שילוב אוכלוסיות בתעסוקה, ניהול מבוסס נתונים ותשתית הטק שביניהם
עליית מדרגה טכנולוגית במשרד העבודה – מינהל תעסוקת אוכלוסיות מציג, באמצעות אלעד CRM, פיתוח מערכת ליבה לניהול עשרות אלפי משתתפים בתוכניות תעסוקה בכל רחבי הארץ. המערכת מייעלת את תהליכי ההכוון, ההכשרה וההשמה, ומאפשרת למשרד להוביל מדיניות מבוססת נתונים.
אבישי כהן, רמ"ט מינהל תעסוקת אוכלוסיות במשרד העבודה. צילום: פרטי
מינהל תעסוקת אוכלוסיות במשרד העבודה, מעניק שירותים לכ-60 אלף איש בשנה, לצורך שילובם וקידומם בשוק העבודה. קהל היעד מונה קבוצות אוכלוסייה שונות ומגוונות. תהליכי ההכוון והאבחון מתבצעים באמצעות מנעד רחב של כלים, ובעזרת מאות מרכזי הכוון ותוכניות תעסוקה, בכל הארץ, כאשר מטרת העל היא שילוב מיטבי בשוק העבודה.
"תוכניות התעסוקה השונות מנוהלות על-ידי מפעילים רבים ושונים, שהגיעו עם מערכות מידע משלהם, שלא דיברו ביניהן. מערכות מסורבלות ולא גמישות. כך שהיה מאתגר ויקר לאגד את הנתונים, לסכם אותם, ולהציג מתוכם תובנות", סיפר לנו אבישי כהן, רמ"ט מינהל תעסוקת אוכלוסיות במשרד העבודה.
"הגענו למצב שאנחנו צומחים וחייבים לעצור ולייצר תשתית טכנולוגית מתקדמת, שתאפשר לנהל את הדאטה – הכוללת נתונים כגון רקע אישי ותעסוקתי, הכשרות, מיומנויות, חסמים בהשתלבות בשוק העבודה, ועוד – ולבנות מתוכם תוכנית ליווי מותאמת אישית. רצינו להקים תשתית טכנולוגית יציבה שגם תלך איתנו שנים, וגם תהיה גמישה, מתוך ההבנה שצריכה להיות מערכת אחת, שתאפשר לעצב מדיניות מבוססת דאטה. הפרויקט הוגדר כרב-שלבי, ואנחנו בסיום השלב הראשון. בהמשך מתוכננים מרכיבים נוספים".
פיתוח מערכת ליבה בתוך פחות משנה
ובל זנה, מנמ"ר משרד העבודה. צילום: פרטי
הבחירה לעבוד עם סיילספורס (Salesforce), הגיעה לאחר שנבחנו מספר פלטפורמות. כל משרדי הממשלה עוברים לעבוד בענן, וזאת אחת המערכות הראשונות שמקימים במשרד בהיקף גודל כזה. החברה המבצעת – אלעד מערכות.
"הקונספט היה לבנות מערכת ליבה השייכת למינהל, שכל הספקים עובדים לפיה, מה שמאפשר אחידות באופן העבודה, תהליכי עבודה סדורים וריכוז המידע אצלנו", סיפר יובל זנה, מנמ"ר משרד העבודה. "בפרויקט היו הרבה אתגרים, ביניהם האתגר לניהול אבטחת מידע בענן, ממשקים למפעילים השונים ולמערכות פנימיות, יצירת כלי BI אפקטיבי למנהל, לוחות זמנים צפופים וכמובן כל הקשור ליצירת מערכת אחידה שתשקף גם את צרכי המנהל, וגם את צרכי המפעילים בשטח"
הפיתוח נעשה במהירות, בסיוע מחלקת המגזר הציבורי בחטיבת אלעד CRM, משרד העבודה, ובעזרת היכולות של סיילספורס, המאפשרות יישום Low Code. בשילוב כוחות, המערכת עמדה לשימוש בתוך פחות משנה.
"המחלקה תומכת במשרדים ממשלתיים ובעמותות ומתמחה בפתרונות הייעודיים של סיילספורס לענני Public Sector", אמרה מנהלת מחלקת סיילספורס במגזר הציבורי ועמותות באלעד CRM, ליעד כהן-לב. היא הוסיפה:
ליעד כהן-לב, מנהלת מחלקת סיילספורס במגזר הציבורי ועמותות באלעד CRM. צילום: פרטי
"אנחנו מתמחים במתן מענה למערכות ליבה, המנהלות תוכניות ושירותים שונים כגון: תוכניות דיור, תעסוקה, מרכזי יום ועוד, ומספקות לקהל תמיכה מהפנייה הראשונית, דרך תהליכי האינטייק והניתוב, ועד למעקבי הטיפול".
הדגש המשמעותי היה על נושא אבטחת המידע, גם כי המערכת מכילה נתונים רגישים, וגם כי הרגולציה הממשלתית דורשת עמידה בתנאים מחמירים. כל פרויקט שעולה לענן מחויב לעבור ועדת ענן, שבוחנת אותו לעומק.
"במקרה זה, אבטחת מידע הייתה בין השיקולים החשובים ביותר בפרויקט, ולכן נעשה שימוש במספר כלים, מה שעזר לעבור די מהר ובקלות את שאר הדרישות", הוסיף זנה. "חשוב להדגיש שמדובר בשילוב כוחות – זה משחק קבוצתי לחלוטין. הפרויקט כולל גם את חברת הייעוץ אלון IT שמאפיינת לנו את המערכת".
עליית מדרגה בניהול נתונים וקבלת החלטות לשיפור השירות
ככל פרויקט המנוהל באלעד מערכות, גם כאן הושם דגש על התועלות העסקיות, כפי שמתאר כהן: "המשפך שאנחנו רואים בעזרת המערכת נותן לנו תמונת מצב לגבי כמות הפניות, לכמה אנחנו נותנים בפועל שירות, כמה זמן לוקח תהליך, כמה השמות מבוצעות, התמדה במקום העבודה, שיפור בשכר, אפקטיביות וכדומה. כבר עכשיו אפשר לראות חסכון בזמן, אוטומציה, שדרוג היכולות הדיגיטליות של נותני השירותים. שאפנו לראות את הנתונים בדו"חות בצורה אגרגטיבית, בת השוואה בפילוחים שונים, בזמן אמת, והגענו לזה. בתרגום מעשי – בוצע שיפור השירות לציבור".
לדברי זנה, "מה שלמדנו כאן ישמש אותנו הלאה, לעבודה על פרויקטים נוספים בשדרוג מערכות ליבה, חיבור למערכות פנימיות, יצירת BI ושימוש חכם בדאטה, וכמובן בתהליכי הדרכה והטמעה בשטח".
