מספר תובנות חשובות שמנהל פרויקט גדול חייב להכיר

חלק א'*

מאמר זה סוקר בקצרה 10 תובנות ולקחים המופיעים בספר שפורסם בשנת 2023: "How Big Things Get Done: The Surprising Factors That Determine the Fate of Every Project" , ונכתב על ידי פרופ' בנט פליביירג מאוניברסיטת אוקספורד, יחד עם דן גרדנר, עיתונאי הניו יורק טיימס. הספר עוסק בנושא ניהול פרויקטים גדולים ומנתח את הגורמים שמשפיעים על סיכויי הצלחת המשימה.

בתחומי המחשוב 18% מהפרויקטים גולשים ביותר מ-50% בעלויות, כאשר חלקם אף גולשים ב-447% מהתכנון! ללא ספק סטטיסטיקה עגומה, מזעזעת ומפתיעה. המסקנה העולה מהמחקר נוסחה על ידי פליביירג בחוק הבא – חוק הברזל של פרויקטים גדולים: מעל התקציב, מעל הזמן, מתחת לתועלות המתוכננות ופעם אחר פעם

הספר מבוסס על מחקר שנמשך חמש שנים, וכולל מידע וניתוח של 16,000 פרויקטים גדולים – רובם מגה פרויקטים, מתחומים עסקיים מגוונים – בנייה של מבנים גדולים, בניית גשרים, תוכניות חלל, בניית קווי רכבת, בניית מנהרות, הקמת תחנות כוח גרעיניות ופרויקטי מחשוב, ועוד. מטרת המחקר הייתה לענות על השאלה הבסיסית ביותר – האם פרויקטים גדולים נמסרים (Deliver) כמתוכנן – בתקציב, בלוחות הזמנים ובתכולה?

מהמחקר עולה כי רק 8.5% מהפרויקטים עמדו בתקציב ובזמן, ורק 0.5% עמדו בתקציב, בזמן ובתועלות! במילים אחרות, 91.5 מהפרויקטים עומדים בתקציב, אבל גולשים בזמן ובלו"ז, ו-99.5% מהפרויקטים גולשים בכל שלושת המימדים – תקציב, זמן ואיכות.

בתחומי המחשוב 18% מהפרויקטים גולשים ביותר מ-50% בעלויות, כאשר חלקם אף גולשים ב-447% מהתכנון! ללא ספק סטטיסטיקה עגומה, מזעזעת ומפתיעה. המסקנה העולה מהמחקר נוסחה על ידי פליביירג בחוק הבא – חוק הברזל של פרויקטים גדולים: מעל התקציב, מעל הזמן, מתחת לתועלות המתוכננות ופעם אחר פעם.

מתברר שפרויקט גדול מתנהג כמו ברווז שחור. תופעת הברווז השחור נוסחה על ידי נאסים טאלב כ"אירוע נדיר שקשה לחזות אותו מראש, אבל התרחשותו היא בעלת השפעה גדולה מאד, וניתן להסבר רק בדיעבד".

מספר דוגמאות מהספר של כישלונות בתחום מערכות מידע

• פרויקט הקמת מאגר כלי נשק עבור ממשלת קנדה, גלש ב-590%.
• חברת קיי מארט (Kmart), שעמדה בפני לחצים תחרותיים רבים מצד וולמארט (Walmart) וטארגט (Target), יצאה לדרך עם שני פרויקטי מחשוב גדולים, שבסופו של דבר חרגו בעלויות באופן משמעותי והביאו להכרזת החברה על פשיטת רגל בשנת 2002.
• יצרנית הג'ינס ליוויס (Levi Strauss), שתכננה לבצע פרויקט בעלות של 5 מיליון דולר ובסופו של דבר נאלצה לבצע הפרשה להפסד של 200 מיליון דולר ולפטר את המנמ"ר.

בשל היקף הספר והתובנות, חילקתי את המאמר למספר חלקים, שיופיעו בהמשכים. להלן טבלת התובנות ובאיזה חלק הן יפורטו: 

מטרת המאמר היא להציג בקצרה את התובנות והלקחים העולים מהמחקר החשוב הזה, ואת כללי האצבע המוצגים בחלק האחרון. מומלץ שמנהלי הפרויקטים גדולים של מערכות מידע ודיגיטל יכירו אותם ויפעלו להקטנת סיכויי הפיכת הפרויקט שלהם לברווז שחור.

בחלקים הבאים של המאמר נציג את עשרת התובנות והלקחים.

הכותב הוא יועץ בכיר לטרנספורמציה דיגיטלית ודירקטור BDO Digital 

*חלק שני בסדרת המאמרים יפורסם מחר (ב')