודד". הוא מציין, כי הכשלים בהגשת ההצעות למכרז מאפיינים לא רק חברות בלתי מנוסות במכרזים. לעיתים, הוא מסביר, מדובר בחברות מנוסות, שחלקן מחזיקות צוותים ייעודיים המתמחים במענה על מכרזים. חברות אלה מכינות את התשובה בשילוב משפטנים, יועצים חיצוניים וגורמי המקצוע הפנימיים הרלוונטיים למכרז.

נזק כספי ותדמיתי
"המשמעות של הפסד בהתמודדות על מכרז אינה רק באובדן ההכנסות הצפוי ממנו", מסביר למדן. "להפסד במכרז יש פעמים רבות גם נזק תדמיתי. כמו כן, יש אובדן מלא של ההשקעה בכתיבת המענה, לרבות הסכום שהושקע ברכישת מסמכי המכרז, ובעיקר זמנם של אנשי המקצוע העוסקים בכתיבת ההצעה". הוא מעריך, כי בממוצע, המדובר על אובדן 10-30 ימי עבודה למענה על מכרז פשוט, משמע: 85 עד 255 שעות, ובכ-400-700 שעות עבודה בהכנת תשובה למכרז מורכב.

גם הממשלה אינה פטורה משיפור רמת כתיבת המכרזים שלה, הוא מציין. לדבריו, מכרזי ממשלה נמשכים לפעמים זמן רב מדי – עובדה שגורמת נזק לספקים, שלא יודעים היכן הם עומדים. במקביל, נגרם גם לממשלה עצמה נזק: היא לא מתקדמת בפרויקטים ולא מממשת את היעדים שהציבה לעצמה. כך, בשל התמשכות התהליך, הטכנולוגיה משתנה, ומנגד – הגמישות שבמכרזים אלה מאוד מוגבלת. לדעת למדן וכהן, יש מקום לשפר מציאות זו. הם מציינים כי גם כאשר מגיעים לשלב ההכרעה, נוצר מצב שבו זכות הערעור של החברה המפסידה מביאה את המתמודדים ואת מוציא המכרז לבית המשפט.

יצוין, כי יש הליך מוקדם של ערעור, בצורת פנייה לוועדת המכרזים. כהן ולמדן סבורים, כי יש לאפשר לוועדת המכרזים לתקן את החלטותיה, אם וכאשר מונחים לפניה נימוקים כבדי משקל – נימוקים שמצדיקים את שינוי ההחלטה. תיקון שכזה, אם יבוצע, עשוי לחסוך לפעמים מסע מפרך אל היכלות הצדק.

נושא הערעור וההיגררות לבתי המשפט הוא נושא רגיש. כבר דובר עליו רבות, וכהן מכיר אותו היטב מתפקידו הקודם באוצר. מכרזי ממשלה מוכרעים בעיקר על פי מחיר, כאשר למרכיב האיכות אין משקל סגולי מכריע. המצב הזה חייב להשתנות. למדן סבור, כי על הממשלה להעדיף לפעמים ספקים בעלי נסיון בעבודה במגזר הממשלתי, כאלה שיש להם איכויות מוכחות. זאת, בלי לזנוח את היבט המחיר. הוא מציע בנוסף שלשני הצדדים, לספקים ולממשלה, יהיו כלי בקרה אובייקטיביים לבחינת המכרז והיבטיו.

דבריו של למדן מדגישים שוב את החשיבות הרבה שבעיגון מערכת היחסים בין הממשלה לספקים. זה ייעשה על ידי הגדרת כללי המשחק, והבנת הצרכים של כל אחד מהצדדים. בראיון לאנשים ומחשבים לפני כחודש אמר טל הרמתי, סגן בכיר לחשב הכללי ומחליפו של כהן, כי הוא פועל לקיים פורום משותף לספקים ולממשלה – כדי להגיע להבנות. גם בעבר נעשו ניסיונות כאלו, אלא שהם נגדעו בשל חוסר נחת שהפגינו יועצים משפטיים מהממשלה,. הם לא ראו בעין יפה מפגשים משותפים בין הספקים ובין מי שממונים על מהמכרזים בממשלה.

השורה התחתונה בכל העניין היא שברור לחלוטין ש-"שדה הקרב" המכונה מכרזי ממשלה, שינה את פניו. הוא השתכלל וחברות צריכות לשקול ברצינות השקעה מלומדת ומקצועית יותר בתהליכי הגשת המכרז. כדי לזכעות במכרז, כדאי שלא להסס – ולהיעזר בגורמים חיצוניים שנעליהם השתפשפו היטב על הכביש של מכרזי הממשלה.