איך נערכים לדיוני התקציב בארגון בסביבה של אי ודאות?

לוח השנה מראה שמחר (ו') יהיה היום הראשון של החודש האחרון של 2023. בכל שנה, דצמבר הוא החודש שבו ההנהלות ומועצות המנהלים של הארגונים דנות בתכנון ובתקציבים לשנה הבאה. מזה כמה שנים, ובמיוחד בשנה זו, הדיונים נערכים בסביבה של אי ודאות כלכלית. הכלכלה העולמית רק מתחילה להתאושש מהמיתון, כאשר אמנם יש סימנים של חזרה לצמיחה, אבל ההשפעה של המשבר עדיין מורגשת. התחזיות באשר לענף ההיי-טק הן אופטימיות, אבל לא לפני הרבעון השני או השלישי של 2024. כלומר, עוד 4-7 חודשים – תקופה שהיא נצח בעולם הדינמי ובענף הדינמי שלנו.

בישראל, הדיונים נערכים בסביבת אי ודאות הרבה יותר חמורה, כמעט בלתי ניתנת לחיזוי, בעיקר בגלל המלחמה. אבל, גם על הרקע הסגרירי הזה, ארגונים חייבים לבצע תכנון כלשהו – במיוחד ארגוני IT, שצריכים לתכנן פרויקטים ארוכי טווח, לצד מענה לצרכים מיוחדים. במרבית הארגונים, תוכניות העבודה שהיו תקפות עד ל-6 באוקטובר כמעט שאינן רלוונטיות. במקרה הטוב הן בסיס לתכנון לתקופה שאחרי המלחמה.

קצת אופטימיות: התחזיות אומרות שההיי-טק הישראלי ישוב לצמיחה כבר בשנה הבאה, ואפילו בהיקפים גדולים יותר מאשר לפני המלחמה – מה שיביא לגידול בביקוש למשאב האנושי. בנוסף, הצפי הוא שהמשקיעים, הן מהארץ והן מחו"ל, יחזרו להשקיע בחברות הטכנולוגיה הישראליות

בבואם לדיוני התקציב, מגיעים המנמ"רים עם תובנות ותוכניות שחלקן הן המשך לדברים שנעשו כהיערכות למלחמה, בימים הראשונים שלה, שכן גם התחזיות האופטימיות ביותר אומרות שבינואר ובפברואר עדיין נהיה במצב חירום. במקביל, המנמ"רים מציגים אתגרים ורעיונות לפרויקטים, שגם חלקם הם תוצאה של המסקנות שעלו מהמעבר לחירום.

אין כמעט ארגון שלא רשם לעצמו משימות דחופות לשינוי ולביצוע בשש אחרי המלחמה. דיוני התקציב הם המקום להבטיח כספים לצורך כך, כאשר הנחת היסוד היא שההנהלות לא יגדילו בשנה הקרובה את תקציבי ה-IT. הן צפויות אמנם לדרוש מה-IT ביצוע של יותר פרויקטים, אבל שאנשיו יעשו את זה בפחות. ובקיצור, יותר עבודה בפחות תקציב.

הצצה לדרך שבה המנמ"רים והמנמ"ריות מתכוונים לעשות זאת תינתן בוובינר היערכות המנמ"רים ל-2024, שתערוך קבוצת אנשים ומחשבים ביום ב' הקרוב, ה-4 בדצמבר, בשידור חי בזום. בכנס הווירטואלי ישתתפו מנהלי ומנהלות מערכות מידע מארגוני פיננסים. תעשיה – ייצור ושירותים, ממשלה, אקדמיה, תקשורת, תעופה ועוד. כל אחד מהם יציג תמונת מצב נכונה לעכשיו, כיצד המלחמה השפיעה עליו ועל ארגונו, ובעיקר מהן תוכניותיו להמשך.

יש לציין שהתחזיות של ראשי הענף, גופי מחקר ומנהלי קרנות הון-סיכון אומרות שההיי-טק הישראלי ישוב לצמיחה כבר בשנה הבאה, ואפילו בהיקפים גדולים יותר מאשר לפני המלחמה – מה שיביא לגידול בביקוש למשאב האנושי, שנמצא במחסור כרוני. בנוסף, הצפי הוא שהמשקיעים, הן מהארץ והן מחו"ל, יחזרו להשקיע בחברות הטכנולוגיה הישראליות.

התייעלות, ניהול שינויים ומדדים להצלחה

ב-2024, חוזים המומחים, ארגוני ה-IT יימדדו על פי הצלחתם ועמידתם ביעדים בהקפדה יתרה. מאמר שפורסם באתר CIO, שמבוסס על שיחות עם מנמ"רים ואנליסטים, קובע שבעידן הטרנספורמציה הדיגיטלית, המדדים לעמידה ביעדי ה-IT והצלחתו הם לא עוד תאריך ההפעלה והשמירה על התקציב, מוזר ככל שזה נשמע. במקום זה, המנמ"רים ואנשיהם נמדדים על פי יצירת חזון ויעדים משותפים; השגת מעורבות ויישור מנהיגות; קנייה רחבה ואימוץ של מערכות, פלטפורמות ותהליכים חדשים; ומימוש התוצאות העסקיות. המפתח להצלחה בתחום זה הוא היכולת לנהל שינויים באופן ממושך, שיובילו להתייעלות, על מנת להיות קרובים יותר למטרות העסקיות של הארגון.

המומחים מרחיקים לכת וקובעים ש-"מנהלי מערכות המידע חייבים לראות בניהול השינויים סוג של GPS, שיכוון אותם במימוש היעדים שלהם ויסייע להם להצטיין בשנה הבאה, יותר מהשנה".

כדי לעשות זאת, על אנשי ה-IT לחשוב מחוץ לקופסה ולגרום לארגון כולו לחשוב ככה. "כאשר מנהיגי ה-IT מבקשים מהארגונים שלהם לחשוב אחרת על הדרך שבה הם עושים דברים ולאמץ אלטרנטיבות שונות בתכלית, עליהם לחשוב מחדש גם על הגישה שלהם לכניסה לשינויים אלה", מציינים המומחים.

השורה התחתונה: דיוני התקציב השנה דורשים מהמנמ"רים להיות הרבה יותר יצירתיים, להביא להנהלה דרישות לתקציב עם הרבה יותר הוכחות מעשיות – מדוע זה חשוב לארגון ואיך זה יסייע למימוש ליבת העסקים. במקביל, השנה עליהם להגיע ביתר שאת לדיונים עם סל של תשובות מוכנות מראש לשאלות שישאלו חברי ההנהלה, ובמיוחד מנהלי הכספים – איך הם מתייעלים? כיצד הם חוסכים הוצאות לארגון? וכיצד מגדילים הכנסות? אלה אתגרים לא פשוטים, שאת התוצאות שלהם נוכל לראות בשנה הבאה.