מנהיגות בחירום: מערכות מידע מאפס למאה בשעת מלחמה

מאת: מיכל ברק, EPMO, אגף בכיר טכנולוגיות דיגיטליות ומידע, משרד החקלאות ופיתוח הכפר

משרד החקלאות ופיתוח הכפר אמון על פיתוח חקלאות ישראל והבטחת קיומה ושגשוגה, תוך הבטחת רצף אספקת המזון המגיע מתוצרת חקלאית. המשרד חרט על דגלו את הדאגה לביטחון מזון לאזרחי המדינה, שכולל הבטחת מזון איכותי, בריא ובטוח לציבור. לצד זאת, המשרד עוסק גם בפיקוח על החי והצומח, הגנה על רווחת בעלי החיים (חיות משק ומחמד) ופיתוח הכפר בשגרה. בשעת חירום וכחלק מתפקידו, פועל המשרד להבטחת רציפות תפקודית של המשק, לאספקת מזון טרי וכן דואג לחקלאי ישראל ולכלל העוסקים בחקלאות להבטחת המשך עיסוקם.

עם פרוץ מלחמת חרבות ברזל, ותוך דאגה וטיפול בתחומי עיסוקו ואחריותו הרבים, ניצב משרד החקלאות כולו ובכלל זה אגף טד"מ (אגף בכיר טכנולוגיות דיגיטליות ומידע) בפני משימה קריטית והיא סיוע מיידי ומקצועי, אך לא רק לחקלאים. למערכות המידע והמחשוב היה ועדיין יש תפקיד חשוב, שלא לומר קריטי במשימה זו.

בשונה מבשגרה – בה הליך ניהול פרויקט פיתוח מערכת מידע מורכב מתהליכי אפיון, פיתוח ובדיקות ומתרגם רצון וצורך עסקי להליך דיגיטלי בעבודה משולבת של כלל השותפים (הליך שלוקח זמן רב) – במלחמה אין זמן! אין זמן והכל נדרש מעכשיו לעכשיו. בליל של מידע רב ממקורות שונים, קריאות עזרה, חוסר בהירות, מצוקות, הרצון והמחויבות לסייע, כל אלו מחייבים מתן מענה מיידי ב"אפס זמן".

מעבר מיידי "מאפס למאה"

אגף טד"מ, כגורם מרכזי וקריטי במערכת, האיץ עם פרוץ המלחמה את פעילותו ועבר "מאפס למאה" באופן מיידי. ההצלחה במתן המענה והפתרונות – מחויבת מנהיגות בחירום. פיתוח מהיר של מערכות שונות, אשר יאפשרו סדר, ארגון, שליטה ובקרה במידע, בשטח, בצרכים ובכלים והדיוק בטיפול, יספקו לכל בעלי העניין ומקבלי ההחלטות תמונת מצב רוחבית ועדכנית בכל רגע נתון, ולמעשה יאפשרו תפקוד נכון ושקול בחירום למען חקלאי ישראל וכלל אזרחיה.
עוד ב-7 באוקטובר הוקם חמ"ל וירטואלי, שמטרתו לספק תמונת מצב ראשונית. תוך 24 שעות, הוקמו בחמ"ל הפיזי דשבורד מבוסס Power BI, להצגת נתוני אמת מהשטח בתחומים נדרשים; מערכת ה-GIS המשרדית הציגה ועדכנה בשוטף תמונת מצב מרחבית מהשטח (החל מאירועי פגיעה, מיפוי מיגוניות, אזורי חיץ ורדיוסי פעולה מקו הגבול ועוד…); תוך שלושה ימים מפרוץ המלחמה הוקמה מערכת CRM מבוססת סיילספורס (Salesforce), לניהול סך הקריאות ומיקוד הטיפול בהן.

בנוסף, בסיס נתונים של כלל חקלאי ישראל והעוסקים בחקלאות טויב ועובה. מאגר זה אפשר לגורמי המקצוע לתקשר עם החקלאים באופן יזום, להבין טוב יותר מה דרוש להם וכיצד ניתן לסייע להם (לדוגמה: מציאת שטחי חקלאות חלופיים, בפרישת מיגוניות לעובדים בשטח, צורך בעובדים ועוד). מערכת לריכוז מתנדבים, כגורם מסייע המקשר בין עמותות, חקלאים ומתנדבים (מערכת מבוססת סיילספורס), הוקמה תוך 10 ימים, לחיבור בין צורכי השטח למתנדבים. כן הוקם פתרון המקשר בין חקלאי המוכן להעסיק עובד בתשלום מול החמ"ל התעסוקתי הממשלתי – אשר סייע לשיבוץ מהיר של מעוניינים בעבודה.
הכל התחבר להכל.

איך זה התאפשר?

התשובה לשאלה איך אפשר ביום אחד לשנות תהליכים שבשגרה לפרקים נמשכים חודשים ואולי אף שנים, ולהקים מערכות מידע ושירותי דיגיטל מהיום למחר נעוצה, לדעתי, בעיקר בגורם האנושי.

הקשבה, מיקוד שיתוף והתייעצות, קבלת החלטות ותגובה מהירה, גמישות וחשיבה יצירתית, דיוק שימוש במשאבים קיימים (תוכנה, חומרה והמשאב האנושי), ניהול אקטיבי ובעיקר – אגו בצד, אלו המפתחות לפעולה מהירה ופתרונות מוצלחים בשימוש מיידי!

עוד נדרש ואי אפשר בלעדיו – גב הנהלה. מנכ"ל המשרד, מר אורן לביא, נתן לאמיר זיו, סמנכ"ל בכיר ומנמ"ר המשרד, את כל המנדט והכלים לפעולה מיידית. תחת ניהולו, אני, כמנהלת פרויקטים ראשית באגף, הובלתי וריכזתי את כלל הפעילות הפרויקטאלית, ויחד עם מנהלי ועובדי האגף המקצועיים והמסורים, ובסיוע השותפים העסקיים שעבדו עימנו באותה עת (מטריקס, אלעד דאטה וסיילספורס ישראל), מיקסמנו את הקיים למען חקלאי וחקלאות ישראל.

לצערי, המלחמה טרם הסתיימה והמערכות שהקמנו לשעת חירום ממשיכות ומסייעות לצרכי המשרד השונים וללקוחותיו גם בימים אלה. חלק מהמערכות שהוקמו לשעת חירום האיצו למעשה את הליך הטרנספורמציה הדיגיטלית, אותו עובר ובו משקיע המשרד בשנים האחרונות, ועוד ימשיך וישקיע בשנים הבאות לטובת ייעול ושיפור השירות והבטחת המשך שיקום, פיתוח, ושגשוג חקלאות ישראל, תוך הבטחת ביטחון המזון.

אסיים באיחולים לימים טובים ולחזרת החטופים במהרה.

הרצאה מלאה בנושא תתקיים בכנס השנתי של העמותה לניהול פרויקטים בישראל (PMI) שיתקיים ב-18.6.24.

לאתר העמותה ולפרטים נוספים על הכנס – לחצו כאן