כך מנמ"רים מאזנים בין דרישה לצמצום תקציבי לשמירה על הקיים

תקציבי ה-IT היו מאז ומעולם מטרה נוחה להנהלות לדרוש התייעלות וקיצוץ שלהם. בתקופות שגשוג או פעילות כלכלית "רגילה" ובוודאי שבתקופות משבר, יש לא מעט ארגונים שעדיין תופסים את תפקידו של המנמ"ר כ-Nice to have, ולא כתפקיד חיוני, שלא לומר קריטי, לפעילותו השוטפת של הארגון. זה נכון על אחת כמה וכמה בתקופה הנוכחית, של המשבר.

אלא שהכלכלות בעולם – אם כי למרבה הצער לא בישראל, בגלל המלחמה – נמצאות בשלבי הסיום של המשבר. בהרבה מדינות, האינפלציה יורדת ושערי הריבית חוזרים לרמות סבירות. יש לקוות, ובמידה מסוימת גם להניח, שעם ההתאוששות תבוא ירידה בבקשות מהמנמ"ר לקצץ בתקציב הטכנולוגיה של הארגון.

כך או כך, המציאות שבה המנמ"ר נדרש כל הזמן, שוב ושוב, להתייעל, יוצרת קשיים לא מעטים, בעיקר כשזה מגיע בתקופות של משברים. זאת, משום שעלויות כוח האדם בתחום ה-IT, ובמיוחד אלה של הטאלנטים, לא יורדות. אגיע לכך בהמשך.

כמה טיפים למנמ"ר

סקר של חברת המחקר IDC, שנעשה בקיץ ופורסם באחרונה באתר הטכנולוגי CIO, מראה שעלויות שכר העובדים הן הדומיננטיות באגפי המחשוב בארגונים. לאחר מכן ניצבות עלויות השימוש בענן, בפלטפורמות תוכנה כשירות (SaaS).

בהינתן ההערכה שעולה מהמחקר, של מנכ"לים וגם של מנמ"רים, שלמרות הירידה באינפלציה, היא עדיין תהיה בעתיד הקרוב האיום המשמעותי ביותר על ארגונים, מנהלי מערכות המידע מבצעים פעולות שונות כדי מצד אחד לעמוד בדרישות ההנהלה לקצץ ומהצד השני לא לפגוע בתכנון השוטף. המשיבים התבקשו לתת טיפים כיצד לעשות זאת על הצד הטוב ביותר. הנה הם:

הדבר הראשון שעל המנמ"רים לעשות כדי לאזן בין הדרישה לקצץ ל-מה שהם צריכים לעשות הוא מיפוי ההוצאות וההיתכנות להורדת עלויות, אם היא קיימת. זה יכול לבוא לידי ביטוי בצמצום צוותים, לא בכירים, בהורדת הסכמי רמת שירות (SLA), ובחיפוש אחר דרכים ותהליכים שיגדילו את הפרודוקטיביות, על מנת לא לצמצם יותר מדי בעלויות העבודה. במקביל, עליהם להגן על תהליכי הטרנספורמציה הדיגיטלית שהארגון עובר ולהבטיח שהם ימשיכו. בסופו של דבר, תהליכים אלה והתוצאות שלהם מהווים מנוע להתייעלות ארגונית.

בנוסף, המנמ"רים והמנכ"לים המשיבים מציעים למנמ"רים ולמנכ"לים ככלל לקיים דו שיח ביניהם, ולנסות להגיע, עד כמה שאפשר, להחלטות משותפות, שתהיינה מסונכרנות עם כל דרגי הניהול בארגון – שהם הלקוחות הישירים של המנמ"ר.

עוד דבר חשוב הוא ללמוד מטעויות של אחרים. למשל, ממנהלים שביצעו פיטורים מוקדם מדי – דבר שעלול לעלות לארגון ה-IT ביוקר לאחר מכן, בעת שהוא יהיה צריך לחפש עובדים. שחרור מהיר מדי של עובדים עולה אחר כך לארגון פי שניים או שלושה מאשר החיסכון שמתקבל מהפיטורים, אם בכלל.

כפי שכבר צוין כאן, הענן הוא מרכיב חשוב ומורכב כאשר מסתכלים על עלויות התפעול של ה-IT. מהסקר של IDC עולה שההוצאות על הענן גדלות, בעוד שאלה שמופנות לתחזוקת תשתיות פיזיות נשארות יציבות. זאת, כי בניגוד לתשתיות הפיזיות, בענן קל מאוד למנמ"ר לאבד שליטה על ההוצאות.

כאן נכנסת השאלה: מה כדאי – לעבוד במודל SaaS או על בסיס רישיונות? התשובה של הנשאלים די ברורה, לטובת ה-SaaS: מעבר לשירותי תוכנה בענן במודל תוכנה כשירות מצמצם את העלויות לעומת שימוש בתוכנה על בסיס רישיונות. הספקים למדו להתיישר עם התחרות והם מציעים פלטפורמות תוכנה ברישוי במחירים סבירים, אבל הקאץ' מגיע כאשר עושים שדרוגים. או אז, הם גובים את המחירים הכי גבוהים, וזה מקשה על ארגונים להתנהל. לעומת זאת, בחוזי SaaS ניתן לחסוף סכומים ניכרים על ידי הורדת רמות השירות. לעיתים קרובות, המשיבים מציינים, מנמ"רים משלמים בהקשר זה הרבה כסף על דברים שהם לא צריכים.

אפשר להתיישר עם דרישות ההנהלה להוריד עלויות גם במחשוב, מבלי לפגוע ברציפות התפקודית של ארגון ה-IT ותוך נקיטת צעדים זהירים. מומלץ למנמ"רים לא להתפתות לפתרונות שזמינים באותו הרגע ומצמצמים עלויות מיידיות, אבל אחר כך גורמים להוצאות אחרות, שמוחקות את הצמצום, ואף מעבר לכך

התייעלות בתחום ה-ERP

מרכיב משמעותי בעלויות ה-IT הוא ה-ERP. שם, מציינים המשיבים, המרכיבים היקרים ביותר הם בסיס הנתונים מבוסס ה-ERP ורכיבי הזיכרון. אפשר להתייעל בתחום זה על ידי יישום מדיניות קשוחה יותר כשמגיעים להחליט מה לשמור ואיך, ובנוסף, גם כאן, על ידי הורדת רמת השירות למשתמשים.

המשיבים הזכירו דבר שאמור להיות מובן מאליו: צריך לבצע את צמצום העלויות, הפיטורים והורדת רמת השירות בזהירות רבה, ולא לזלזל בסיכונים שהם מביאים איתם. שם המשחק הוא איזון ולדבריהם, דווקא תקופות של מיתון והאטה הן הזדמנות טובה למנמ"ר לבדוק שוב את עצמו, לאוורר תהליכים, ולבדוק הוצאות ותשלומים לספקים.

ואם כבר בספקים עסקינן, שיתוף פעולה איתם הוא תמיד טוב, אבל במיוחד בתקופות משבר. אם יש הרמוניה והבנה הדדית בין הספק ללקוח שלו, המנמ"ר, לאורך כל השנה, בזמני שגרה, בתקופת משבר הם ייטו יותר לעזור האחד לשני. איך לעזור? על ידי הפחתת עלויות, שילוב בין לקוחות שעושים פרויקטים דומים ועוד.

שאלה של כסף. צילום: ShutterStock

מה עם הטאלנטים?

גם אחרי שאמרנו את כל זה, עדיין נשארה סוגיית השכר של הטאלנטים. העובדים האלה מבוקשים על ידי חברות רבות, מה שמעלה את עלות השכר שלהם ב-30% לפחות. לדברי המנמ"רים שהשיבו על הסקר של IDC, המצב הנוכחי גרוע מבחינה זו (עבור הארגונים שצריכים לשלם את השכר) יותר מאשר בקורונה, אז עוד ניתן היה למתן את הוצאות שכר הטאלנטים. זה לא חזר על עצמו במשבר הנוכחי. הפתרונות לכך תלויים במדינות השונות ובעלויות השכר בהן. כאן עולה השאלה האם במדינות שעלויות השכר בכלל, ושל הטאלנטים בפרט, נמוכות בהן, כוח האדם הוא איכותי פחות.

עוד סעיף שבו ניתן לצמצם עלויות בעת משבר, ואף נוח לעשות זאת, הוא שירותי מיקור-החוץ. כשיש יותר לחץ תקציבי, מנמ"רים מגלים יותר שתמורת סכום מסוים שהם משלמים על טאלנט במיקור-חוץ, הם יכולים להעסיק, לדוגמה, שלושה עובדים אצלם בארגון.

כל הטיפים הללו טובים גם לשוק הישראלי, בוודאי בימים של חירום כמו עכשיו, שבהם הפעילות הכלכלית מואטת ויש דרישות לצמצומים גם מאגפי ה-IT.

השורה התחתונה היא שאפשר להתיישר עם דרישות ההנהלה להוריד עלויות גם במחשוב, מבלי לפגוע ברציפות התפקודית של ארגון ה-IT ותוך נקיטת צעדים זהירים. יש אמנם מקומות שבהם צריך ליטול סיכונים, אבל לא תמיד. מה שכן, מומלץ למנמ"רים לא להתפתות לפתרונות שזמינים באותו הרגע ומצמצמים עלויות מיידיות, אבל אחר כך גורמים להוצאות אחרות, שמוחקות את הצמצום, ואף מעבר לכך.