מנהלים פרויקטים גדולים? מספר תובנות חשובות שאתם חייבים להכיר

חלק ב'*

זהו חלקה השני של סדרת המאמרים הסוקרת את התובנות המופיעות בספר "How Big Things Get Done: The Surprising Factors That Determine the Fate of Every Project", שעוסק בנושא ניהול פרויקטים גדולים. הספר פורסם ב-2023 ונכתב על ידי פרופ' בנט פליביירג מאוניברסיטת אוקספורד, יחד עם דן גרדנר, עיתונאי הניו יורק טיימס.

בפרויקטים גדולים בעיות הן בלתי נמנעות, השאלה היא רק מתי הן תופענה – אם הבעיות עולות בשלב התכנון, עלות התיקון קטנה יחסית. אם הן תופענה בשלב הביצוע, עלות התיקון יקרה מאוד

סקירת התובנות המופיעות בספר

תובנה 1 – חשוב לאט, בצע מהר (Think Slow, Act Fast): מסקנה ברורה ובולטת מהמחקר רחב ההיקף מדגישה את הצורך בהשקעת זמן לחשיבה ותכנון מעמיקים, ואז בביצוע הפרויקט מהר ככל הניתן. ככל שהארגון משקיע יותר בתכנון הפרויקט, הוא מגדיל את ההסתברות להצלחתו. ציטטה מפורסמת של אברהם לינקולן שאומרת "אם היו לי חמש דקות כדי לגזום עץ, הייתי משקיע את 3 הדקות הראשונות לחדד את להב הגרזן", מדגישה את חשיבות התכנון. לעומת האיטיות הנדרשת לתכנון, יש חשיבות רבה להקטין, ככל הניתן, את חלון הביצוע של הפרויקט. ככל שחלון הביצוע ארוך יותר, הסיכויים שמשהו ישתבש גדלים – מנהלים יתחלפו, רגולציה תשתנה, טכנולוגיה חדשה תגיע, התרחשות של אירועים חריגים, כמו הקורונה, מלחמות וכדומה…

מהמחקר עולה כי בהרבה פרויקטים גדולים, המציאות הפוכה – מקצרים את שלבי התכנון והביצוע נמשך זמן רב – Think Fast, Act Slow. לאחר אישור הפרויקט על ידי הגורמים המאשרים (דירקטוריון, הנהלה), מופעל לחץ לגשת לביצוע כמה שיותר מהר. כפועל יוצא, שלב התכנון מקוצר וממהרים להתחיל בביצוע. האמירה "תגביר את הקצב על ידי האטת הקצב" מדגישה את חשיבות השקעת הזמן הנדרשת לצורך תכנון, דבר שיישא פירות בשלב הביצוע. תכנון טוב יותר, יבטיח ביצוע פרויקט מהיר יותר ומוצלח יותר.

שלב התכנון של הפרויקט הוא במידה רבה שלב של למידה וניסוי. מטרת שלב זה לבחון את החלופות טרם תחילת הביצוע, לבדוק ולהוכיח מה יכול לעבוד ומה לא יעבוד. זהו שילוב של ניסוי (Experiment) ולמידה וצבירת ניסיון (Experience). נזכור – תכנון הוא זול, הביצוע הוא יקר. בפרויקטים גדולים בעיות הן בלתי נמנעות, השאלה היא רק מתי הן תופענה – אם הבעיות עולות בשלב התכנון, עלות התיקון קטנה יחסית. אם הן תופענה בשלב הביצוע, עלות התיקון יקרה מאוד.

פרויקט גדול שהסתבך וחרג ב-1,400% מהתקציב המקורי שלו. בית האופרה בסידני. צילום: Shutterstock

הספר נותן כדוגמה שני פרויקטים ענקיים – בניית מוזיאון גוגנהיים (Gogenheim) בבילבאו בספרד, ובניית בית האופרה המפורסם של סידני. בעוד הראשון הסתיים בזמן ובתקציב, בעקבות תכנון מדויק של האדריכל פרנק גרי, בית האופרה בסידני היה פיאסקו אחד גדול – חרג ב-1,400% מהתקציב המקורי, ולקח זמן רב בהרבה לעומת התכנון. האדריכל של בית האופרה לא השקיע מספיק זמן לתכנון וללמידה כיצד המבנה ייבנה, לא טרח להתייעץ עם המהנדסים, ולמרות המבנה המדהים שנבנה, הפרויקט חרג בכל מימד אפשרי. הוא מהווה דוגמה לתהליך שגוי של קיצור שלב התכנון והארכה (בלתי נמנעת) של שלב הביצוע – Think Fast, Act Slow – שיטה שמומלץ להימנע ממנה.

כדוגמה למי שהשקיע זמן רב בשלב הלמידה והניסוי ניתן לציין את תומס אדיסון, שביצע ניסויים רבים במעבדתו ואמר "לא נכשלתי 10,000 פעמים במציאת חוט הלהט המתאים לנורת הליבון – הצלחתי למצוא 9,999 סוגי מתכות שאינן מתאימות לנורת ליבון".

תפישת MVP (ר"ת Minimum Viable Product), לשחרור מוקדם של גרסת מוצר תוכנה מינימלית עובדת, היא במידה מסוימת מימוש של רעיון התכנון. תכנון ושחרור גרסת מוצר ללקוחות, קבלת משובים, תיקון של מה שדורש תיקון, והמשך פיתוח והרחבה במדורג. כמובן שתפישת MVP אינה מתאימה לכל סוגי הפרויקטים – לא ניתן לבנות גשר בתצורה מינימלית ולראות אם הוא יחזיק מעמד.

לסיכום, תכנון הוא חלק חשוב בביצוע הפרויקט. קשה מאד לתקן תכנון גרוע בשלב הביצוע.

תובנה 2 – פרויקטים אינם משתבשים תוך כדי הביצוע, הם מתחילים גרוע (Projects Don't Go Wrong, They Start Wrong): בהמשך לתובנה 1, המחקר מצביע על הנטייה להתחיל בביצוע כמה שיותר מהר, מבלי להשקיע מספיק משאבים בשלב התכנון, בניתוח החלופות ובגיבוש תוכנית הפעולה לביצוע הפרויקט.

הבעיות והאתגרים שהתעלמו מהם בשלב התכנון, לא ייעלמו, אלא יצופו בשלב הביצוע. עלות התיקון בזמן התכנון נמוכה מאד ביחס לעלות תיקון הבעיה בזמן הביצוע. מצב זה מביא לכך שמנהלי הפרויקט מנסים לפתור את הבעיות תוך כדי תנועה, וכך חוזר חלילה עד לבעיה הבאה. זהו המעגל הבלתי נגמר של בעיה-תיקון, Break-Fix Cycle. ברור שבפרויקט יהיו גם בעיות שיצופו במהלך הביצוע, ולא ניתן היה לצפות אותן בשלב התכנון, אבל חלק מהותי מהבעיות נובע מתכנון לקוי.

קיימת נטייה של מנהלים להעדיף את העשייה על חשבון התכנון. ג'ף בזוס, הבעלים והמייסד של אמזון, חסיד שיטת Trial and Error, מעודד את עובדיו לנסות משהו, ואם לא עובד, לנסות משהו אחר. גם האמירה המפורסמת של חברת נייקי (Nike) מעודדת גישה של עשייה על פני תכנון – Just Do It.

לסיכום – יש חשיבות רבה לשלב התכנון, אל תקצרו אותו.

הכותב הוא יועץ בכיר לטרנספורמציה דיגיטלית ודירקטור BDO Digital

*החלק השלישי בסדרת המאמרים יפורסם מחר (ג'). לקריאת החלק הראשון, שפורסם אתמול, לחצו כאן